Zeitmanagement = Umgang mit der Zeit

 

Dass Zeit heutzutage ein zentrales Thema ist, merken Sie an der Tatsache, dass es eines der am häufigsten gebrauchten Worte in unserem Sprachschatz ist (2013 auf Platz 9).

Wer keine Zeit hat wird bemitleidet, bewundert, beachtet. Er ist am Puls der Zeit. Wer Zeit hat, ist nicht ausgelastet, ist nicht gefragt und nicht wichtig genug. Wir sind immer erreichbar. Smartphones, Tablets … hier ein HotSpot …"Da kommt uns einer mit der neuen Smartwatch entgegen. Cool!"

Untersuchungen zeigen, dass mehr als 50% der Mitarbeiter auch im Urlaub ihre Mails abrufen. "Oje, jetzt haben die den Müller doch entlassen. Bestell mir mal einen Gin Tonic! Ich habe die Hände voller Sonnencreme."

Wir sparen durch die immer leistungsfähigere Technik und Programme immer mehr Zeit und haben doch keine. Als ich dies schreibe sehe ich wie sich meine neuen E-Mails unten rechts vorstellen. "Oh in die E-Mail von der Mintall AG muss ich schnell reinschauen." Und wieder bin ich aus der Arbeit raus gerissen, was viel Zeit, Energie und Motivation kostet. Sägeblatt-Effekt nennt sich das.

Wenn wir uns nicht richtig organisieren, uns managen, in Balance sind, kann das bis in den Burnout und in die Depression führen. Das wäre fatal. Aber wir wollen nicht alles vorwegnehmen, sondern Sie auf die Rubrik einstimmen und aufzeigen, was für Anregungen und Hilfsmittel Sie erwarten können.

Zeit sparen durch Vereinfachen

Diese Rubrik enthält Ideen, Anregungen und Werkzeuge, um die eigenen Tätigkeiten, Abläufe und Aufgaben einfacher zu gestalten. Einfacher im Sinne von

  • weniger Stress
  • mehr Übersicht
  • Zeit einsparen
  • Lebensenergie effizienter einsetzen
  • Perfektionismus einschränken
  • mehr Platz für neue Ideen

Vereinfachen ist ein Resultat des Optimierens auf das Wesentliche und Wichtige. Es klingt leicht, aber wie Schiller schon schreibt "Einfachheit ist ein Resultat der Reife". Zur Rubrik 

Downloads zum Thema Zeitmanagement

Kostenlose Downloads, Leitfäden und Mini-Workshops zum Thema finden Sie hier.

Beispiele:

25 Dollar Zeit Geschichte apix

Oftmals stellen wir fest, dass die einfachen Vorgehensweisen die besten sind. Das Problem besteht darin, sie in den Wirren der täglichen Arbeitspraxis konsequent anzuwenden.

Lassen Sie mich mit der interessanten Geschichte hinter der Methode beginnen. Sie ereignete sich Anfang des 20. Jahrhunderts.

Charles Michael Schwab hatte die Firma Bethlehem Steel zu einem der größten Stahlkonzerne der Welt aufgebaut. Er optimierte permanent die Arbeitsprozesse und suchte nach besseren Lösungen im Zeitmanagement. Eines Tages traf er mit dem Berater Irving Lee eine herausfordernde Vereinbarung. Dieser sollte ihm einen Weg aufzeigen, wie Schwab mehr aus seiner Zeit herausholen könnte. Wenn er mit seiner Lösung nicht zufrieden wäre, müsste er Lee kein Honorar zahlen. Sollte er zufrieden sein, würde Schwab einen angemessenen Betrag entlohnen.

Irving Lee schrieb ihm als Lösung folgende Anweisungen auf einen Notizzettel:


regeln-zeiträuber-e-mailEin großer Räuber heutzutage ist das E-Mail und dabei ist es häufig der am wenigsten effektive Weg der Kommunikation.

Der Schaden durch unnötige oder "schlechte" Mails wird deutschlandweit jährlich auf mehrere Milliarden geschätzt.

Führungskräfte erhalten täglich um die 100 E-Mails am Tag. Bei 250 Arbeitstagen sind das 25.000 E-Mails im Jahr. Viel Energie und Zeit bleiben auf der Strecke, die wesentlich produktiver eingesetzt werden könnten.


zeit rast

Eine Studie hat ein häufig beobachtetes Phänomen bestätigt: Je älter wir werden, umso schneller scheint die Zeit zu laufen. "Was, schon wieder ein Jahr rum! War nicht gerade Frühling?" Doch es gibt Wege, diesen Effekt abzuschwächen oder sogar umzukehren.


Smartphone

Ab 2020: Krankenkassenbonus für Nicht-Smartphone-Nutzer?

Das kluge Telefon birgt große Tücken, wenn der Umgang entartet und die Nutzung zur Sucht wird. Doch es gibt eine Lösung. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihr Smartphone klug einsetzen.

Ding-Dong … Ooops Moment! Kommt gerade eine Nachricht auf WhatsApp rein. ... Schade, war nicht wichtig. Wo war ich? Ach, ja ... ;-)

Aber lassen Sie mich anders anfangen.


E Mail Flutwelle apixSparen Sie Zeit und Nerven beim Umgang mit E-Mails, denn sie sind ist häufig der am wenigsten effektive Weg in der Kommunikation. Die folgenden Anregungen können helfen, den Umgang mit dem Mega-Zeitfresser zu optimieren.

Der Schaden durch unnötige oder schlechte E-Mails wird deutschlandweit mittlerweile jährlich auf mehrere Milliarden geschätzt.


Ein praktisches Hilfsmittel zur langfristigen Planung und zur Delegation ist das auf Dwight D. Eisenhower (1890 - 1969) zurückgehende Entscheidungsportfolio.eisenhower-prinzip-s

Hier werden die Aufgaben nach zwei Kriterien unterschieden:

  • Wichtigkeit
  • Dringlichkeit

Da heutzutage alles "ASAP" (as soon as possible) erfolgen soll, ist es ratsam zu prüfen, inwieweit eine Dringlichkeit tatsächlich besteht. Viele Dinge, die anfangs als sehr dringlich deklariert werden, erledigen sich auch von selbst.

Tun Sie das Wichtige vor dem Dringenden!

Wichtig sind die Aktivitäten, die Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen, und/oder das größte Erfolgspotenzial beinhalten.

Ein Vorlage für Ihre Planung finden Sie hier als Download.


Es kommt vor, dass Sie jemand in Ihrem Büro besucht, um etwas zu besprechen und wesentlich länger bleibt, als es sachlich und menschlich notwendig ist.

Es geht um Ihre Zeit. Die Besuchszeit sollte so lang wie nötig und so kurz wie möglich sein. Aber Sie wollen den Partner natürlich auch nicht verletzen.

Was können Sie tun?


Mit dem Telefon steht uns beruflich und privat ein hochkarätiges Kommunikationsmittel zur Verfügung. Das Problem ist aber, dass wir viel Zeit verlieren, weil wir in unseren Aufgaben durch Anrufe gestört werden oder derjenige, den wir erreichen möchten, nicht da ist.

Es stellt sich von daher die Frage: "Wie können wir produktiver telefonieren?" Mit den folgenden Anregungen können Sie Ihre Telefongespräche optimieren und verschaffen sich mehr Zeit für Ihre weiteren wertvollen Aufgaben.


Nutzen Sie für Ihre Zeitplanung die ALPEN-Methode und die ABC-Analyse, um organisierter und entspannter zu arbeiten.

"Planung heißt, Zufall durch Irrtum zu ersetzen."

Acht Minuten tägliche Planung können bis zu einer Stunde Zeit sparen. Planung bedeutet, den Arbeitstag vernünftig vorzubereiten. Planen Sie bitte immer schriftlich. Dies hat den Vorteil, dass Sie erledigte Arbeiten abhaken können. Sie werden feststellen, dass eine abgehakte Aktivitätenliste am Abend ein gutes Gefühl gibt.


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Wenn die Zeit kommt, in der man könnte, ist die vorüber, in der man kann.

Marie von Ebner-Eschenbach

 

(Unsere) Zeit ist heutzutage ein bewegendes Thema. Wir merken es an der Tatsache, dass das Wort "Zeit" (nach einer bestimmten Zählart) das häufigste Substantiv der Deutschen ist.

Vielleicht liegt es an der allgegenwärtig empfundenen Überforderung, dass die uns zur Verfügung stehende Zeit einen solchen Stellenwert in unserem Leben einnimmt. Oder auch daran, dass die Zeit zu den größten Wundern unseres Universums zählt. Sie ist ein Mysterium, das wir als ganz selbstverständlich hinnehmen.

Eines ist klar: Unsere Zeit ist begrenzt. Lassen Sie uns darum Gedanken großer Geister zur sinnvollen Nutzung unseres Zeitkontingents anschauen, die erfreulicherweise auch den Zeiten der Muße großen Stellenwert einräumen. Sie erhalten Inspirationen für Ihre eigene Zeitverteilung und motivierende Argumente, eigenständig zu priorisieren.

Am Ende erwartet uns dann das Geheimnis der vergessenen Zeit und mögliche Pfade dorthin.


Häufig wird angemerkt, dass sie/er absolut "keine Zeit hätte" und Veränderungen würden vorerst noch mehr Zeit kosten. Aber genau das müssen wir tun. Wir müssen uns Zeit nehmen, um Neues auszuprobieren, es anpassen, lieb gewonnene Gewohnheiten aufgeben. Sie haben trotzdem keine Zeit? Dann lesen Sie bitte die folgende Geschichte:


Planen Sie für die Erledigung gerade von wichtigen Aufgaben eine störungsfreie Zeit ein.

Vereinbaren Sie einen "Termin mit sich selbst", schließen Sie Ihre Bürotür, bitten Sie einen Kollegen, Ihr Telefon zu übernehmen und vermeiden Sie so den "Sägeblatt-Effekt":


 
 

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