Nach DIN 69 901 ist „Projektmanagement die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes“.

Ein Projekt ist ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation“.

Etwas pragmatischer könnte man Projekte auch mit der folgenden Aufzählung charakterisieren.

Projekte sind

• zeitlich befristet
• sachlich begrenzt
• ein- oder erstmalig
• zuständigkeitsübergreifend (hoher Koordinationsbedarf)
• von erheblichem Arbeitsaufwand

Ob es sich um die Einführung eines Zielvereinbarungssystems, der Erarbeitung eines Computer-Aided-Selling Systems (CAS) oder der Entwicklung einer neuen Software handelt, Projekte sind immer mit Kosten und zeitlichem Aufwand verbunden.

Projektmanagement und die erschreckende Studien im IT-Bereich

Diverse Studien bestätigen, dass ca. 40 Prozent aller IT-Projekte scheitern (Gartner Group/TechRepublic 11/2000).

Eine Studie der Standish Group (1994) zeigte auf, dass nur 16% aller Softwareprojekte erfolgreich (hinsichtlich Zeit-, Budget und Funktionsvorgaben) abgeschlossen werden. Rund 53% der Softwareprojekte werden mit erheblichen Defiziten zu Ende gebracht und 31% der Projekte scheitern gänzlich.

Nach einer Studie der britischen Cranfield University scheitern mehr als 50 Prozent der untersuchten Intranetprojekte. Schon sechs Monate nach ihrer Einführung wurden diese nicht mehr genutzt. (Quelle: HighText Verlag, 13.02.2001)

Probleme bei der Arbeit mit Zielen in Projekten

In der Projektarbeit ist die Phase der Planung ein sehr wichtiger Schritt, der sehr häufig nur unzureichend durchgeführt wird. Leider rächt sich diese mangelnde Planung in den meisten Projekten sehr schnell und führt zu erheblichen Kosten, Terminverschiebungen und/oder Konflikten.

Die folgenden Fehler sollten bei der Projektplanung vermieden werden:

1. Wünsche statt Ziele – Planung auf wackligen Füßen

Häufig werden pauschale, unklare Wünsche vom Auftraggeber (z. B. Kunde, Geschäftsleitung, Führungskraft) vorgegeben. Die Aufgabe ist unklar und nicht als Ziel und oft nicht schriftlich fixiert.

Was ist das genaue Ziel? Was genau soll mit diesem Projekt erreicht werden? Wann ist der Endtermin für das Projekt? Wie hoch ist das Budget? Welche Personen sind beteiligt und welche Kompetenzen haben der Projektleiter bzw. einzelne Projektgruppenmitglieder?

Erst wenn diese Kriterien für das Projekt geklärt sind, stimmt das Fundament des Projekts. Nun können konkrete Schritte erarbeitet, Aufgabenlisten erstellt und z.B. GANTT-Diagramme zur Visualisierung von Zeitbedarfen und Aufgaben ausgearbeitet werden.

2. Projekte sterben wegen unklarer Ziele – Welchen Nutzen hat das Projekt?

Interne Projekte verlieren schnell an Relevanz bzw. Wichtigkeit, weil auf einmal andere Aufgaben für z.B. Kunden wichtiger sind.

Beispiel: Bei einem Kunden wurde das eigene Internetprojekt verschoben (man schiebt wahrscheinlich noch heute), weil man einem Kunden die Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Internetseite im Web bewusst gemacht hatte und diesen Auftrag nun mit den Mitarbeitern des Projektteams abarbeiten musste.

Wenn Projektziele klar formuliert sind, kann den Beteiligten und den internen Auftraggebern der Nutzen leichter transparent gemacht werden. Da Projektziele direkt oder indirekt aus den Zielen des Unternehmens abgeleitet sind, wird deutlich, wie dieses Projekt zur Erreichung der kurz-, mittel- oder langfristigen Zielen beiträgt.

In Krisenzeiten kann es zwar immer noch zum Abbruch bzw. Aufschub des Projekts kommen, aber meist handelt es sich dann nur um eine zeitliche Verschiebung bzw. „Verkleinerung“ des Projekts und nicht zum „Tod des ganzen Projektes“.

3. Das Whiskey-Syndrom – Zu schnell in die Realisierung

Wer das Projektziel genau erarbeitet und fixiert, wird sich nicht zu schnell in die Realisierungsphase drängen lassen bzw. in diese übergehen, sondern seine Aktivitäten sorgfältig auf das Ziel ausrichten. Das spart in der Realisierungsphase viel Zeit, Geld und Energie.

Auftraggeber, die schnell Ergebnisse sehen wollen und das Erarbeiten der Ziele und die Planung als nicht so wichtig ansehen, drängen häufig den Projektleiter bzw. das Projektteam direkt oder indirekt in die Realisierungsphase. In den USA wird dieser Effekt als „Whiskey-Syndrom“ bezeichnet. Es steht für die Frage: „Why istn’t Sam coding yet?“ oder „Warum programmiert Sam immer noch nicht?“ und bringt die Ungeduld der Verantwortlichen zum Ausdruck, die schnell Resultate sehen wollen.

4. Ziele aus den Augen verlieren – Ständige Visualisierung und Kontrolle

Häufig verlieren Projektleiter und somit meist auch das Projektteam das Projektziel aus den Augen. Es wird an den Aufgaben bzw. Lösungen gearbeitet und der ständige Abgleich mit dem Ziel vergessen. So erstellt man häufig eine gute Lösung, die aber nicht dem definierten Ergebnis entspricht.

Das Projektziel sollte immer wieder visualisiert und zum Maßstab genommen werden. In Brainstormings, Meetings oder Projektbesprechungen sollte der Projektleiter immer wieder dem Team das Ziel vor Augen führen, um ständig die Aufgaben, Lösungen und Methoden auf deren Wirksamkeit überprüfen zu können und diese am gewünschten Ergebnis auszurichten.

5. Fehlendes Feedback – Ziele im Fluss der Zeit

Projekte laufen gewöhnlich über Zeiträume von mehren Monaten oder gar Jahren. In diesen Zeiträumen können sich Anforderungen, Marktbedingungen oder Rahmenbedingungen ändern. Alles ist im Fluss – und somit können auch das Projektziel und damit möglicherweise sogar das Projekt betroffen sein.

Aus diesem Grund sollte der Projektleiter nicht nur zu den Projektzwischenergebnissen Feedback einholen, sondern mit dem Auftraggeber auch das Projektziel regelmäßig überprüfen. Nur so ist über größere Zeitspannen sichergestellt, dass das angestrebt Ziel noch zeitgemäß ist und den Vorstellungen und Anforderungen des Auftraggebers entsprechen.

Zielarbeit im Projekmanagement

Die folgenden Punkte sollten Sie bei der Arbeit mit Zielen in Projekten unbedingt beachten:

• Das Ziel kommt vom Auftraggeber
• Es wird auf Machbarkeit geprüft
• Beachten Sie die Empfehlungen zur Zielformulierung
• Kein Start der Realisierungsphase ohne klares Ziel
• Rufen Sie sich und den Beteiligten das Ziel immer wieder ins Gedächtnis
• Kontrollieren Sie immer wieder, ob das ursprüngliche Ziel noch erreichbar ist bzw. noch erreicht werden soll
• Feiern Sie den Erfolg mit dem Projektteam

Wird diese Planungsphase, die Erarbeitung eines klaren und transparenten Ziels und die ständige Ausrichtung der Projektarbeit am Ziel nicht sorgfältig durchgeführt, wird dieses Projekt irgendwann in einer Statistik auftauchen und zwar in der Rubrik „gescheitert“.

Klare Projektziele sind die Basis des Erfolges in der Projektarbeit. Sie helfen dem Projektleiter, dem Auftraggeber und dem Projektteam in der Suche, Umsetzung und Kontrolle der notwendigen Schritte bzw. Maßnahmen zum gewünschten Ergebnis.

Sieben Tipps für Ihr Projektmanagement

Leider werden viele große Projekte kaum, ungenügend oder schlecht geplant. Der folgende Beitrag soll Ihnen Ideen und Anregungen geben, um Ihre großen Aufgaben und Projekte noch besser zu planen.

1. Definieren Sie das genaue Ziel (mit dem Auftraggeber)

Fragen, Fragen und nochmals Fragen ist hier meist notwendig, um zu klären was bis wann genau erreicht werden soll. Das Ziel sollte aufgeschrieben und visualisiert werden, um die gleiche Verstellung vom Angestrebten zu entwickeln. Wenn Sie sich bei diesem Schritt Zeit nehmen und für Klarheit sorgen,  wird sich das schnell in Zeit-, Geld- und Nervenersparnis für Sie und die Beteiligten auszahlen.

2. Nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen

Nutzen Sie möglichst einfache Planungsinstrumente. MS-Projekt und Netzplantechniken sind gut und wichtig aber häufig überdimensioniert. Die Arbeit mit Word und Excel bzw. ähnlichen Programmen sind in den meisten Fällen vollkommen ausreichend.

3. Definieren Sie Meilensteine

"Welche definierten Zwischenziele wollen Sie bis wann erreichen?" lautet hier die zentrale Frage. Unterscheiden Sie genau zwischen Zeitaufwand und Dauer. Der Zeitaufwand sind die Stunden und Minuten, die Sie für bestimmte Teilaufgaben benötigen, die Dauer sind die Tage oder Wochen bis Sie die Teilaufgabe durchführen können. Hier gibt es einen Unterschied, da Sie noch andere Aufgaben wahrnehmen müssen und nicht 100% Ihrer Zeit bzw. die Ihres Teams in dieses eine Projekt einfließt.

Nutzen Sie hierfür am besten Excel und hängen Sie den aktuellen Meilensteinplan in das Sichtfeld Ihres Arbeitsplatzes bzw. das Ihres Teams.

4. Nutzen Sie eine Aufgaben- und Maßnahmenliste

"Wer macht was mit wem bis wann?" ist die Frage, die Ihnen helfen wird diese Liste schnell zu erstellen. Auch hier bietet sich Excel an.

Sollten sehr viele Aufgaben (> 20) in dieser Liste stehen, wird diese Liste schnell unübersichtlich. In diesem Fall bietet es sich an, Aufgaben in Aufgabenthemen einzuordnen (z.B.: Finanzen, Marketing, Grundstück, Hausbau, Einzug, Feier).

5. Verwenden Sie ein GANTT-Diagramm

Das GANTT-Diagramm ist das am  häufigsten eingesetzte Planungsinstrument im Projektmanagement. Leider liegen die GANTT-Diagramme häufig in Schubladen oder verstecken sich in den Tiefen des Rechners. Diese Diagramme müssen "leben" und gehören sichtbar am Schreibtisch aufgehängt. Sie sollten an einem Ort platziert werden, wo man sie ständig sieht. Excel leistet auch hier gute Dienste. Beispiele für die Erstellung von GANTT-Diagrammen finden Sie sehr schnell im Internet (Google.de/GANTT-Diagramm/Beispiele).

6. Kontrollinstrumente sind wichtig

In großen Projekten müssen Kontrollinstrumente eingesetzt werden. Die zentralen Fragen beim Einsatz dieser Instrumente lauten:

a.) Sind alle Aufgaben und Maßnahmen im Plan oder muss nachgearbeitet werden?
b.) Sind alle Ressourcen richtig eingesetzt oder braucht wir mehr, um das Ziel zu erreichen?

Hier ist ein Aspekt besonders wichtig. Die am Projekt Beteiligten müssen so viel Vertrauen in den Projektmanager haben, dass sie Verzug auch kommunizieren. Als Regel sollte im Projektmanagement gelten: Es kann passieren, dass man im Verzug ist. Es darf nicht sein, dass man es nicht kommuniziert.

Als Kontrollinstrumente bieten sich zum Beispiel Projektmeetings zur Überprüfung des Projektverlaufes und der Meilensteine an.

7. Die Planung endet nicht

Bis zum Abschluss des Projekts und zum Feiern des Erfolges muss die Planung immer wieder auf den Prüfstand gestellt werden. Stellen Sie sich immer wieder folgende vier Fragen:

1.) Was ist das Projektziel?
2.) Welche Maßnahmen führen zu diesem Ziel?
3.) Sind die Termine noch realistisch?
4.) Wo liegen Risiken in der Planung? (-> Puffer einbauen)

Vergessen Sie nicht das erfolgreiche Beenden des Projekts zu feiern. Sie haben gearbeitet und ein Team war daran beteiligt. Feiern Sie gemeinsam mit dem Team den Erfolg, um daraus Kraft und Mut für neue Aufgaben und Projekte zu schöpfen.

Zitate zum Thema Projektmanagement

Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen. (Josef Anton Bruckner)

Ein klares Ziel gibt uns die Kraft, jede beliebige Leistung zu vollbringen. Unbeirrbare Entschlossenheit lässt uns jedes Hindernis überwinden. Mit der richtigen Geisteshaltung werden Sie selbst das scheinbar Unmögliche schaffen. (Dr. Napoleon Hill)

Die Kunst, Pläne zu machen, besteht darin, den Schwierigkeiten ihrer Ausführung zuvorzukommen. (Luc de Clapiers Vauvenargues)

Niemand plant zu versagen, aber die meisten versagen beim Planen. (unbekannter Autor)

Bücher zum Thema Projektmanagement

Der Termin, Tom DeMarco, Hanser Fachbuch, 1998, ISBN: 3446194320

Projekte zum Erfolg führen - Projektmanagement systematisch und kompakt, Heinz Schelle, DTV-Beck, ISBN: 3423058889

Projektmanagement, Hans-Dieter Litke, Ilonka Kunow, Haufe Verlag,
ISBN: 3448048682

IT-Projektmanagement kompakt, Pascal Mangold, Spektrum Akademischer Verlag, ISBN: 3827413389

Links zum Thema Projektmanagement

• Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement
• Projekt und Management
• Seminare zum Projektmanagement
• Kurs der Fernuni-Hagen (Grundkurs zur Planung und Steuerung von Projekten)
• Lehrgänge und Kurse der Haufe Akademie