Die Vorteile einer CRM-Software

Erfahren Sie mehr über die Vorteile und vielseitigen Anwendungsbereiche einer CRM-Software.

Immer mehr Unternehmen setzen im Zeitalter der digitalen Transformation auf digitale Unterstützung. So werden beispielsweise auch CRM-Systeme immer beliebter. Doch worum handelt es sich eigentlich bei einer CRM-Software und welche Vorteile kann sie mit sich bringen? Diese Fragen sollen im Folgenden beantwortet werden. 

1. Was ist CRM?

Die drei Buchstaben "CRM" sind eine Abkürzung und bezeichnen das Customer-Relationship-Management; zu Deutsch das Kundenbeziehungsmanagement oder auch die Kundenpflege. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen einerseits um die zentrale Ausrichtung eines Unternehmens auf seine Kunden. Zum anderen geht damit jedoch auch die systematische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse einher.

Eine ausgereifte CRM-Strategie hat das Potenzial, einen maßgeblich Beitrag zum Erfolg eines Unternehmens zu leisten. Darüber hinaus wird die Implementierung einer CRM-Strategie auch aus anderen Gründen immer wichtiger. In Zeiten hoher, sich stets wandelnder Kundenerwartungen wird es für Unternehmen zunehmend unabdingbar, den eigenen Kunden in den Mittelpunkt zu stellen und einen genauen Blick auf dessen Anforderungen und Verhalten zu werfen. Nur so gelingt es Unternehmen, Kundenerwartungen langfristig gerecht zu werden.

2. Was ist CRM-Software?

Eine CRM-Software unterstützt Unternehmen in allen Bereichen des Kundenbeziehungsmanagements auf digitaler Ebene. Mittels einer CRM-Software lassen sich sämtliche Kundenbeziehungsprozesse softwareseitig abbilden. Innerhalb des Systems lassen sich dann zahlreiche Funktionen nutzen, um bestehende Prozesse zu optimieren.

Die Funktionsbereiche einer CRM-Software lassen sich im Wesentlichen den folgenden Kategorien zuordnen:

• Marketing
• Vertrieb
• Kundenservice
• Kontaktmanagement
• Callcenter
• Berichte
• Projektmanagement
• Arbeitsabläufe

Darüber hinaus sind viele CRM-Systeme auch mobil verfügbar. Dies lässt sich beispielsweise über eine mobile App realisieren. Auch ein Zugriff über den Browser ist möglich.

2.1. Der CRM-Software-Markt

Nicht jedes Unternehmen zieht dabei einen Vorteil aus der Nutzung aller Funktionen. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen zunächst intensiv mit ihrem eigenen Anforderungsprofil befassen, auf Grundlage dessen dann ein Lastenheft zu erstellen ist. Dieses dient als Grundlage in der späteren Entscheidungsfindung bei der Auswahl eines geeigneten CRM-Systems. Der moderne CRM-Markt ist breit gefächert und bietet jedem Unternehmen mit noch so spezifischen CRM-Prozessen die Möglichkeit, eine geeignete Lösung zu finden.

3. Welche Lizenzmodelle gibt es?

Auch das Lizenzmodell spielt eine nicht zu unterschätzende Rolle. Traditionell wird Unternehmenssoftware auf den hauseigenen Servern eines Unternehmens installiert. Von dort aus wird das System dann auch betrieben. Dazu erwirbt das Unternehmen zunächst die notwendige Hardware sowie die Softwarelizenzen.

Der Betrieb selbst befindet sich somit in Besitz des gesamten Systems und trägt auch die volle Verantwortung für die Durchführung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen sowie die kontinuierliche Gewährleistung einer datenschutzkonformen Informationsverarbeitung.

3.1. Cloud CRM

Lokalen Systemen steht die Cloud direkt gegenüber. Sie wird Unternehmen durch den Cloud-Betreiber über das Internet zur Verfügung gestellt. Für die Nutzung des Systems sowie die damit in Verbindung stehenden Dienstleistungen entrichtet das Unternehmen ein monatliches Entgelt an den Cloud-Betreiber. Da dieses auch sämtliche softwarenahen Dienstleistungen umfasst, wird Cloud-Software häufig auch als Software-as-a-Service bezeichnet.

3.2. Weitere Lizenzmodelle

Darüber hinaus haben Unternehmen noch die Möglichkeit, auf Mischformen zu setzen. Ein Beispiel hierfür stellt gehostete CRM-Software dar. Grundsätzlich ähnelt dieses Lizenzmodell in allen Bereichen einer lokalen Software. Unterschied ist jedoch, dass sich die Server nicht in Besitz des Unternehmens befinden, sondern von einem externen Dienstleister angemietet werden.

Hybrid CRM ist eine weitere Mischform, welche Komponente einer Cloud-Infrastruktur mit denen einer lokalen Infrastruktur verbindet. Auf diese Weise ist es möglich, in unterschiedlichen Geschäftsbereichen auf jeweils andere Lizenzmodelle zu setzen.

4. Vorteile einer CRM-Software

CRM-Software hat das Potenzial, einen erheblichen Mehrwert in Unternehmen zu tragen. Dazu muss sie System jedoch auch für den Einsatz im jeweiligen Betrieb geeignet sein und dessen Prozesse gänzlich abbilden können.

Ist dies der Fall, können sich für das Unternehmen zahlreiche Vorteile ergeben:

4.1. Erhöhung der Vertriebschancen

So können Betriebe beispielsweise durch ein gezieltes Lead-Management im CRM-System ihre Vertriebschancen maßgeblich steigern. Viele CRM-Systeme sind bereits in der Lage, Leads durch KI-gestützte Mechanismen automatisch zu priorisieren. Vertriebler erkennen so direkt, welche Leads besonders vielversprechend sind.

4.2. Kunden gezielter ansprechen

Zudem verhilft die digitale Analyse von CRM-Daten Unternehmen zu einer 360°-Sicht auf die eigenen Kunden. Folglich lassen sich Zielgruppen besser eingrenzen und der einzelne Kunde kann gezielter angesprochen werden. Auch dies erhöht die Chancen auf einen erfolgreichen Abschluss.

4.3. Zentrale Datenverwaltung

Darüber hinaus stellt eine CRM-Software die zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen CRM-Daten dar. Abteilungsübergreifend haben alle Mitarbeiter mit der entsprechenden Zugriffsberechtigung die Möglichkeit, wichtige Kundendaten direkt im System einzusehen. So werden beispielsweise Wartezeiten im Kundenservice-Bereich verkürzt, da Mitarbeiter durch Zugriff auf das System unmittelbare Auskunft geben können, ohne dass zunächst ein Kollege in der entsprechenden Abteilung kontaktiert werden muss.

4.4. Schnellere Prozesse

Bei der Beschleunigung von Prozessen spielen zudem softwareseitige Automatisierungen eine wichtige Rolle. Vor allem bei der Ausführung administrativer Tätigkeiten kann die Belegschaft durch Automatisierungen maßgeblich entlastet werden. Mitarbeiter erhalten so zusätzliche Kapazitäten, um sich zielführenderen Aufgaben anzunehmen.

4.5. Sichere Datenverarbeitung

Zu guter Letzt kann CRM-Software Unternehmen auch bei der Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen wie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterstützen. Mitarbeiter können beispielsweise über das System automatisiert an Löschfristen erinnert werden.

So treffen Unternehmen auch die notwendigen technologischen Maßnahmen für eine datenschutzkonforme Informationsverarbeitung.

5. Artikel zum Thema "Kundenmanagement" und "Vertrieb" auf blueprints

Hier finden Sie zum Thema "Kundenmanagement und Vertrieb" weitere Artikel auf blueprints. 

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