In unserer Leistungsgesellschaft wachsen die an uns gestellten Ansprüche Tag für Tag, was sich insbesondere anhand der am Arbeitsplatz geforderten Produktivität niederschlägt. Man sollte annehmen, dass uns die zahlreichen technologischen Entwicklungen der vergangenen Jahrzehnte einen Produktivitätsschub verleihen sollten - doch die Realität in deutschen Büros sieht anders aus. Insbesondere aufgrund der Tatsache, dass Ablenkungen überall im unmittelbaren Arbeitsumfeld lauern, sollten wir unseren Schreibtisch als zentralen Arbeitsplatz genauer unter die Lupe nehmen und notwendige Veränderungen vornehmen, um unsere Produktivität zu steigern.
Die Arbeitsumgebung ist ein entscheidender Faktor
Dass Ordnung das halbe Leben ist, haben wir bereits oft gehört. Doch dieser scheinbar abgedroschene Satz lässt sich ohne weiteres auf unser Arbeitsumfeld übertragen, da physisches Chaos das konzentrierte Arbeiten unmöglich macht. Der perfekte Schreibtisch sollte dementsprechend über eine ausreichend große und der Arbeit angemessene Tischplatte verfügen, sodass alle essenziellen Geräte und Materialien Platz darauf finden. Darüber hinaus sollte bei der Positionierung des Schreibtisches darauf geachtet werden, dass dieser jederzeit bestmöglich ausgeleuchtet ist, da dämmrige Lichtverhältnisse, wie sie in vielen Büros vorzufinden sind, die Ausschüttung von Hormonen hervorrufen, welche die Gehirnaktivität drosseln und somit die Arbeitsproduktivität senken.
Bezüglich des Arbeitsumfeldes sollte des Weiteren darauf geachtet werden, dass sich nicht zu viele persönliche Gegenstände auf dem Schreibtisch sowie im näheren Umfeld befinden. Diese Maßnahme sorgt dafür, dass im menschlichen Gehirn eine effektive Trennung zwischen Arbeit und Freizeit entsteht. Jeder, der in einem Büro arbeitet, wird überdies wissen, dass sich sowohl auf dem Schreibtisch als auch in dessen Schubladen binnen kürzester Zeit unzählige Dokumente und Notizzettel ansammeln, sodass an strukturiertes Arbeiten nicht mehr zu denken ist. Folglich sollte darauf geachtet werden, dass sich lediglich solche Schriftstücke, Akten und Arbeitsmittel auf dem Tisch befinden, die für die Erledigung der aktuellen Aufgabe benötigt werden. Dies sorgt nicht nur für ein erhöhtes Arbeitstempo, sondern fördert ebenfalls die Konzentration auf die zu erledigende Angelegenheit.
Visualisierte Ziele fördern die Produktivität
Um die eigene Arbeitsproduktivität am Schreibtisch zu optimieren, reicht es allerdings nicht aus lediglich die physische Umgebung anzupassen. Fernen müssen wir uns auch mit unserer eigenen Persönlichkeit beschäftigen und auf dieser Basis Erkenntnisse extrahieren, die uns dabei helfen produktiver zu arbeiten. Das Kernelement ist in diesem Kontext zweifelsfrei die Eliminierung von Störquellen wie dem Smartphone, das sofern es nicht zwingend für dienstliche Zwecke benötigt wird, ausgeschaltet werden sollte. Ferner sollten wir uns von der Omnipräsenz des E-Mail-Verkehrs ebenfalls nicht ablenken lassen, sondern feste Zeiten definieren, zu denen eingehende E-Mails kontrolliert werden. Obendrein ist es von großer Bedeutung, dass wir uns täglich Ziele setzen und diese schriftlich festhalten, was laut einer Studie an der Harvard-Universität die Motivation und somit die Arbeitsproduktivität deutlich erhöht. In diesem Kontext ist es zudem förderlich die Aufgaben ihrer Priorität entsprechend abzuarbeiten, sodass wir uns sicher sein können etwas Entscheidendes geleistet zu haben, auch wenn wir in der verbleibenden Arbeitszeit verhältnismäßig unproduktiv sind.
Effizienz auf simple Weise mit Büromaterialien steigern
Neben den persönlichen Arbeitsroutinen spielen allerdings auch verschiedene Büromaterialien eine entscheidende Rolle bei der Optimierung der Produktivität. Insbesondere Schubladensysteme zur Ablage und thematischen Zuordnung von Dokumenten gehören auf jeden Schreibtisch, da nur so die saubere Trennung von Aufgaben möglich ist, ohne dass Zeit durch das Suchen von Akten verschwendet wird. Darüber hinaus lohnt sich Geräte wie das Festnetztelefon auf einem sogenannten Schreibtischbefreier zu positionieren, sodass im Fall der Nichtbenutzung kein wertvoller Platz blockiert wird. Um Nackenverspannungen bei der simultanen Verwendung mehrerer Monitore sowie von Papierdokumenten zu vermeiden, empfiehlt sich die Verwendung eines Dokumentenhalters, mit dessen Hilfe Schriftstücke auf Augenhöhe neben dem Computerbildschirm positioniert werden können.
Im Angesicht der zahlreichen Methoden die Effizienz unserer Arbeit zu optimieren, sollten wir jedoch nicht vergessen, dass Produktivität in erheblichem Maße durch Motivation hervorgerufen wird. Um diese Motivation stetig aufrechterhalten zu können, sollte auch die Entspannung nach dem Erreichen gesteckter Ziele nicht zu kurz kommen.
