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Ein freundlicher Empfang wird von jedem Menschen geschätztBesucher nehmen nicht nur ihre Gastgeber wahr, sondern zumindest unbewusst auch die Umgebung, in der sie empfangen werden. Und diese wirkt!

Wer Gäste im Büro begrüßt, sollte auf einige grundlegende Dinge achten, um nicht nur einen guten, sondern einen möglichst positiven bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Die Besucher am Empfang abholen

Verantwortungsvolle Gastgeber holen ihre Besucher am Empfang, dem Aufzug oder der Tür ab, damit diese sich bei der Suche des richtigen Raumes im Gebäude nicht verirren. Dieser Service wird von Gästen positiv bewertet. Wichtig ist jedoch auch, dass der Abholende auch äußerlich beeindruckt. Praktische Ratschläge, um eine gewisse Nähe zum Kunden aufzubauen, finden sich im Beitrag zu „Erfolgreiche Verkaufsgespräche“.

Kleider machen Leute

Herren dürfen zum Anzug greifen. Eine ordentliche Jeans und ein Hemd sind zeitlos und elegant. Achtung: Wer eine Krawatte trägt, muss diese dem Stil anpassen. Viele Menschen achten auf derlei Details, insbesondere, da der Schlips ein konträres Element am Gesamtoutfit darstellt. Damen haben eine etwas größere Kleiderwahl. Bluse, Rock und Absatzschuhe sind typisch. Den Absatz nicht zu hoch wählen; es können ein falscher Eindruck entstehen und ist auf Dauer unbequem. Alternativ können Damen Anzug tragen. Genauso bedeutungsvoll wie die Kleidung ist der Körper: Frisur angemessen, Parfüm sollte nicht zu stark aufgetragen werden, ebenso wie Make up. Ein Lächeln perfektioniert das Gesamtbild; mit der richtigen Körpersprache und passenden Worten lässt sich Souveränität ausdrücken. Keine Umgangssprache verwenden, sondern einen gehobenen Sprachstil.

Nach der Begrüßungsrede lockert ein Smalltalk ebenso die Stimmung wie ein Getränk. Kaffee und Tee sollte dem Kunden in jedem Fall angeboten werden. Hierbei gilt es vor allem auf die Qualität zu achten, wer am falschen Ende spart, wird seinen Besuch nicht zufriedenstzellen. Auch kleine Snacks können bei langen Meetings einen positiven Gesamteindruck hinterlassen.


Bildquelle: Tchibo Coffee Service

Die Gestaltung des Meetingraumes

Das Meeting sollte in einem modernen, hell eingerichteten Raum stattfinden. Damit die Gäste die Rede aufmerksam verfolgen, müssen Tische und Stühle entsprechende angeordnet sein: So, dass sich niemand umdrehen muss und bequem auf den Redner sieht. Besucher dürfen ihre Sitzplätze frei wählen. Notizen sind wichtig, daher sollten Gastgeber Besuchern die Möglichkeit geben, sich Wichtiges aufzuschreiben - Notizblock und Stift bereitlegen. Einzeln platzierte Deko-Artikel verschaffen einen gemütlichen Eindruck und lassen den Raum nicht zu "steril" und kühl wirken.

Etikette in der Zusammenfassung

• Besucher abholen
• auf Äußerlichkeiten achten, bestenfalls in einen Smalltalk übergehen
• guten Kaffee anbieten
• Raumgestaltung

Der Empfang als Fundament für einen guten Eindruck

Wie überall zählt auch im Büro der erste Eindruck. Dieser bleibt den Gästen positiv in Erinnerung, wenn die Gegebenheiten vom Empfang bis zur Rede kundenorientiert gestaltet sind.

Über den Autor


Michael Behn, Trainer

Michael Behn arbeitet als Unternehmensberater, Trainer und Coach für mittelständische Unternehmen der IT-Branche, für Automobilzulieferer, Produktionsunternehmen und Banken sowie Einrichtungen auf dem Gesundheitssektor.

Schwerpunkte sind konzeptionelle Mitarbeiter- und Unternehmensentwicklung. Häufige Themen sind Vertrieb, Führung, Telefonservice, Teamkommunikation, Zeit- Selbstmanagement. Er hat mehrere Bücher geschrieben, Online-Kurse zu den Themen entwickelt und betreibt ein Onlineportal mit rund 14.000 Mitgliedern.

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