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regeln-zeiträuber-e-mailEin großer Räuber heutzutage ist das E-Mail und dabei ist es häufig der am wenigsten effektive Weg der Kommunikation.

Der Schaden durch unnötige oder "schlechte" Mails wird deutschlandweit jährlich auf mehrere Milliarden geschätzt.

Führungskräfte erhalten täglich um die 100 E-Mails am Tag. Bei 250 Arbeitstagen sind das 25.000 E-Mails im Jahr. Viel Energie und Zeit bleiben auf der Strecke, die wesentlich produktiver eingesetzt werden könnten.

Anmerkung: Werden zum Beispiel bei nur 10 % der E-Mails eine Person ins CC gesetzt, dann würde bei einer Bearbeitungszeit von 1 Minute, durch das CC mehr als 1 Arbeitswoche zusätzliche Arbeit erzeugt
(1 x 1 Minute x 2.500 Mails = 2.500 Minuten = 42 Stunden).

Die Sünden der Sender

Zum einen die CC-Wut vieler Absender. Anstatt zu überlegen, ob der Verteiler der richtige ist, werden nicht nur die Vertriebsmitarbeiter, sondern auch der Innendienst informiert. Nach dem Motto: Sicher ist sicher werden diese Absicherungs-E-Mails versandt.

Zum anderen wird die E-Mail oft bei Aufgaben und Problemen eingesetzt, wo das persönliche Gespräch oder ein Telefonat schneller zur Lösung beiträgt.

Leider wird auch nicht präzise und zu viel geschrieben. Schreiben hat etwas mit Handwerk und Servicementalität zu tun. Denn Schachtelsätze, Füllworte und Co. laden häufig nicht zum Lesen ein und verstecken die wichtigen Informationen.

Wie schrieb Charlotte von Stein (1742 - 1827, Hofdame in Weimar) an Johann Wolfgang von Goethe: "Lieber Freund, entschuldige meinen langen Brief, für einen kurzen hatte ich keine Zeit."

DUDEN: E-Mail
englisch e-mail, Kurzwort aus electronic mail = elektronische Post
die E-Mail; Genitiv: der E-Mail, Plural: die E-Mails, auch, besonders süddeutsch, österreichisch, schweizerisch: das E-Mail; Genitiv: des E-Mails, Plural: die E-Mails
elektronischer Daten- und Nachrichtenaustausch über Computer; Kurzform: Mail
per E-Mail verschickte bzw. empfangene Nachricht; Kurzform: Mail

E-Mails überarbeiten

Da ich mich immer wieder dabei ertappe, zu viel zu schreiben (und zu reden), habe ich mir bei den wichtigsten E-Mails, Protokollen, Artikeln und Konzeptionen angewöhnt, sie in Etappen zu schreiben und zu überarbeiten. Die Aussage eines großen Schriftstellers ist mir hier eine Erinnerung:

"Der erste Entwurf ist immer Mist."

Ich versuche es ja, Herr Hemingway.

regeln-zeiträuber-e-mail

6 wichtige Regeln gegen den Zeiträuber E-Mail

  1. Muss die E-Mail sein? Wäre ein Anruf oder ein Treffen der bessere Weg?
  2. Der Betreff sollte aussagekräftig sein.
  3. Wecken Sie mit dem Eröffnungssatz Interesse. Welchen Nutzen hat der Empfänger, wenn er die E-Mail liest?
  4. Den Verteiler bewusst wählen. Müssen die alle ins CC?
  5. Mut zu Absätzen, wenn es ein längerer Text ist.
  6. Überarbeiten Sie die E-Mail. Bitte korrigieren und kürzen.

Die 6 Regeln werden nicht nur Ihnen, sondern auch den Beteiligten viel Zeit und Energie sparen. Sie werden zu einer Ausnahme in Zeiten der E-Mail-Flut und -wut. Das wird Ihnen einige Pluspunkte einbringen.

3 zusätzliche Regeln für eine wertschätzende E-Mail

  1. Die passende Anrede wählen. Kein "Hallo" an Kunden. "Hallo" ist keine Anrede, sondern ein Ausruf!
  2. Beenden Sie die E-Mail freundlich (kein MFG und CU).
  3. Vor dem Senden den Namen des Adressaten prüfen. Der MUSS korrekt sein, sonst ist das Minuspunktekonto schnell voll.

Trotz aller Kürze sollte Korrespondenz immer noch wertschätzend sein. Heben Sie sich ab im Dschungel der "Hallo … anbei … Mfg-Korrespondenz".

Generelle Anregungen für den Einsatz von E-Mails in Unternehmen

  • Leiten Sie aus den Zielen und Werten Leitsätze zum Einsatz von E-Mails ab.
  • Führungskräfte sollten auch hier ihre Vorbildfunktion wahrnehmen.
  • Führungskräfte geben ihren Mitarbeitern Feedback zum Umgang mit E-Mails.
  • Führen Sie einen freien E-Mail-Tag ein.

Auf die nächste E-Mail von Ihnen bin ich gespannt. ;-)

 

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Über den Autor


Michael Behn, Trainer

Michael Behn arbeitet als Unternehmensberater, Trainer und Coach für mittelständische Unternehmen der IT-Branche, für Automobilzulieferer, Produktionsunternehmen und Banken sowie Einrichtungen auf dem Gesundheitssektor.

Schwerpunkte sind konzeptionelle Mitarbeiter- und Unternehmensentwicklung. Häufige Themen sind Vertrieb, Führung, Telefonservice, Teamkommunikation, Zeit- Selbstmanagement. Er hat mehrere Bücher geschrieben, Online-Kurse zu den Themen entwickelt und betreibt ein Onlineportal mit rund 14.000 Mitgliedern.

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