Bewertung: 5 / 5

Stern aktivStern aktivStern aktivStern aktivStern aktiv
 

E Mail Flutwelle apixSparen Sie Zeit und Nerven beim Umgang mit E-Mails, denn sie sind ist häufig der am wenigsten effektive Weg in der Kommunikation. Die folgenden Anregungen können helfen, den Umgang mit dem Mega-Zeitfresser zu optimieren.

Der Schaden durch unnötige oder schlechte E-Mails wird deutschlandweit mittlerweile jährlich auf mehrere Milliarden geschätzt.

Anrufen ist die bessere Lösung

Manchmal ist die Lösung per Telefon oder in einer kurzen Besprechung mit mehreren Personen wesentlich effektiver. Was eine Anzahl von E-Mails (auch CC und BCC) nach sich zieht, ist häufig schneller und besser persönlich gelöst.

Dringend und kompliziert nicht per E-Mail

Dringende und komplizierte Aufgaben oder Probleme sollten nur im Ausnahmefall durch E-Mails bearbeitet werden.

Persönliche Probleme oder Konflikte nicht per E-Mail klären wollen

Sobald es darum geht, Konflikte oder Probleme zu lösen, ist die E-Mail selten das geeignete Mittel. Hier ist das klärende Gespräch meist hilfreicher und schneller. E-Mails dienen lediglich dazu, ein Gespräch vorzubereiten, um notwendige Zahlen, Daten und Fakten zu vermitteln.

Aus Newsletterlisten rausnehmen

Wahrscheinlich haben auch Sie sich in Verteilerlisten, Newsletter und kostenfreie Kurse eingetragen. Seien Sie kritisch und tragen Sie sich von Zeit zu Zeit aus jenen aus, die Sie eigentlich sowieso immer löschen.

Legen Sie einen "Noch-lesen-Ordner" an

Manchmal sind wir unsicher, ob sich nicht doch eine interessante Information in einer Mail oder einem Newsletter verbirgt. Zeit haben wir für die Suche aber nicht. Legen Sie für solche Fälle einen Extra-Ordner an. Diesen sichten Sie zum Beispiel einmal pro Tag. So bleibt Ihr Posteingang übersichtlich.

Auf den CC- und BCC-Wahn achten

Lassen Sie sich aktiv aus dem Verteiler rausnehmen. Sprechen Sie Kollegen darauf an, wenn Sie in einen nicht notwendigen Verteiler aufgenommen worden sind.

Spamfilter aktivieren

Entweder selbst den Spamfilter aktivieren und um Schlüsselworte ergänzen oder, falls möglich, jemanden in der IT-Abteilung bitten, uns zu helfen, dass wir spamfreier arbeiten können.

Achtung Rückdelegation und anzapfen des Helfersyndroms

Häufig werden Führungskräfte, Kolleginnen oder Kollegen zu schnell ins CC gesetzt. Das wird manchmal auch bewusst getan, denn so lässt es sich vortrefflich "rückdelegieren" oder "um Hilfe rufen". Und wir wissen, dass manche nicht widerstehen können, sofort zu helfen.

Empfangs- und Lesebestätigung nur in Ausnahmefällen

Auch diese kosten Zeit und können mitunter nervig sein. Außerdem kommt bei dem, der bestätigt, häufig ein ungutes Gefühl auf. Nutzen Sie diese Funktion nur in Ausnahmefällen und bitten Sie Dauernutzer, diese Funktion ebenfalls zu reduzieren.

Alarm abstellen und en bloc bearbeiten

Oh, eine E-Mail. Ich werde gebraucht. Mal sehen, was er will? Da schau ich mal, was sie möchte. Geht ja schnell …
Wir übersehen jedoch, dass wir aus einem Vorgang gerissen werden, in den wir uns wieder "rein finden" müssen. Das kostet Zeit, Energie und auf Dauer sinkt gar die Motivation. Das nennt sich dann Sägezahneffekt.

Idee: Rufen Sie nur alle 2 bis 3 Stunden Ihre E-Mails ab und bearbeiten Sie diese dann en bloc.

Ich kenne Teams und Unternehmen, die nur alle 3 Stunden Ihre E-Mails vom Server abrufen lassen, um Störungen zu reduzieren.

Vorbild Führungskraft

Führungskräfte sollten zuerst am persönlichen Umgang mit der E-Mail-Flut arbeiten, bevor sie Mitarbeitern Rat erteilen oder Regeln aufstellen. Der bewusste Umgang mit dem Zeitfresser "E-Mail" und eine gemeinsame Erarbeitung von Regeln, die an den Unternehmenszielen und -werten ausgerichtet sind, kann viele Stunden Arbeit, Energieverlust und jede Menge Konflikte verhindern.

Teilen macht Freude:

Wenn Sie nach oben scrollen, finden Sie jeweils den Text markiert, der gerade vorgelesen wird.

Der Beitrag ist eingeordnet unter:

Auch interessant

Das war ein Beitrag aus der

GUTEN-MORGEN-GAZETTE

Lesefreude und spannendes Wissen seit über 15 Jahren

Aktuelle Inhalte der Gazette vom 17.03.2019

  • Effizienter Umgang mit E-Mail - diese Ideen werden Ihnen jeden Tag viel Zeit und Motivation schenken
  • Zitat der Woche
  • Wort der Woche
  • Nachdenkenswertes: Die Verfügbarkeitsheuristik
  • Mini-Kurs: Die besten Tipps zum Abnehmen (gratis)
  • Bildrätsel
  • Palindrom-Rätsel von Karl Henrici
  • Tippen Sie einmal ...
  • Humorige Anekdote
  • Beliebtester Beitrag der Vorwoche

 

Möchten Sie die Gazette jeden Sonntag früh kostenlos erhalten? 

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und senden Ihnen diesen regelmäßig zu. Beim Öffnen der E-Mail und Anklicken der Links erfolgen statistische Erhebungen. Details dazu finden Sie im Punkt "Newsletter" unserer Datenschutzerklärung. Mit dem Abonnieren erklären Sie sich mit der Datenschutzerklärung einverstanden.

Die Abmeldung ist jederzeit möglich, z.B. mit einem Link unten in jedem Newsletter.

jeden Sonntag / kostenfrei / unabhängig

Anregungen durch Sinngeschichten, Fabeln, Artikel ...

Wissen und Wortschatz mit Freude vergrößern

Lesespaß und Humor von Schriftstellern, Philosophen und anderen großen Denkern