Eisenhower-Methode einfach erklärt

Wenn es um effektives Zeitmanagement und das Thema "Prioritäten setzen" geht, stößt man schnell auf die Eisenhower-Methode. Was steckt hinter dieser reifen Technik, und warum ist sie auch heute noch so relevant und hilfreich?

Im folgenden Beitrag erfährst du alles Wichtige über die Eisenhower-Methode, ihren Ursprung und wie du sie für dein Zeitmanagement nutzen kannst. 

1. Was ist die Eisenhower-Methode?

Die Eisenhower-Methode, auch als Eisenhower-Prinzip oder Eisenhower-Matrix bekannt, ist eine Technik zur Priorisierung von Aufgaben. Entwickelt wurde sie von Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der USA, der bekannt für seine außergewöhnlichen Organisationsfähigkeiten war. Er prägte den Satz:

„Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig.“

Dieses Prinzip bildet den Kern der Methode.

Die Methode basiert auf einer Matrix, die Aufgaben nach zwei Kriterien ordnet: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Die Matrix besteht aus vier Quadranten:

• Quadrant I: Wichtig und dringend – Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, wie Krisen oder dringende Deadlines (Prio A) .
• Quadrant II: Wichtig, aber nicht dringend – Aufgaben, die langfristig wichtig sind, wie strategische Planung oder Weiterbildung (Prio B).
• Quadrant III: Dringend, aber nicht wichtig – Ablenkungen, die sofortige Aufmerksamkeit verlangen, aber wenig zum Erfolg beitragen, wie viele E-Mails (Prio C).
• Quadrant IV: Weder wichtig noch dringend – Aufgaben, die ignoriert oder aufgeschoben werden können, wie banales Surfen im Internet (Prio C oder Papierkorb).

Der Schlüssel zur erfolgreichen Anwendung der Eisenhower-Methode liegt darin, den Fokus auf Quadrant II zu legen, um langfristig erfolgreich zu sein, während man unnötigen Stress vermeidet.

1.1. Historischer Hintergrund: Ursprung und Entwicklung

Dwight D. Eisenhower war der als Oberbefehlshaber der Alliierten Streitkräfte während des Zweiten Weltkriegs und später der Präsident der USA. Seine Fähigkeit, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu trennen, war entscheidend für seine Erfolge.

Eisenhowers Ansatz entstand aus der Notwendigkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und gleichzeitig den Druck dringender, aber weniger wichtiger Angelegenheiten zu managen. Nach seiner Präsidentschaft wurde die Methode von Managementexperten aufgegriffen und weltweit bekannt gemacht. Heute wird sie in Unternehmen und im persönlichen Bereich eingesetzt, um effizient Prioritäten zu setzen.

1.2. Bedeutung der Methode in der modernen Zeitmanagement-Theorie

In unserer schnelllebigen Welt, in der Aufgaben und Informationen unaufhörlich auf uns einprasseln, hat die Eisenhower-Methode an Relevanz gewonnen. Sie bietet eine klare Struktur, um den täglichen Herausforderungen zu begegnen und sich nicht in unwichtigen Details zu verlieren.

Moderne Zeitmanagement-Theorien betonen die Bedeutung von Achtsamkeit und Selbstführung. Es geht darum, sich auf die richtigen Dinge zu konzentrieren – diejenigen, die tatsächlich einen Unterschied machen. Die Eisenhower-Methode ist hierbei nicht nur ein Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben, sondern auch zur persönlichen Weiterentwicklung.

Durch die Priorisierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit schult man die Fähigkeit, langfristige Ziele im Blick zu behalten und sich nicht von kurzfristigen Dringlichkeiten ablenken zu lassen. Dies ist im beruflichen aber auch im privaten Bereich hilfreich.

„Der Unterschied zwischen dem Wichtigen und dem Dringenden ist einer der Schlüssel zum Erfolg.“

Dwight D. Eisenhower (1890 - 1969), 34. Präsident der Vereinigten Staaten

2. Warum ist die Eisenhower-Methode so wertvoll? Die wichtigsten 5 Punkte

1. Die Eisenhower-Methode hilft dabei, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren.
2. Die Methode fördert Fokus und Klarheit, indem sie hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
3. Sie unterstützt bei der Stressbewältigung, indem sie Aufgaben strukturiert und Prioritäten setzt.
4. Die Eisenhower-Methode ist ein effektives Werkzeug zur Überwindung von Prokrastination (Schieberitis).
5. Sie ist universell einsetzbar und kann sowohl im beruflichen als auch im persönlichen Bereich angewendet werden.

3. Umfrage zur Einstimmung auf das Thema

„Das Wesentliche ist nicht, wie viel Zeit wir haben, sondern wie wir sie nutzen.“

Seneca (ca. 4 v. Chr. - 65 n. Chr.), römischer Philosoph

4. Die vier Quadranten: Wichtigkeit und Dringlichkeit

Die Eisenhower-Matrix gliedert sich in vier Quadranten, die uns helfen, Aufgaben klar zu kategorisieren.

4.1. Quadrant I: Wichtig und dringend

Im ersten Quadranten befinden sich Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind. Diese Aufgaben sind meist von hoher Priorität und erfordern sofortiges Handeln. Sie sind oft kritisch für den Erfolg eines Projekts oder den reibungslosen Ablauf deines Tages. Ein typisches Beispiel wäre ein dringender Bericht, der noch heute fertiggestellt werden muss, oder eine unerwartete Krise, die sofortiges Eingreifen erfordert.

Die Aufgaben in diesem Quadranten können leicht zu Stress und Überforderung führen, wenn es zu viele werden. Deshalb ist es wichtig, sie gezielt anzugehen und dafür zu sorgen, dass sie nicht die Überhand gewinnen. Der Schlüssel liegt darin, solche Aufgaben rechtzeitig zu erkennen und proaktiv zu handeln, um die Zahl dieser dringenden und wichtigen Aufgaben zu minimieren.

4.2. Quadrant II: Wichtig, aber nicht dringend

Der zweite Quadrant ist der Goldstandard in der Eisenhower-Matrix. Hier befinden sich Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Diese Aufgaben tragen maßgeblich zu deinen langfristigen Zielen bei und sind entscheidend für nachhaltigen Erfolg. Sie sind jedoch nicht zeitkritisch, was bedeutet, dass sie oft vernachlässigt oder aufgeschoben werden können.

Ein Beispiel für eine Aufgabe in diesem Quadranten wäre die Planung einer langfristigen Strategie, Weiterbildung oder das Pflegen wichtiger Beziehungen. Diese Aufgaben sind es wert, priorisiert zu werden, da sie dir langfristig den größten Nutzen bringen. Indem du regelmäßig Zeit für Quadrant-II-Aufgaben reservierst, verhinderst du, dass wichtige, aber nicht dringende Aufgaben irgendwann zu Quadrant-I-Aufgaben werden.

4.3. Quadrant III: Dringend, aber nicht wichtig

Quadrant III enthält Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Diese Aufgaben haben oft den Charakter von Unterbrechungen – sie verlangen sofortige Aufmerksamkeit, tragen aber wenig zum Erreichen deiner langfristigen Ziele bei. Ein klassisches Beispiel wäre ein Anruf, der sofort beantwortet werden muss, aber eigentlich nicht wesentlich ist.

Die Herausforderung in diesem Quadranten besteht darin, diese Aufgaben zu delegieren oder, wenn möglich, ganz zu vermeiden. Sie neigen dazu, wertvolle Zeit zu stehlen, die du besser in Quadrant-II-Aufgaben investieren könntest. Die Kunst besteht darin, zu erkennen, wann du Nein sagen oder eine Aufgabe delegieren solltest, um dich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

4.4. Quadrant IV: Weder wichtig noch dringend

Der vierte Quadrant ist vielleicht der einfachste zu identifizieren: Hier landen Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Aufgaben tragen in keiner Weise zu deinen Zielen bei und können getrost ignoriert oder eliminiert werden. Beispiele hierfür sind oft triviale Tätigkeiten wie das endlose Scrollen durch soziale Medien oder das Ansehen von Videos ohne wirklichen Nutzen.

Quadrant IV ist der Feind der Produktivität. Obwohl es verlockend sein mag, sich mit solchen Aufgaben zu beschäftigen, solltest du dir bewusst sein, dass sie weder deinem beruflichen noch deinem persönlichen Erfolg dienen. Der beste Ansatz ist es, diese Aufgaben so weit wie möglich zu minimieren und deine Zeit stattdessen in produktivere Bereiche zu investieren.

5. Anwendungsbeispiele der Eisenhower-Methode

Für Berufstätige, die täglich eine Vielzahl von Aufgaben bewältigen müssen, kann diese Methode zum unverzichtbaren Begleiter werden.

Im Folgenden zeigen Beispiele aus dem Berufsalltag, ordnen typische Aufgaben in die Matrix ein und beleuchten erfolgreiche Fallstudien zur Umsetzung in Unternehmen.

5.1. Beispiele aus dem Berufsalltag

Stell dir vor, du kommst am Montagmorgen ins Büro und findest eine Liste von Aufgaben vor: ein dringender Kundenanruf, ein wöchentliches Team-Meeting, das Schreiben eines Berichts für den Chef und die Vorbereitung einer Präsentation für nächste Woche. Ohne eine Struktur, ohne klare Prioritäten verlierst du dich schnell in den dringenden, aber weniger wichtigen Aufgaben.

• Der dringende Kundenanruf gehört in Quadrant I – wichtig und dringend. Diese Aufgabe erfordert sofortige Aufmerksamkeit, da sie kritisch für den Unternehmenserfolg ist.
• Das wöchentliche Team-Meeting könnte sowohl in Quadrant II (wichtig, aber nicht dringend) als auch in Quadrant III (dringend, aber nicht wichtig) fallen, je nach Relevanz des Meetings.
• Der Bericht für den Chef ist wahrscheinlich eine Aufgabe für Quadrant II – wichtig, aber noch nicht dringend.
• Schließlich wäre die Vorbereitung der Präsentation ebenfalls in Quadrant II einzuordnen, da sie langfristig wichtig ist, aber noch Zeit hat.

5.2. Typische Aufgaben und deren Zuordnung in die Matrix

Um die Anwendung der Eisenhower-Matrix besser zu verstehen, lassen sich typische Aufgaben aus dem Berufsalltag wie folgt einordnen:

• Quadrant I: Wichtig und dringend
  • Krisenmanagement bei einem IT-Ausfall.
  • Dringende Kundenbesprechungen.
  • Einhaltung von Deadlines (Produktionsstart, Abgabetermine).
• Quadrant II: Wichtig, aber nicht dringend
  • Langfristige Planung und Strategieentwicklung.
  • Weiterbildung und persönliches Wachstum.
  • Pflege wichtiger Kontakte.
• Quadrant III: Dringend, aber nicht wichtig
  • Routine-E-Mails und Anrufe ohne große Bedeutung.
  • Ungeplante Unterbrechungen ("Kannst du mal kurz ...").
  • Regelmäßige Meetings ohne Mehrwert (Das schlecht moderierte Jourfix-Meeting).
• Quadrant IV: Weder wichtig noch dringend
  • Zeitverschwendung durch unnötiges Surfen im Internet.
  • Ablenkende Gespräche (Guten Tag, Herr Vielredner).
  • Tätigkeiten ohne wirklichen Nutzen.

Die richtige Zuordnung deiner Aufgaben hilft dir, Prioritäten zu setzen und deinen Fokus auf das Wesentliche zu legen.

6. Anwendungsübung zur Eisenhowermethode

Nichts hilft besser um eine Methode zu verstehen und den Nutzen für sich einzuschätzen als die praktische Anwendung.

Die folgende Übung wird dir helfen die Methode kennen zu lernen und Aufgaben zu priorisieren. Gehe bitte folgendermaßen vor.

1. Schritt: Notiere 6 bis 8 Aufgaben, die du in den nächsten 3 bis 4 Wochen erledigen musst.
2. Schritt: Nun ordnest du jeder Aufgaben den Quadranten zu. Nutzen dazu die Vorlage. Bitte versuchen unbedingt jeden Quadranten zu füllen.
3. Schritt: Setze die Priortäten (A, B, C und Papierkorb) und mache dich an die Arbeit.

„Es ist nicht genug, beschäftigt zu sein, auch die Ameisen sind beschäftigt. Die Frage ist: Womit sind wir beschäftigt?“

Henry David Thoreau (1817 - 1862), amerikanischer Schriftsteller und Philosoph

7. Integration der Methode in den Arbeitsalltag

Die größte Herausforderung bei der Anwendung der Eisenhower-Methode liegt oft in der Kontinuität. Es reicht nicht aus, die Methode einmal auszuprobieren – du musst sie zu einem festen Bestandteil deines Arbeitsalltags machen. Hier sind einige Tipps, wie du das am besten erreichst:

7.1. Tägliche Reflexion und Planung

Eine einfache Möglichkeit, die Eisenhower-Methode in deinen Alltag zu integrieren, ist die tägliche Reflexion und Planung.

Nimm dir jeden Morgen ein paar Minuten Zeit, um deine Aufgaben zu überprüfen und entsprechend der Matrix zu priorisieren. Diese Routine hilft dir, den Tag fokussiert zu beginnen und sicherzustellen, dass du deine Energie auf die wichtigsten Aufgaben richtest.

7.2. Wochenplanung

Neben der täglichen Planung ist auch die Wochenplanung entscheidend. Nutze den Beginn oder das Ende der Woche, um einen Überblick über deine anstehenden Aufgaben zu gewinnen und diese in die Matrix einzuordnen. So vermeidest du es, wichtige Aufgaben zu übersehen oder zu lange aufzuschieben.

7.3. Flexibilität bewahren

Es ist wichtig, dass du flexibel bleibst. Manchmal ändern sich Prioritäten im Laufe des Tages oder der Woche – und das ist okay. Die Eisenhower-Methode soll dir dabei helfen, den Überblick zu behalten, aber sie ist kein starres Korsett.

Passe deine Prioritäten an, wenn es notwendig ist, und scheue dich nicht, die Matrix anzupassen, wenn neue Aufgaben hinzukommen oder bestehende an Dringlichkeit gewinnen.

8. Wichtige Werkzeuge und Techniken zur Unterstützung

Während die Eisenhower-Matrix auf Papier oder im Kopf funktioniert, gibt es zahlreiche digitale Werkzeuge und Techniken, die helfen können, die Methode noch effizienter umzusetzen.

8.1. Digitale Aufgabenplaner und Apps

Es gibt eine Vielzahl von Apps, die die Eisenhower-Matrix integrieren und dir helfen, deine Aufgaben zu verwalten. Zu den bekanntesten gehören Todoist, Trello und Microsoft To Do.

Diese Apps ermöglichen es dir, Aufgaben digital in die vier Quadranten zu sortieren, Erinnerungen zu setzen und Fortschritte zu verfolgen. Besonders praktisch ist, dass du deine Aufgaben jederzeit und überall einsehen und bearbeiten kannst, was die Integration in den Arbeitsalltag erleichtert.

8.2. Kalender-Management

Neben Aufgabenplanern spielt auch das Kalender-Management eine zentrale Rolle. Nutze deinen Kalender nicht nur für Meetings und Termine, sondern auch, um Zeiten für Quadrant-II-Aufgaben zu blockieren.

Diese Zeitblöcke sind goldwert und heilig und sollten genauso ernst genommen werden wie Meetings mit anderen. So stellst du sicher, dass du regelmäßig an wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben arbeitest.

8.3. Pomodoro-Technik

Eine weitere nützliche Technik ist die Pomodoro-Technik, bei der du deine Arbeit in 25-Minuten-Intervalle, die sogenannten „Pomodoros“, einteilst. Nach jedem Intervall machst du eine kurze Pause. Diese Methode hilft dir, fokussiert zu bleiben und verhindert, dass du dich von dringenden, aber unwichtigen Aufgaben ablenken lässt.

8.4. Delegation und Automatisierung

Vergiss nicht, dass du nicht alles selbst erledigen musst. Ein wichtiger Aspekt der Eisenhower-Methode ist die Delegation. Aufgaben, die in Quadrant III (dringend, aber nicht wichtig) fallen, sind ideale Kandidaten für die Delegation an Kollegen oder für die Automatisierung durch entsprechende Tools. So kannst du dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

9. Psychologische Vorteile: Klarheit, Fokus und Stressbewältigung

Die Anwendung der Eisenhower-Methode bietet nicht nur praktische, sondern auch erhebliche psychologische Vorteile. Diese zeigen sich besonders in den Bereichen Klarheit, Fokus und Stressbewältigung.

9.1. Klarheit durch Struktur

Eine der größten Herausforderungen in unserer heutigen Zeit ist die Informationsflut, die uns täglich überrollt. Es ist leicht, den Überblick in einer endlosen To-Do-Liste zu verlieren.

Die Eisenhower-Methode bringt Ordnung ins Chaos. Indem du deine Aufgaben klar nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortierst, schaffst du Klarheit darüber, was wirklich zählt. Diese Klarheit reduziert das Gefühl der Überforderung und gibt dir ein Gefühl der Kontrolle.

9.2. Fokus auf das Wesentliche

Ein weiterer psychologischer Vorteil der Eisenhower-Methode ist die Förderung von Fokus. Indem du dich auf Quadrant II (wichtig, aber nicht dringend) konzentrierst, richtest du deine Aufmerksamkeit auf Aufgaben, die langfristig den größten Nutzen bringen.

Dieser Fokus hilft dir, Ablenkungen zu minimieren und deine Zeit effizienter zu nutzen. Du lernst, Prioritäten zu setzen und deine Energie auf die wichtigsten Aufgaben zu lenken, was letztlich zu einer höheren Produktivität und Zufriedenheit führt.

9.3. Stressbewältigung durch Priorisierung

Stress entsteht oft durch das Gefühl, von dringenden Aufgaben überwältigt zu werden. Die Eisenhower-Methode hilft dabei, Stress zu reduzieren, indem sie dir ermöglicht, Aufgaben proaktiv anzugehen, bevor sie zu Notfällen werden.

Indem du regelmäßig Zeit für Quadrant-II-Aufgaben einplanst, verhinderst du, dass sie in Quadrant I rutschen und plötzlich dringend werden. Dies schafft nicht nur eine entspanntere Arbeitsumgebung, sondern gibt dir auch die Gewissheit, dass du die wichtigen Dinge im Griff hast.

9.4. Die Methode als Anti-Prokrastinations-Werkzeug

Prokrastination, das ständige Aufschieben von Aufgaben, ist ein weit verbreitetes Problem, das viele von uns nur zu gut kennen. Die Eisenhower-Methode bietet hier eine wirkungsvolle Strategie zur Überwindung von Prokrastination.

Prokrastination entsteht oft, wenn Aufgaben als überwältigend empfunden werden oder wenn unklar ist, wo man anfangen soll. Wenn eine Aufgabe zu groß erscheint oder wenn sie keinen klaren zeitlichen Rahmen hat, neigen wir dazu, sie zu vermeiden.

Die Eisenhower-Methode hilft, diese Hürden zu überwinden, indem sie Aufgaben in kleinere, handhabbare Schritte unterteilt und ihnen klare Prioritäten zuweist. Indem du Aufgaben in Quadrant II identifizierst und planst, bevor sie dringend werden, nimmst du ihnen den Schrecken. Ein weiterer Trick ist es, die ersten Schritte zu konkretisieren: Was kannst du sofort tun, um in die Aufgabe einzusteigen? Dies reduziert die mentale Barriere und erleichtert den Einstieg.

Ein praktisches Beispiel: Anstatt „Präsentation vorbereiten“ auf deiner Liste stehen zu haben, könntest du die Aufgabe in kleinere Schritte aufteilen, wie

• „Themen recherchieren“
• „Folienstruktur entwerfen“
• „Design der Präsentation festlegen“.

Jeder dieser Schritte ist klar und machbar, was die Hemmschwelle zur Umsetzung deutlich senkt.

Hier zwei hilfreiche Beiträge auf blueprints zu diesem Thema:

10. blueprints-Pareto-Tipp: Eisenhower-Methode

„Die Eisenhower-Methode gibt dir die Möglichkeit, deine Zeit effektiv zu nutzen, indem du klar zwischen dem Wichtigen und dem Dringenden unterscheidest. Sie hilft dir, deinen Fokus auf die Aufgaben zu richten, die wirklich zählen, und unnötigen Stress zu vermeiden. Mit dieser Methode meisterst du deinen Alltag proaktiv und erreichst deine Ziele mit mehr Leichtigkeit und Klarheit.“

11. Vorlage für die Eisenhower-Methode als Download

13. Weitere Beiträge zum Thema "Selbst- und Zeitmanagement" auf blueprints

Hier findest du weitere Hilfsmittel und Beiträge zum Thema "Selbst- und Zeitmanagement" auf blueprints.