... aber wie soll man planen? Immer wieder stört der Kunde, der Chef, andere Mitarbeiter oder das nächste kurzfristig einberaumte Teammeeting.
Da plant man den Tag doch lieber nicht bzw. die Woche, denn sonst würde man sich ja ständig darüber ärgern, dass man sich nicht an seinen Plan halten kann.
Bei Ihnen ist das nicht so? Dann lesen Sie nicht weiter, denn in diesem kurzen Beitrag geht es um ein Plädoyer für das Planen der eigenen Arbeitszeit.
Ich möchte Ihnen sieben Anregungen geben, die Ihnen helfen sollen, Ihren Tag bzw. Ihre Woche zu planen. Sie werden diese Ideen für sich anpassen, ausprobieren und ein wenig Geduld mitbringen müssen, um die eigene Planung zu verbessern.
1. Gute Planung ist immer einfach
Machen Sie Ihren Wochenplan nicht zu kompliziert. Er sollte schnell zu erstellen sein und Ihnen einen guten Überblick über die kommenden Aufgaben und Termine geben. Outlook, Lotus Notes oder andere Programme haben integrierte Wochenkalender, die sich hier hervorragend eignen.
2. Planen Sie nur 50 – 60 % Ihrer Zeit
Je nachdem wie Ihre Aufgaben bzw. Ihre Arbeitstage aussehen, sollten Sie ein Gespür dafür entwickeln, wie viel Zeit Sie verplanen. Es macht wenig Sinn seine Zeit zu 100% zu verplanen, wenn man mit anderen zusammen arbeitet. Es wird immer wieder Unvorhergesehenes geben, das Sie kurzfristig erledigen müssen.
3. Führen Sie Aufgaben konsequent zu Ende
Wenn Sie z. B. in 60 Minuten, die Sie terminiert haben, Ihre Präsentation erarbeiten wollen, dann lassen Sie sich nicht unterbrechen. Sagen Sie Ihrer Kollegin, dass Sie in z. B. 45 Minuten zurückrufen und es dann mit ihr besprechen. Das fällt vielen schwer, denn man ist ja hilfsbereit bzw. es ist eine willkommene Pause bzw. Ablenkung.
Die großen Vorteile des "konsequenten Erledigens" sind hingegen, dass wir so effizienter Arbeiten und etwas wirklich zu Ende führen, was immer wieder zu kleinen "Motivationsschüben“ führt.
4. Schneiden Sie große Aufgaben in "Scheiben"
Manche Aufgaben (bzw. Projekte) sind nicht in einem Stück zu bewältigen bzw. führen schon beim Gedanken daran zu Demotivation. Häufig entsteht hier "Schieberitis" - also das "Vor-sich-Herschieben" von Aufgaben.Der Pessimist klagt über den Wind, der Optimist hofft, dass der Wind sich dreht und der Realist hisst die Segel. (Sir William Adolphus Ward, britischer Historiker, Sprach- und Literaturwissenschaftler, 1837 - 1924)
Hier schneiden Sie die große Aufgabe in kleinere, die eine sinnvolle Einheit darstellen. (z. B. Vortrag: Material und Ideen sammeln, Folien erstellen, Folien üben, Folien überarbeiten etc.) Die Vorteile sind zum einen wieder die kleinen Motivationsschübe und zum anderen die "kreativen Pausen" zwischen den einzelnen Teilaufgaben. Unser Unterbewusstsein "arbeitet nämlich weiter am Thema", was uns zu besseren Ergebnissen führt.
5. Schaffen Sie bewusst Abwechslung
Wenn es Ihnen möglich ist unterschiedliche Aufgaben aufeinander folgen zu lassen, dann ist das empfehlenswert. Wenn Sie 60 Minuten an einem Angebot arbeiten, dann lassen Sie bewusst eine Aufgabe folgen, die thematisch ein anderes "Thema" darstellt. Rufen Sie z. B. Ihre Teammitglieder oder Kunden an, anstatt nun die Folien für Ihren Vortrag zu erstellen.
Sie schonen nicht nur Ihre Augen, sondern schaffen ebenfalls eine "kreative Pause", die Sie sicher gut gebrauchen können.
6. Planen Sie die Woche am Freitag oder Montag
Planen Sie bewusst mehr als einen Tag und das rechtzeitig. Sie werden nicht nur entspannter die Woche starten, weniger gestresst sein, sondern auch beim Anschauen Ihrer Planung Ideen für die Umsetzung generieren.
7. Geben Sie sich Zeit, um effizienter zu werden
Aber gerade Zeit haben wir ja selten. Umso wichtiger ist eine gute Planung, denn Sie wird Ihnen helfen, den Überblick zu wahren, Ihr Gedächtnis zu entlasten und stressfreier und somit auch kreativer Ihre Aufgaben zu meistern. Planen Sie zielbewusst, bereiten Sie sich mutig vor, gehen Sie zuversichtlich an Ihre Aufgaben, verfolgen Sie beharrlich Ihre Ziele und feiern Sie Ihre Erfolge.
