Outlook auf dem Notebook, Palm und andere elektronische Organizer sind großartige Möglichkeiten, um Termine und Aufgaben zu verwalten.
Wie bei allen Werkzeugen muss aber der Einsatz geübt werden und zur jeweiligen Aufgabe passen. Man schlägt ja auch keine Reißzwecke mit dem Hammer in die Wand.
Beispiele für "Reißzwecken":
- Ein Problem beschäftigt mich und beim Zähneputzen fällt mir eine mögliche Lösung ein. Das übertrage ich später in meinen Palm.
- Herrn Müller muss ich nach der Mittagspause noch unbedingt anrufen. Das brauch ich jetzt aber nicht extra in Outlook zu notieren.
- Der Wagen muss zum TÜV. Das schreibe ich schnell auf ein Post-it und hänge es an den Bildschirm.
- In einem Telefonat notiere ich eine Nummer. Die übertrage ich später in meine Adressverwaltung.
Leider ist das mit dem Behalten von Informationen, Ideen und Aufgaben so eine Sache. Nach dem Zähneputzen beschäftigt mich nämlich schon wieder etwas ganz anderes und nach dem Mittag rief Herr Meier an und wollte sofort die fertigen Unterlagen für seine Präsentation. Der Post-it liegt hinter dem Rechner, weil er beim Lüften zu fliegen begann und meinen Zettel mit der Telefonnummer habe ich auf einem Couvert der heutigen Post notiert. Das Couvert samt Nummer liegt inzwischen im Altpapier. Zugegeben alles Kleinigkeiten, aber die Summe ist entscheidend.
Tipp: Nutzen Sie einen und zwar nur einen Zettel bzw. Block.
Auf diesem notieren Sie alles, was Ihnen zu klein und zu umständlich erscheint, um es gleich in Ihr großes Organisationsinstrument zu übertragen.
Alles wird hier sofort notiert!
- Telefonnummern
- Kleine Aufgabe
- Kurzfristige Termine
- Ideen und Gedanken
- etc.
Wenn Sie Zeit haben, dann erledigen Sie diese einzelnen Punkte und streichen diese durch. Nehmen Sie zum Durchstreichen eine andere Farbe.
- Sie übertragen die Telefonnummer in Ihren Adressmanager. (-> Nummer auf Zettel durchstreichen)
- Sie übertragen die Idee (vom Zähneputzen) in Ihre PowerPoint Präsentation, wo Sie diese Ideen zur Zeit sammeln. (-> Idee auf Zettel durchstreichen)
- Sie rufen beim TÜV an und machen einen Termin. Termin in Outlook eintragen und auf dem Zettel wegstreichen.Ordnung, Präzision, Geschwindigkeit sind Eigenschaften, von denen ich täglich etwas zu erwerben suche.(Johann Wolfgang von Goethe, deutscher Dichter, 1749 - 1832)
- Da Sie gerade in Outlook sind notieren Sie auch gleich noch im Kalender, dass Sie Herrn Müller um 13.00 Uhr anrufen. (-> Notiz auf Zettel durchstreichen)
Welches Organisationsinstrument Sie auch nutzen, versuchen Sie bitte einmal diese Ergänzung. Sie wird Ihnen viele vergessene Termine, zu späte Anrufe, verlorene Telefonnummern und Ideen ersparen.
