Das Telefonat als Visitenkarte eines Unternehmens
Die Welt der Kommunikation ist in den letzten Jahren vielfältiger geworden. E-Mails, WhatsApp oder Chats sind heute aus der betrieblichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken.
Ein Klassiker hat jedoch nichts von seiner Wichtigkeit eingebüßt: das Telefon. Was ist zu bedenken, um erfolgreich als Unternehmen zu sein?
Das richtige Verhalten kann über den Erfolg eines Geschäfts entscheiden
Kaum zu glauben, wie viel ein Telefonat bewirken oder verhindern kann. Häufig ist es der persönlichste Kontakt, den Unternehmen zu ihren Kunden herstellen können. Kein Wunder, dass viele Firmen ganze Leitfäden entwickeln, um gut beim Anrufer anzukommen. Die meisten Menschen glauben wahrscheinlich, dass sie wissen, wie ein Telefonat geführt wird. Für das Business reicht dies jedoch häufig nicht.
Schon die Reaktion auf das Klingeln ist entscheidend. Der erste Eindruck kann nicht revidiert werden. Eine freundliche Begrüßung nimmt dem Anrufer die Aufregung und bildet die Basis für ein erfolgreiches Telefonat. Dabei geht es um nicht weniger, als aus einem Interessenten einen Kunden zu machen oder jemanden als Kunden zu halten.
Den Anrufern zeigen, dass sie willkommen sind
Kein Anrufer möchte gern in der Warteschleife hängen. Wer anruft, hat nicht selten ein dringendes Anliegen. Muss er dann ewig warten, kann dies die Stimmung für das Gespräch schon vor dem Abnehmen senken. Sinnvoll ist es, den Anruf weiterzuleiten, wenn der betreffende Mitarbeiter gerade in einem Gespräch ist. Dazu muss ein Unternehmen eine Telefonanlage besitzen. Die Zeiten, in denen sich Betriebe teure Hardware im Haus installieren mussten, ist glücklicherweise vorbei.
Eine kostengünstige Lösung ist die Cloud-Telefonie, mit der sich ein effizientes Kundendienst-System entwickeln lässt. Anbieter wie die Deutsche Telefon haben nicht nur die perfekte technische Anbindung, sondern sorgen auch für die richtige Skalierung. Gerade Start-ups wachsen schnell, sodass die Bürotechnik mit dem Tempo schritthalten muss. Die Cloud ist das perfekte Mittel, denn sie kann im großen Maßstab skalieren. Wenn das Unternehmen neue Filialen eröffnet, können diese Nebenstellen ebenfalls in die bestehende Cloud-Lösung integriert werden.
Beste Kommunikationsqualität
Auf diese Weise können Anrufer stets an den kompetentesten Mitarbeiter weiterverbunden werden. Eine interne Absprache zwischen verschiedenen Standorten ist ebenfalls kein Problem. Damit ist alles vorhanden, was dem Kunden ein gutes Gefühl gibt. Es darf ruhig zweimal klingeln, bevor der Anruf angenommen wird. Eher rechnet der Gesprächspartner nicht damit. Meist versteht er die ersten Wörter nicht. Deshalb empfehlen Kommunikationsexperten, erst den Firmennamen und dann den eigenen Vor- und Nachnamen zu nennen. Die Zeit des Klingelns lässt sich nutzen, um sich zu konzentrieren und ein Lächeln zu zaubern. Man mag es nicht glauben, aber der Anrufer kann dieses Lächeln „hören“.
Wichtig ist, sich den Namen des Anrufers zu merken. Ihn entsprechend ansprechen zu können, zeigt eine hohe Wertschätzung. Der Inhalt spielt natürlich ebenfalls eine wichtige Rolle. Wichtig ist, dass verbindliche Aussagen getroffen werden. Niemand ruft in einem Unternehmen an, um vage Auskünfte zu erhalten. Wenn im Service-Center das spezifische Fachwissen fehlt, muss entsprechende Hilfe geholt werden. Dies kann durch die Verbindung zu einem kompetenten Kollegen erfolgen oder durch die Vereinbarung eines Rückrufs. Dieser muss fristgerecht erfolgen.
Fazit
Trotz den vielen neuen Kommunikationsformen ist das Telefonat immer noch eine wichtige Visitenkarte für ein Unternehmen. Moderne Cloud-Telefonie hilft dabei, einen Kundenkontakt erfolgreich zu gestalten.
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