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korrespondenz apix 564

Täglich schreiben wir E-Mails oder verfassen Briefe. Sie sind Teil unserer Außenwirkung und maßgeblich mitverantwortlich für unseren Erfolg. Deswegen ist es ratsam, von Zeit zu Zeit den eigenen Schreibstil zu prüfen.

Nutzen Sie diese 14 Hinweise, um noch klarer und wertschätzender zu kommunizieren. 

Checkliste für eine Schreibstilanalyse

1. Ihre Absicht

Was ist die Absicht Ihres Schreibens? Bitte überlegen Sie, was Sie erreichen wollen. Das wird Ihnen helfen, die relevanten Informationen zu nutzen.

2. Der Name

Überprüfen Sie, ob der Name des Ansprechpartners korrekt geschrieben ist. Ein falsch geschriebener Name bringt mehr Minuspunkte ein, als viele annehmen.

3. Die Betreffzeile

Nutzen Sie die Betreffzeile als Starthilfe. Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger liest und stimmt ihn auf den Inhalt ein. Die Betreffzeile sollte konkret und passend sein. "Angebot" ist zu ungenau - "Angebot für ein Korrespondenzseminar" ist hilfreicher.

4. Der Eröffnungssatz

Wecken Sie mit dem Eröffnungssatz Interesse und sprechen Sie Ihren Empfänger an. Stellen Sie sich die Frage: "Welchen Nutzen hat mein Empfänger, wenn er die Zeilen liest?" Bringen Sie es schnell auf den Punkt, denn in den vielen Briefen und E-Mails, die der Empfänger pro Tag liest, will er schnell erfassen, worum es geht.

Heben Sie sich von der Masse positiv ab. Bei Schreiben, die den Leser zu einer Handlung motivieren sollen, können Sie die AIDA-Formel nutzen. Diese steht für:

  • Attention (Aufmerksamkeit gewinnen mit einem geeigneten Eröffnungssatz)
  • Interest (Interesse erzeugen durch Nutzen)
  • Demand (Bedarf wecken, z. B. durch Problemlösungen)
  • Action (Formulieren Sie eine Handlungsaufforderung)  

Die AIDA-Formel wird häufig bei Mailings verwendet.

5. Verwenden Sie den "Sie-Stil"

Formulieren Sie Ihr Schreiben im "Sie-Stil" und verwenden Sie einen persönlichen Schreibstil. Sätze im "Sie-Stil" werden vom Standpunkt des Lesers aus formuliert.

Beispiele:   -> Im Sie-Stil formuliert 
Wir werden Ihnen in den …   -> Sie werden von uns in den …
Wir gewähren Ihnen einen Rabatt ...   -> Sie erhalten einen Rabatt ...
Wir senden Ihnen gerne ...   -> Fordern Sie gerne unsere ...

6. Kurze Sätze

Bitte formulieren Sie kurze Sätze. Versuchen Sie maximal 15 Wörter pro Satz zu schreiben.

Schachtelsätze fördern nicht das Verstehen einer Nachricht und können zur Verärgerung beim Leser führen. Bevor Sie ein Komma setzen, überlegen Sie, ob nicht ein Punkt gemacht werden kann. Beginnen Sie einen neuen Satz. Vermeiden Sie schwer verständliche Wörter, Abkürzungen (die nicht geläufig sind) und Bandwurmwörter wie Berufskraftfahrerqualifikationsgesetz.

7. Formulieren Sie aktiv

Die Passivform kann ein Mittel sein, den Text abwechslungsreicher zu gestalten. Tritt er zu häufig auf, dann wird er unpersönlich und ähnelt der typischen Verwaltungssprache.

Passiv   Aktiv
Der Ausweis ist mitzubringen.   Bringen Sie bitte den Ausweis mit. 
Das Mahnverfahren wurde eingestellt.   Wir haben das Mahnverfahren eingestellt. 

8. Gliedern Sie in überschaubaren Absätzen

Machen Sie lieber einen Absatz mehr als einen zu wenig. Der Text ist besser lesbar, er schont die Augen des Lesers und erleichtert die Orientierung im Text. Außerdem sollten Sie durch Listen gliedern, wenn es um einfache Aufzählungen geht.

Erhöhen Sie den Lesekomfort.

9. Formulieren Sie eine Handlungsaufforderung

Am Ende des Schreibens ist es sinnvoll, (je nach Absicht) eine Aufforderung zu formulieren. Sagen Sie dem Leser, was er tun kann, wenn Sie sein Interesse geweckt haben.

Beispiel: Wenn Sie an einem Korrespondenz-Seminar interessiert sind, dann rufen Sie uns unter der Telefonnummer 07032 930732 an. Ihr Ansprechpartner ist Michael Behn.

 
 

10. Beenden Sie das Schreiben wertschätzend

Der letzte Satz ist das, was nachhallt, was im Gedächtnis bleibt. Prüfen Sie bitte, ob es zur Absicht passt und wertschätzend ist.

11. Nutzen Sie einen geeigneten Abbinder

Ein geeigneter Abbinder (siehe AIDA-Formel, Action) motiviert den Adressaten zu einer schnellen Reaktion oder Handlung. Weisen Sie kurz auf neue Produkte, Presseartikel im Internet, Downloads von Testversionen oder vertiefende Informationen im Internet hin.

Der Abbinder wird dadurch zur PS-Zeile mit Aufforderungscharakter.

Beispiel: "Kennen Sie unser neues Produkt XY? Eine Testversion als Download haben wir für Sie unter der >Web-Adresse< eingestellt."

12. Länge des Schreibens

Versuchen Sie einen Brief (analog die Länge einer E-Mail) auf maximal eine Seite zu beschränken.

Streichen Sie alle überflüssigen Wörter und schreiben Sie das Wesentliche.

13. Format

  • Nutzen Sie als Schriftgröße mindestens "11 Punkt"
  • Höchstens "drei verschiedene Schriftgrößen"
  • Verwenden Sie "fette Schrift" selten
  • Setzen Sie Farbe sparsam ein

14. Noch ein Letztes

Lesen Sie Ihr Schreiben mit zeitlichem Abstand erneut durch. Rechtschreibfehler und fehlende Kommata machen keinen guten Eindruck. Wenn möglich, geben Sie das Schreiben zum Gegenlesen einer Kollegin oder einem Kollegen. Zeigen Sie dem Adressaten mit Ihren Zeilen Wertschätzung und Interesse. Das wird Ihre Nachricht zu etwas Besonderem in der Lawine der heutigen Korrespondenz machen.

Wenn Sie nach oben scrollen, finden Sie jeweils den Text markiert, der gerade vorgelesen wird.

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