Projektplanung einfach erklärt – die 5 hilfreichen Prinzipien, auch privat

Der Volksmund weiß: "Gut vorbedacht – schon halb gemacht." Doch leider werden viele Projekte schlecht geplant. Ob Hausbau, berufliche Projekte etc., nutze diese fünf bewährten Prinzipien.

Lies hier über die einfachen und bewährten Planungsprinzipien für private und berufliche Projekte. Hilfsmittel als Downloads, Informationen und nützliche Anregungen sollen dir dazu dienen, das nächste Projekt erfolgreich zu planen. 

Inhalt: Gute Projektplanung – einfach erklärt

Die 5 einfachen und hilfreichen Prinzipien der Projektplanung

Diese Prinzipien werden dir helfen, einfach und schnell private und berufliche Projekte zu planen.

Am Ende des Artikel findest du neben Downloads, Buchempfehlungen und Videos zum Thema auch den Beitrag zum Thema "Projektmanagement" auf blueprints sowie Onlinekurse zum Thema.  

„Die Kunst, Pläne zu machen, besteht darin, den Schwierigkeiten ihrer Ausführung zuvorzukommen.“

Luc de Clapiers (1715 - 1747), Marquis de Vauvenargues, französischer Philosoph

Das Ziel rechtzeitig und gründlich definieren

Kläre, was bis wann genau erreicht werden soll. Schreibe das Ziel auf und spreche mit allen maßgeblich Beteiligten. Mache Betroffene zu Beteiligten. Diese Arbeit wird sich schnell in Zeit-, Geld- und Nervenersparnis auszahlen. 

Gerade diese Phase wird häufig in der Praxis des Projektmanagements zu schnell durchgeführt. Wir wollen ins Tun kommen. Das kostet aber häufig in der Realisierung viel Geld und Nerven.

Deswegen – plane rechtzeitig und gründlich. Das ist die beste Voraussetzung für den Erfolg deines Projektes. Ob private oder berufliche Projekte, nutze diesen Beitrag, um dein Projektziel klar und kraftvoll zu formulieren.

„Der Erfolg kommt nur über die Brücke der Planung zu dir.“

Adolf Loos (1870 - 1933), österreichischer Architekt, Architekturkritiker und Kulturpublizist

Planung einfach halten und im Blick haben

Ob die Planung der Termine oder die Kostenplanung – halte deine Planung so einfach wie möglich. MS-Projekte und Netzplantechniken sind zumeist völlig überdimensioniert. Die Arbeiten mit Word und Excel sind meist vollkommen ausreichend.

Doch welches Projekt auch immer. Plane unbedingt schriftlich und behalte deine Planung und Durchführung im Blick. So wirst du immer tiefer in das Projekt eintauchen, Fehler vermeiden und deine kreativen Potenziale immer wieder befeuern.

Tipps, um das Projekt im Blick zu behalten:

Setze Meilensteine

Welche Zwischenziele willst du bis wann erreichen? lautet hier die zentrale Frage.

Unterscheide bitte zwischen Zeitaufwand und Dauer. Der Zeitaufwand sind die Stunden, die du für bestimmte Teilaufgaben benötigst, die Dauer sind die Tage oder Wochen, bis du die Teilaufgabe(n) realistisch durchführen kannst. Hier gibt es einen Unterschied, da du noch andere Aufgaben wahrnehmen musst und nicht 100 % deiner Zeit in ein Projekt einfließt.

Beispiel aus dem privaten Bereich: Bau eines großen Insektenhotels (2 Meter hoch, 1,20 Meter breit und tief)

Nutze für Zeitplanung und Berechnung der Meilensteine am besten Excel. Hänge den aktuellen Meilensteinplan sichtbar auf. 

Kosten, Termin, Arbeitspakete, notwendige Ressourcen ... Plane dein Projekt schriftlich. Alles, was am Start vergessen wird, kann später viel Zeit und Energie kosten.

Erstelle eine Aufgabenliste und nutze eventuell einen Projektstrukturplan

Wer macht was mit wem bis wann? Diese Frage wird dir helfen, diese Liste schnell zu erstellen. Auch hier bietet sich Excel an.

Sollten viele Aufgaben und Aktivitäten (> 20) in dieser Liste stehen, bietet es sich an, Aufgaben einzelnen Aufgabenblöcken zuzuordnen (z. B.: Finanzierung, Grundstück, Hausbau, Einzug, Feier).

In privaten und berufliche Projekten, an denen mehrere Personen beteiligt sind, könnte eine Alternative google-Sheets sein. Dies ist kostenlos nutzbar und kann von allen online genutzt werden. So nutzen wir es auch bei blueprints für Aufgaben im Team.

Bei größeren Projekten: Nutze einen Projektstrukturplan (PSP)

Der Projektstrukturplan stellt alle Aufgaben bzw. Elemente eines Projekts und seine Beziehungen dar. Wir erhalten eine hierarchische Strukturierung des Projektes. Der Projektstrukturplan (PSP) beinhaltet, anders als das GANTT-Diagramm, keine zeitliche Aussage über die Abarbeitung des Projektes.

Ein einfacher PSP. Dieser wird auch als Work Breakdown Structure (WBS) bezeichnet.

Ein GANTT-Diagramm nutzen

Das im Projektmanagement am häufigsten eingesetzte Planungsinstrument ist das GANTT-Diagramm. Leider liegen diese Diagramme zu häufig in Schubladen oder verstecken sich in den Tiefen des Rechners.

Zentrale Projekthilfen gehören an einen Ort, wo sie ständig für den Nutzer sichtbar sind. Informationen und Beispiele für die Erstellung von GANTT-Diagrammen findest du zum Beispiel auf http://www.gantt.com/ge. Gerade für die Terminplanung und um den Status im Projekt zu verfolgen ist das GANTT-Diagramm äußerst nützlich.

Eine kostenlose Desktop-Projektplanungs-App für kleine und mittlere Unternehmen, die Gantt-Diagramme benötigen, findest du hier auf ganttproject.biz. Für größere private Projekte könnte diese App eine Einsatzmöglichkeit sein.

„Erschaffe so viele komplexe Projekte wie du willst. Aber die Anordnungen, die du für ihre Umsetzung gibst, sollten einfach und klar sein.“

Napoleon I. (1769 - 1821), französischer Kaiser 

Experten nutzen die angemessenen Methoden und Hilfsmittel. Lieber ein einfacheres Werkzeug nutzen und es so wirksam werden lassen.

Leitfaden als Download: Projekte einfach planen

Hier stellen wir dir einen Leitfaden zur Projektplanung zur Verfügung. In dieser Form kannst du ihn als Checkliste für deine nächste Planung nutzen.

blueprints-Pareto-Tipp: Projektplanung

„Nehme dir Zeit und definiere das Projektziel rechtzeitig und gründlich. Halte die Planung einfach und setze Meilensteine. Nutze eine Aufgabenliste und bei größeren Projekten einen Projektstrukturplan und ein GANTT-Diagramm. Hetze nicht durch die Planung, denn das rächt sich zumeist in der Durchführung deines Projektes.“ 

Umfrage zum Thema "Planung von Projekten"

Nutze die folgende Umfrage, um dich auf das Thema einzustimmen und erfahre, was andere blueprints-Leserinnen und -Leser für Projekte planen.

Anregungen zum Thema "Projektmanagement"

Wenn die Planung fertig ist, geht es an die Realisierung deines Projektes. Für diese Phase haben wir einen Beitrag auf blueprints, der die wichtigsten Aspekte einfach und klar verdeutlicht.

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„Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen.“

Josef Anton Bruckner (1824 - 1896), österreichischer Komponist

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