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aufgaben projekte planen ap

Sie sparen Zeit, Nerven und Geld.

Der Volksmund weiß: "Gut vorbedacht - schon halb gemacht." Doch leider werden viele Projekte schlecht geplant. Ob Hausbau, berufliche Projekte etc., nutzen Sie diese sieben bewährten Prinzipien.

 

Für private und berufliche Projektplanung

Lesen Sie hier über die einfachen und bewährten sieben Planungsprinzipien für private und berufliche Projekte. Hilfsmittel als Downloads, Informationen und nützliche Anregungen sollen Ihnen dazu dienen, das nächste Projekt erfolgreich zu planen.

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Das Ziel rechtzeitig und gründlich definieren

Klären Sie, was bis wann genau erreicht werden soll. Schreiben Sie das Ziel auf und sprechen Sie mit allen maßgeblich Beteiligten. Machen Sie Betroffene zu Beteiligten. Diese Arbeit wird sich schnell in Zeit-, Geld- und Nervenersparnis auszahlen.

Gerade diese Phase wird häufig zu schnell durchgeführt. Wir wollen ins Tun kommen. Das kostet aber häufig in der Realisierung viel Geld und Nerven.

Deswegen - planen Sie rechtzeitig und gründlich.

Der Erfolg kommt nur über die Brücke der Planung zu dir. 

Adolf Loos

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Planung einfach halten und im Blick haben

Halten Sie Ihre Planung so einfach wie möglich. MS-Projekt und Netzplantechniken sind zumeist völlig überdimensioniert. Die Arbeiten mit Word und Excel sind meist vollkommen ausreichend.

Doch welches Projekt auch immer. Planen Sie unbedingt schriftlich und behalten Sie Ihre Planung im Blick. So werden Sie immer tiefer in das Projekt eintauchen, Fehler vermeiden und Ihre kreativen Potenziale immer wieder befeuern.

Definition: Projektplanung und -kontrolle

Einzelobjektplanung und -kontrolle, die den gesamten Lebenszyklus des betrachteten Objekts umfasst, z. B. Produkt-/Projektplanung

Gabler Wirtschaftslexikon

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Meilensteine setzen

Welche Zwischenziele wollen Sie bis wann erreichen? lautet hier die zentrale Frage.

Unterscheiden Sie bitte zwischen Zeitaufwand und Dauer. Der Zeitaufwand sind die Stunden, die Sie für bestimmte Teilaufgaben benötigen, die Dauer sind die Tage oder Wochen, bis Sie die Teilaufgabe(n) realistisch durchführen können. Hier gibt es einen Unterschied, da Sie noch andere Aufgaben wahrnehmen müssen und nicht 100 % Ihrer Zeit in ein Projekt einfließt.

Nutzen Sie hierfür am besten Excel und hängen Sie den aktuellen Meilensteinplan sichtbar auf.

schreiben apix

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Eine Aufgabenliste erstellen

Wer macht was mit wem bis wann? Diese Frage wird Ihnen helfen, diese Liste schnell zu erstellen. Auch hier bietet sich Excel an.

Sollten viele Aufgaben (> 20) in dieser Liste stehen, bietet sich an, Aufgaben in Aufgabenthemen einzuordnen (z. B.: Finanzierung, Grundstück, Hausbau, Einzug, Feier).

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Ein GANTT-Diagramm nutzen

Das im Projektmanagement am häufigsten eingesetzte Planungsinstrument ist das GANTT-Diagramm. Leider liegen diese Diagramme zu häufig in Schubladen oder verstecken sich in den Tiefen des Rechners.

Zentrale Projekthilfen gehören an einen Ort, wo sie ständig für den Nutzer sichtbar sind. Informationen und Beispiele für die Erstellung von GANTT-Diagrammen finden Sie zum Beispiel auf Wikipedia oder auf http://www.gantt.com/ge.

Erschaffe so viele komplexe Projekte wie du willst. Aber die Anordnungen, die du für ihre Umsetzung gibst, sollten einfach und klar sein. 

Napoleon I. Bonaparte

 

teamarbeit apix

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Kontrolle ist wichtig

Für ein Projekt sollten unbedingt Kontrollen vereinbart werden. Die zentralen Fragen hierbei lauten:

  1. Sind alle Aufgaben im Plan oder muss nachgearbeitet werden?
  2. Reicht die Zeit aus, um Meilensteine (Zwischenziele) und das Gesamtziel zu erreichen?

Dafür müssen vor allem die Beteiligten so viel Vertrauen in den Projektleiter haben, dass sie den Verzug auch zugeben. Hierfür sollte der Projektleiter immer wieder vertrauensvoll werben.

Als Regel könnte ausgegeben werden: "Es kann passieren, dass jemand im Verzug ist. Es darf nicht sein, dass er es nicht sagt."

Zur Kontrolle bieten sich Projektmeetings zur Überprüfung des Projektverlaufes und der Meilensteine an.

Die Kunst, Pläne zu machen, besteht darin, den Schwierigkeiten ihrer Ausführung zuvorzukommen.

Luc de Clapiers Vauvenargues

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Die Planung endet nicht

Bis zum Abschluss des Projekts muss die Planung immer wieder geprüft werden und mit dem Projektverlauf abgeglichen werden.

Folgende vier Fragen sind dabei hilfreich:

  • Was ist das Projektziel?
  • Welche Maßnahmen führen zum Ziel?
  • Sind die Termine noch realistisch?
  • Wo liegen Risiken in der Planung? (-> Zeit- und Finanz-Puffer einbauen)

Vergessen Sie nicht, das erfolgreiche Beenden des Projekts zu feiern. Sie und andere haben dafür gearbeitet. Feiern Sie gemeinsam mit dem Team den Erfolg, um daraus Kraft und Mut für das nächste Projekt zu schöpfen. 

Weitere kostenfreie Hilfsmittel und Informationen auf blueprints

Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen.

Josef Anton Bruckner

 

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