Projektplanung einfach erklärt – die 5 hilfreichen Prinzipien, auch privat
Der Volksmund weiß: "Gut vorbedacht – schon halb gemacht." Doch leider werden viele Projekte schlecht geplant. Ob Hausbau, berufliche Projekte etc., nutze diese fünf bewährten Prinzipien.
Lies hier über die einfachen und bewährten Planungsprinzipien für private und berufliche Projekte. Hilfsmittel als Downloads, Informationen und nützliche Anregungen sollen dir dazu dienen, das nächste Projekt erfolgreich zu planen.
Inhalt: Gute Projektplanung – einfach erklärt
1. Die 5 einfachen und hilfreichen Prinzipien der Projektplanung
Diese Prinzipien werden dir helfen, einfach und schnell private und berufliche Projekte zu planen.
Am Ende des Artikel findest du neben Downloads, Buchempfehlungen und Videos zum Thema auch den Beitrag zum Thema "Projektmanagement" auf blueprints sowie Onlinekurse zum Thema.
Projekte in Unternehmen
Bei Projekten in Unternehmen werden in der Phase der Projektplanung die verschiedensten Pläne erarbeitet. Hier eine Auswahl: Aufgabenpläne, Ablaufpläne, Kapazitätspläne, Kommunikationspläne, Kostenpläne, Qualitätspläne, Risikomanagement, Terminpläne.
Wir wollen es hier aber einfach halten und uns auf die wesentlichen Prinzipien konzentrieren.
„Die Kunst, Pläne zu machen, besteht darin, den Schwierigkeiten ihrer Ausführung zuvorzukommen.“
Luc de Clapiers (1715 - 1747), Marquis de Vauvenargues, französischer Philosoph
1.1. Das Ziel rechtzeitig und gründlich definieren
Kläre, was bis wann genau erreicht werden soll. Schreibe das Ziel auf und spreche mit allen maßgeblich Beteiligten. Mache Betroffene zu Beteiligten. Diese Arbeit wird sich schnell in Zeit-, Geld- und Nervenersparnis auszahlen.
Gerade diese Phase wird häufig in der Praxis des Projektmanagements zu schnell durchgeführt. Wir wollen ins Tun kommen. Das kostet aber häufig in der Realisierung viel Geld und Nerven.
Deswegen – plane rechtzeitig und gründlich. Das ist die beste Voraussetzung für den Erfolg deines Projektes. Ob private oder berufliche Projekte, nutze diesen Beitrag, um dein Projektziel klar und kraftvoll zu formulieren.
Beitrag: Ziele formulieren
Ziele formulieren: erlerne die Kunst, Motivation auszulösen
Der Unterschied zwischen dem beinahe richtigen Wort und dem richtigen Wort ist so groß wie der zwischen einem Glühwürmchen und einem Blitz. So formulierte Mark Twain es einst so treffend. Was für einzelne Worte gilt, gilt auch für Formulierungen. Denn wenn du mit Zielen arbeitest, ist es wichtig, das Ziel eindeutig und motivierend zu formulieren.
Nutze die folgende Anleitung, um dein Ziel so aufzuschreiben, dass du aus deinen Wünschen Ziele machst, und diese dann so formulierst, dass der Erfolg wahrscheinlicher wird – nutze die einzelnen Schritte, um ein motivierendes Ziel zu formulieren – und mache einen Blitz daraus..
„Der Erfolg kommt nur über die Brücke der Planung zu dir.“
Adolf Loos (1870 - 1933), österreichischer Architekt, Architekturkritiker und Kulturpublizist
1.2. Planung einfach halten und im Blick haben
Ob die Planung der Termine oder die Kostenplanung – halte deine Planung so einfach wie möglich. MS-Projekte und Netzplantechniken sind zumeist völlig überdimensioniert. Die Arbeiten mit Word und Excel sind meist vollkommen ausreichend.
Doch welches Projekt auch immer. Plane unbedingt schriftlich und behalte deine Planung und Durchführung im Blick. So wirst du immer tiefer in das Projekt eintauchen, Fehler vermeiden und deine kreativen Potenziale immer wieder befeuern.
Tipps, um das Projekt im Blick zu behalten:
- Private Projekte: Projektplan an den Kühlschrank oder einen anderen Ort hängen, wo die Beteiligten sich oft aufhalten.
- Berufliche Projekte: Visualisierung am Rechner ist das eine – hänge aber auch die Planung an deinem Arbeitsplatz auf.
- Immer wieder prüfen, ob die privaten und beruflichen Pläne angepasst werden müssen.
Definition: Projektplanung und -kontrolle
Einzelobjektplanung und -kontrolle, die den gesamten Lebenszyklus des betrachteten Objekts umfasst, z. B. Produkt-/Projektplanung
Gabler Wirtschaftslexikon
1.3. Setze Meilensteine
Welche Zwischenziele willst du bis wann erreichen? lautet hier die zentrale Frage.
Unterscheide bitte zwischen Zeitaufwand und Dauer. Der Zeitaufwand sind die Stunden, die du für bestimmte Teilaufgaben benötigst, die Dauer sind die Tage oder Wochen, bis du die Teilaufgabe(n) realistisch durchführen kannst. Hier gibt es einen Unterschied, da du noch andere Aufgaben wahrnehmen musst und nicht 100 % deiner Zeit in ein Projekt einfließt.
Beispiel aus dem privaten Bereich: Bau eines großen Insektenhotels (2 Meter hoch, 1,20 Meter breit und tief)
- Zeitaufwand für das gesamte Projekt: 40 Stunden
- Recherche und Planung = 2 Stunden, Material besorgen = 2 Stunden, Standort vorbereiten = 1 Stunde, ...
- Pro Woche kann 8 Stunden am Projekt gearbeitet werden (Mo. bis Fr. = 1 Stunden, Samstag = 3 Stunden)
- Projektdauer = 6 Wochen (1 Woche Zeitpuffer einplanen wegen Wetter o. ä.)
Nutze für Zeitplanung und Berechnung der Meilensteine am besten Excel. Hänge den aktuellen Meilensteinplan sichtbar auf.
Kosten, Termin, Arbeitspakete, notwendige Ressourcen ... Plane dein Projekt schriftlich. Alles, was am Start vergessen wird, kann später viel Zeit und Energie kosten.
1.4. Erstelle eine Aufgabenliste und nutze eventuell einen Projektstrukturplan
Wer macht was mit wem bis wann? Diese Frage wird dir helfen, diese Liste schnell zu erstellen. Auch hier bietet sich Excel an.
Sollten viele Aufgaben und Aktivitäten (> 20) in dieser Liste stehen, bietet es sich an, Aufgaben einzelnen Aufgabenblöcken zuzuordnen (z. B.: Finanzierung, Grundstück, Hausbau, Einzug, Feier).
In privaten und berufliche Projekten, an denen mehrere Personen beteiligt sind, könnte eine Alternative google-Sheets sein. Dies ist kostenlos nutzbar und kann von allen online genutzt werden. So nutzen wir es auch bei blueprints für Aufgaben im Team.
Bei größeren Projekten: Nutze einen Projektstrukturplan (PSP)
Der Projektstrukturplan stellt alle Aufgaben bzw. Elemente eines Projekts und seine Beziehungen dar. Wir erhalten eine hierarchische Strukturierung des Projektes. Der Projektstrukturplan (PSP) beinhaltet, anders als das GANTT-Diagramm, keine zeitliche Aussage über die Abarbeitung des Projektes.
Ein einfacher PSP. Dieser wird auch als Work Breakdown Structure (WBS) bezeichnet.
1.5. Ein GANTT-Diagramm nutzen
Das im Projektmanagement am häufigsten eingesetzte Planungsinstrument ist das GANTT-Diagramm. Leider liegen diese Diagramme zu häufig in Schubladen oder verstecken sich in den Tiefen des Rechners.
Zentrale Projekthilfen gehören an einen Ort, wo sie ständig für den Nutzer sichtbar sind. Informationen und Beispiele für die Erstellung von GANTT-Diagrammen findest du zum Beispiel auf http://www.gantt.com/ge. Gerade für die Terminplanung und um den Status im Projekt zu verfolgen ist das GANTT-Diagramm äußerst nützlich.
Eine kostenlose Desktop-Projektplanungs-App für kleine und mittlere Unternehmen, die Gantt-Diagramme benötigen, findest du hier auf ganttproject.biz. Für größere private Projekte könnte diese App eine Einsatzmöglichkeit sein.
„Erschaffe so viele komplexe Projekte wie du willst. Aber die Anordnungen, die du für ihre Umsetzung gibst, sollten einfach und klar sein.“
Napoleon I. (1769 - 1821), französischer Kaiser
Experten nutzen die angemessenen Methoden und Hilfsmittel. Lieber ein einfacheres Werkzeug nutzen und es so wirksam werden lassen.
2. Leitfaden als Download: Projekte einfach planen
Hier stellen wir dir einen Leitfaden zur Projektplanung zur Verfügung. In dieser Form kannst du ihn als Checkliste für deine nächste Planung nutzen.
3. blueprints-Pareto-Tipp: Projektplanung
„Nehme dir Zeit und definiere das Projektziel rechtzeitig und gründlich. Halte die Planung einfach und setze Meilensteine. Nutze eine Aufgabenliste und bei größeren Projekten einen Projektstrukturplan und ein GANTT-Diagramm. Hetze nicht durch die Planung, denn das rächt sich zumeist in der Durchführung deines Projektes.“
4. Umfrage zum Thema "Planung von Projekten"
Nutze die folgende Umfrage, um dich auf das Thema einzustimmen und erfahre, was andere blueprints-Leserinnen und -Leser für Projekte planen.
Was für ein Projekt planst du?
Hier die bisherigen Antworten anschauen ⇓
Die bisherigen Stimmen:
| Ein privates Projekt mit wenigen Beteiligten. | 35 Stimmen |
| Ein berufliches Projekt mit wenigen Beteiligten. | 26 Stimmen |
| Ein unternehmerisches Projekt mit wenigen Beteiligten. | 9 Stimmen |
| Ein berufliches Projekt mit vielen Beteiligten. | 7 Stimmen |
| Ein privates Projekt mit vielen Beteiligten. | 6 Stimmen |
| Ein unternehmerisches Projekt mit vielen Beteiligten. | 3 Stimmen |
5. Anregungen zum Thema "Projektmanagement"
Wenn die Planung fertig ist, geht es an die Realisierung deines Projektes. Für diese Phase haben wir einen Beitrag auf blueprints, der die wichtigsten Aspekte einfach und klar verdeutlicht.
Beitrag: Projektmanagement einfach erklärt
Projektmanagement einfach erklärt
Wir alle haben es in unserem Leben immer wieder mit kleineren oder größeren Projekten zu tun. Ob privat oder beruflich, die Werkzeuge und Prinzipien des Projektmanagements zu kennen kann viel Zeit, Energie und Geld sparen.
Wer gute Ergebnisse erzielen möchte, der sollte sich ein wenig mit dem Thema beschäftigen, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Hier findest du Tipps, Werkzeuge und Downloads zum Thema "Projektmanagement".
6. Videos zu "Planung von Projekten"
6.1. Video: Die richtige Projektplanung: In 4 Schritten ergebnisorientiert planen
Länge: 5:22 Minuten
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Video: Excel: Gantt-Diagramm erstellen – bedingte Formatierung [Balkenplan, Projektplan, Projektmanagament]
Länge: 7:15 Minuten
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7. Buchempfehlungen zu "Projektplanung"
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„Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen.“
Josef Anton Bruckner (1824 - 1896), österreichischer Komponist
8. Umfrage: Was sind deine Tipps zur Planung von Projekten?
Was sind deine Tipps zur Planung von Projekten?
Hier die bisherigen Antworten anschauen ⇓
Antwort 1
Möglichst viel dokumentieren.
Rat von anderen einholen.
Antwort 2
Alle Betroffenen ins Boot holen, nicht nur die Chefs
Antwort 3
Bleibe realistisch, was die Zeiten der Umsetzung betrifft. Der Wunsch schnell fertig zu werden ist verständlich. Bei zu engem Zeitplan stellt sich schnell Hektik oder gar Enttäuschung ein. Es soll immer Freude bereite einem Ziel näher zu kommen.
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9. Onlinekurse zum "Projektmanagement" bei lecturio
9.1. Projektmanagement (GPM)
Themenschwerpunkte des Kurses sind:
- Projektdefinition und Ziele
- Stakeholder- und Risikomanagement
- Phasen-, Termin- und Ressourcenplanung
- Kommunikation und Konflikte
- Projektsteuerung
- Vertrags- und Änderungsmanagement
Im Anschluss können Sie optional ein Zertifikat von der akkreditierten Zertifizierungsstelle PM-ZERT erwerben.
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9.2. Scrum – Agiles Projektmanagement
Werden Sie Scrum Spezialist und verbessern Sie Ihre Produktentwicklung! Dieser Kurs bereitet Sie u.a. auf die Prüfung zum PSM I (Professional Scrum Master) vor.
Mit Scrum gelingt es Ihnen, Ihr Projektmanagement einfacher und effektiver zu gestalten. Speziell zur Produkt- und Softwareentwicklung konzipiert, ist Scrum für Projektmanager längst ein fester Bestandteil in anderen Bereichen. Wenige Regeln, festgelegte Rollen und gut strukturierte Arbeitsabschnitte, sogenannte Sprints, machen Scrum zu einem beliebten und oft genutzten Modell.
In diesem Onlinekurs lernen Sie nicht nur alle wichtigen Theorien zum agilen Projektmanagement Framework Scrum, sondern erfahren durch Beispiele auch wie Produkte in komplexen Rahmenbedingungen entwickelt werden können. Scrum-Experte Sebastian Schneider bringt Ihnen die richtige Nutzung des Scrum-Modells bei und gibt zusätzlich Tipps für die Scrum-Prüfung.
Lernen Sie Scrum kennen mit folgenden Inhalten:
- Die Regeln, Prinzipien und Rollen im Scrum
- Prozesse, Nutzungsmöglichkeiten und Grundlagen
- Planung, Zieldefinierung und Teamentwicklung
- Agile Praktiken und Beispiele
- Gesetzmäßigkeiten, typische Probleme und Organisation
- sowie vieles mehr
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