Projektmanagement einfach erklärt

Projektmanagement einfach erklärt

Wir alle haben in unserem Leben immer wieder mit kleineren oder größeren Projekten zu tun. Ob privat oder beruflich, die Werkzeuge und Prinzipien des Projektmanagement zu kennen, kann viel Zeit; Energie und Geld sparen.

Wer gute Ergebnisse erzielen möchte, der sollte sich ein wenig mit dem Thema beschäftigen, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Hier findest du Tipps, Werkzeuge und Downloads zum Thema "Projektmanagement".

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1. Was ist ein Projekt?

Nach DIN 69 901 ist „Projektmanagement die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes“. Weiter wird ausgeführt:  „Projektmanagement ist die Anwendung von Methoden, Hilfsmitteln, Techniken und Kompetenzen in einem Projekt. Es umfasst das […] Zusammenwirken der verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus.“ (DIN ISO 21500)

Ein Projekt ist ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation“.

Pragmatischer könnte man Projekte mit der folgenden Aufzählung charakterisieren. Projekte sind

  • zeitlich befristet
  • sachlich begrenzt
  • ein- oder erstmalig
  • zuständigkeitsübergreifend (hoher Koordinationsbedarf)
  • von erheblichem Arbeitsaufwand

Ob es sich um die Einführung eines Zielvereinbarungssystems, der Erarbeitung eines Computer-Aided-Selling Systems (CAS) oder der Entwicklung einer neuen Software handelt, Projekte sind immer mit Kosten und zeitlichem Aufwand verbunden.

„Sag mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet.“

Sprichwort im Projektmanagement 

Gute Projektmanager sind in Unternehmen gesucht. 

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2. Die Schritte im Projektmanagement

Die folgenden Schritte, Werkzeuge und Prinzipien helfen, um ein Projekt erfolgreich zu managen. Je nach Größe des Projekt, Zahl und Art der Beteiligten, Zeitraum etc. sollten diese mal intensiver und mal weniger intensiv genutzt werden. Wichtig beim Projektmanagement sind gute Abstimmung und Informationsfluss, angemessene Kommunikation, beste Werkzeuge und Visualisierung der einzelnen Projektphasen bzw. Projektschritte.

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2.1. Kläre die Ziele und formuliere sie klar und richtig

Die folgenden Punkte sollten bei der Arbeit mit Zielen in Projekten unbedingt beachten:

  • Das Ziel kommt vom Auftraggeber.
  • Es wird auf Machbarkeit geprüft.
  • Beachten die Empfehlungen zu Thema "Ziele formulieren".
  • Kein Start der Realisierungsphase ohne klares Ziel.
  • Rufe dir und den Beteiligten das Ziel immer wieder ins Gedächtnis.
  • Kontrolliere immer wieder, ob das Ziel noch erreichbar ist bzw. noch erreicht werden soll.

Kosten, Aufwand und Zeit werden in dieser Phase grob geschätzt. Bei großen Projekten wird häufig noch eine Machbarkeitsstudie erstellt. Am Ende dieser Phase steht der formelle Projektauftrag.

Wird die Erarbeitung eines klaren Ziels und die ständige Ausrichtung der Projektarbeit am Ziel nicht sorgfältig durchgeführt, ist die Chance groß, dass das Projekt irgendwann in einer Statistik auftaucht und zwar in der Rubrik „gescheitert“.

Klare Projektziele sind die Basis des Erfolges im Projektmanagement.

Lese hier typische Probleme, die im Projektmanagement immer wieder gemacht werden.

Probleme bei der Arbeit mit Zielen in Projekten

Probleme bei der Arbeit mit Zielen in Projekten

In der Projektarbeit ist die Phase der Planung ein sehr wichtiger Schritt, der sehr häufig nur unzureichend durchgeführt wird. Leider rächt sich diese mangelnde Planung in den meisten Projekten sehr schnell und führt zu erheblichen Kosten, Terminverschiebungen und/oder Konflikten.

Aber auch in anderen Phasen des Projektmanagement kommt es zu Probleme, die du kennen solltest, um sie zu vermeiden.

Wünsche statt Ziele – Planung auf wackligen Füßen

Häufig werden pauschale, unklare Wünsche vom Auftraggeber (z. B. Kunde, Geschäftsleitung, Führungskraft) vorgegeben. Die Aufgabe ist unklar und nicht als Ziel und oft nicht schriftlich fixiert.

Was ist das genaue Ziel? Was genau soll mit diesem Projekt erreicht werden? Wann ist der Endtermin für das Projekt? Wie hoch ist das Budget? Welche Personen sind beteiligt und welche Kompetenzen haben der Projektleiter bzw. einzelne Projektgruppenmitglieder?

Erst wenn diese Kriterien für das Projekt geklärt sind, stimmt das Fundament des Projekts. Nun können konkrete Schritte erarbeitet, Aufgabenlisten erstellt und z.B. GANTT-Diagramme zur Visualisierung von Zeitbedarfen und Aufgaben ausgearbeitet werden.

Projekte sterben wegen unklarer Ziele – Welchen Nutzen hat das Projekt?

Interne Projekte verlieren schnell an Relevanz bzw. Wichtigkeit, weil auf einmal andere Aufgaben für z.B. Kunden wichtiger sind.

Beispiel: Bei einem Kunden wurde das eigene Internetprojekt verschoben (man schiebt wahrscheinlich noch heute), weil man einem Kunden die Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Internetseite im Web bewusst gemacht hatte und diesen Auftrag nun mit den Mitarbeitern des Projektteams abarbeiten musste.

Wenn Projektziele klar formuliert sind, kann den Beteiligten und den internen Auftraggebern der Nutzen leichter transparent gemacht werden. Da Projektziele direkt oder indirekt aus den Zielen des Unternehmens abgeleitet sind, wird deutlich, wie dieses Projekt zur Erreichung der kurz-, mittel- oder langfristigen Zielen beiträgt.

In Krisenzeiten kann es zwar immer noch zum Abbruch bzw. Aufschub des Projekts kommen, aber meist handelt es sich dann nur um eine zeitliche Verschiebung bzw. „Verkleinerung“ des Projekts und nicht zum „Tod des ganzen Projektes“.

Das Whiskey-Syndrom – Zu schnell in die Realisierung

Wer das Projektziel genau erarbeitet und fixiert, wird sich nicht zu schnell in die Realisierungsphase drängen lassen bzw. in diese übergehen, sondern seine Aktivitäten sorgfältig auf das Ziel ausrichten. Das spart in der Realisierungsphase viel Zeit, Geld und Energie.

Auftraggeber, die schnell Ergebnisse sehen wollen und das Erarbeiten der Ziele und die Planung als nicht so wichtig ansehen, drängen häufig den Projektleiter bzw. das Projektteam direkt oder indirekt in die Realisierungsphase. In den USA wird dieser Effekt als „Whiskey-Syndrom“ bezeichnet. Es steht für die Frage: „Why istn’t Sam coding yet?“ oder „Warum programmiert Sam immer noch nicht?“ und bringt die Ungeduld der Verantwortlichen zum Ausdruck, die schnell Resultate sehen wollen.

Ziele aus den Augen verlieren – Ständige Visualisierung und Kontrolle

Häufig verlieren Projektleiter und somit meist auch das Projektteam das Projektziel aus den Augen. Es wird an den Aufgaben bzw. Lösungen gearbeitet und der ständige Abgleich mit dem Ziel vergessen. So erstellt man häufig eine gute Lösung, die aber nicht dem definierten Ergebnis entspricht.

Das Projektziel sollte immer wieder visualisiert und zum Maßstab genommen werden. In Brainstormings, Meetings oder Projektbesprechungen sollte der Projektleiter immer wieder dem Team das Ziel vor Augen führen, um ständig die Aufgaben, Lösungen und Methoden auf deren Wirksamkeit überprüfen zu können und diese am gewünschten Ergebnis auszurichten.

Fehlendes Feedback – Ziele im Fluss der Zeit

Projekte laufen gewöhnlich über Zeiträume von mehren Monaten oder gar Jahren. In diesen Zeiträumen können sich Anforderungen, Marktbedingungen oder Rahmenbedingungen ändern. Alles ist im Fluss – und somit können auch das Projektziel und damit möglicherweise sogar das Projekt betroffen sein.

Aus diesem Grund sollte der Projektleiter nicht nur zu den Projektzwischenergebnissen Feedback einholen, sondern mit dem Auftraggeber auch das Projektziel regelmäßig überprüfen. Nur so ist über größere Zeitspannen sichergestellt, dass das angestrebt Ziel noch zeitgemäß ist und den Vorstellungen und Anforderungen des Auftraggebers entsprechen.

Beitrag: Ziele formulieren: erlerne die Kunst, Motivation auszulösen

Ziele formulieren

Ziele formulieren

Ziele formulieren: erlerne die Kunst, Motivation auszulösen

Der Unterschied zwischen dem beinahe richtigen Wort und dem richtigen Wort ist so groß wie der zwischen einem Glühwürmchen und einem Blitz. So formulierte Mark Twain es einst so treffend. Was für einzelne Worte gilt, gilt auch für Formulierungen. Denn wenn du mit Zielen arbeitest, ist es wichtig, das Ziel eindeutig und motivierend zu formulieren. 

Nutze die folgende Anleitung, um dein Ziel so aufzuschreiben, dass du aus deinen Wünschen Ziele machst, und diese dann so formulierst, dass der Erfolg wahrscheinlicher wird – nutze die einzelnen Schritte, um ein motivierendes Ziel zu formulieren – und mache einen Blitz daraus.. 

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2.2. Plane dein Projekt sorgfältig

Leider werden viele große Projekte kaum, ungenügend oder schlecht geplant.

Die folgenden Punkte sollten dabei unbedingt berücksichtig werden:

  1. Das Ziel rechtzeitig und gründlich definieren.
  2. Planung einfach halten und im Blick haben
  3. Stelle das Projektteam zusammen.
  4. Setze Meilensteine
  5. Erstelle eine Aufgabenliste und nutze eventuell einen Projektstrukturplan
  6. Ein GANTT-Diagramm nutzen

Planung ist das A&O im Projektmanagement.

Du findest auch einen eigenen detaillierteren Beitrag auf blueprints zu diesem Thema. 

Beitrag: Projektplanung - die 5 hilfreichen Prinzipien

Projektplanung einfach erklärt

Projekte planen

Projektplanung einfach erklärt – die 5 hilfreichen Prinzipien, auch privat

Der Volksmund weiß: "Gut vorbedacht - schon halb gemacht." Doch leider werden viele Projekte schlecht geplant. Ob Hausbau, berufliche Projekte etc., nutze diese fünf bewährten Prinzipien.

Lese hier über die einfachen und bewährten Planungsprinzipien für private und berufliche Projekte. Hilfsmittel als Downloads, Informationen und nützliche Anregungen sollen dir dazu dienen, das nächste Projekt erfolgreich zu planen. 

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2.3. Nutze einfache Werkzeuge für die Realisierung

Um nun die einzelnen Aufgaben in deinen Arbeitsablauf zu integrieren sind Tages-, Wochen- und Monatspläne hilfreich. Welchen Plan du nutzt bzw. welche du kombinierst hängt von deinem Projekt und deinen weiteren Aufgaben ab. Hier findest du verschiedene Pläne zum Download.

Tagesplan, Wochenplan, Monatsplan als Download: "+" klicken

Tagesplan erstellen

Tagesplan erstellen

Tagesplan erstellen – die 7 Geheimnisse guter Planung

Aus einer Glasflasche Ketchup die richtige Portion herauszuschütteln ist einfacher, als einen Tag zu planen. Denn ... wie sollen wir auch planen? Während des Tages stört immer wieder jemand, der Kunde, der Kollege, der Partner oder das kurzfristig angesetzte Meeting. Da macht es doch keinen Sinn, einen Tagesplan zu erstellen ... oder?

Es gibt ein erprobtes Vorgehen gegen dieses Problem. Sieben Planungs-Prinzipien helfen, die Übersicht zu behalten, Fehler zu minimieren und Stress zu reduzieren.

 

Es empfiehlt sich Maßnahmenpläne zu nutzen. Hier findest du auf blueprints kostenlose Vorlagen zum Download für dein Projekt.

 

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2.4. Gleiche ständig Plan und Durchführung ab

Für ein Projekt sollten unbedingt Kontrollen vereinbart werden. Die zentralen Fragen hierbei lauten:

  1. Sind alle Aufgaben im Plan oder muss nachgearbeitet werden?
  2. Stimmt die Terminplanung noch?
  3. Reicht die Zeit aus, um Meilensteine (Zwischenziele) und das Gesamtziel zu erreichen?

Dafür müssen vor allem die Beteiligten so viel Vertrauen in den Projektleiter haben, dass sie den Verzug auch zugeben. Hierfür sollte der Projektleiter immer wieder vertrauensvoll werben.

Als Regel für das Projektmanagement sollte generell gelten:

"Es kann passieren, dass jemand im Verzug ist. Es darf nicht sein, dass er es nicht sagt."

Zur Kontrolle bieten sich Projektmeetings zur Überprüfung des Projektverlaufes, der Kostenplanung und der Meilensteine an.

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2.5. Feier den Projekterfolg

Wenn das Projekt erfolgreich beendet ist, dann sollte das Durchführen des Projekts gefeiert werden. Gemeinsam mit deinem Team sollte der den Erfolg gefeiert werden, um daraus Kraft und Mut für neue Aufgaben und Projekte zu schöpfen. Außerdem festigt es die Beziehungsebene der Teammitglieder, was in kommenden Projekten hilfreich ist.

Feier gemeinsam im Team den Erfolg.

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2.6. Lerne aus dem Projekt 

Nach dem Projektabschluss sollte nicht nur gefeiert werden, sondern auch gelernt. Im Projektmanagement wird dies dann mit "Review" bezeichnet. Das Projekt wird rückblickend bewertet, die Erfahrungen möglichst schriftlich festgehalten. Der Bericht wird dann ebenfalls englisch als "Lessons-Learned-Bericht" bezeichnet.

Hier einige Frage, um ein Projekt rückblickend zu bewerten:

  • Was hat gut funktioniert und was weniger?
  • Welche Planungsinstrumente haben sich bewährt?
  • Welche Tools in der Planung müssen weiter entwickelt werden?
  • Welche Teammitglieder haben sich im Projekt weiter entwickelt?
  • Was könnte unser Projektmanagement noch verbessern?
  • Haben wir die Chancen und Risiken richtig bewertet?
  • Haben wir die notwendigen Ressourcen richtig berechnet?  

Lerne aus diesem Projekt für das nächste.

 

Für das nächste Projekt? Agiles Projektmanagement mit Scrum

Der Begriff "Scrum" kommt aus dem Englischen von "scrum" für „Gedränge“. Scrum ist eine Vorgehensweise im Projektmanagement. Ursprünglich wurde es in der Softwaretechnik entwickelt und genutzt. Heutztage wird Scrum in vielen anderen Bereichen eingesetzt.

Video: Agiles Projektmanagement mit SCRUM erklärt

Länge: 4:31 Minuten

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3. Leitfaden als Download: Projektmanagement einfach und auf einen Blick

Hier haben wir für dich einen Leitfaden zur Projektplanung erstellt. In dieser Form kannst du ihn als Checkliste für deine nächste Planung nutzen.

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4. blueprints-Pareto-Tipp: Projektmanagement

Ein blueprints-Pareto-Tipp fasst kurz und knapp zusammen, was die wichtigsten Anregungen zum Thema sind. Es ist eine Art Merksatz, an den wir bei verschiedenen Gelegenheiten in der Guten-Morgen-Gazette erinnern.

„Kläre die Projektziele und formuliere sie klar und richtig. Plane dein Projekt sorgfältig und nutze einfache Werkzeuge für die Realisierung. Gleiche ständig Plan und Durchführung ab, um dann nach guter Arbeit den Projekterfolg zu feiern. Vergesse nicht aus jedem Projekt zu lernen, um das nächste noch besser und effizienter zu managen.“ 

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5. Videos zum Thema Projektmanagement

5.1. Video: Projektmanagement kurz und bündig erklärt

Länge: 6:48 Minuten

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6. Buchempfehlungen zum Thema Projektmanagement



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7. Online-Kurse zum Projektmanagement bei lecturio

7.1. Projektmanagement (GPM)

Themenschwerpunkte des Kurses sind:

  • Projektdefinition und Ziele
  • Stakeholder- und Risikomanagement
  • Phasen-, Termin- und Ressourcenplanung
  • Kommunikation und Konflikte
  • Projektsteuerung
  • Vertrags- und Änderungsmanagement

Im Anschluss können Sie optional ein Zertifikat von der akkreditierten Zertifizierungsstelle PM-ZERT erwerben.

Hier erfährst du mehr über den Online-Kurs von lectrurio*

7.2. Scrum – Agiles Projektmanagement 

Werden Sie Scrum Spezialist und verbessern Sie Ihre Produktentwicklung! Dieser Kurs bereitet Sie u.a. auf die Prüfung zum PSM I (Professional Scrum Master) vor.

Mit Scrum gelingt es Ihnen, Ihr Projektmanagement einfacher und effektiver zu gestalten. Speziell zur Produkt- und Softwareentwicklung konzipiert, ist Scrum für Projektmanager längst ein fester Bestandteil in anderen Bereichen. Wenige Regeln, festgelegte Rollen und gut strukturierte Arbeitsabschnitte, sogenannte Sprints, machen Scrum zu einem beliebten und oft genutzten Modell.

In diesem Onlinekurs lernen Sie nicht nur alle wichtigen Theorien zum agilen Projektmanagement Framework Scrum, sondern erfahren durch Beispiele auch wie Produkte in komplexen Rahmenbedingungen entwickelt werden können. Scrum-Experte Sebastian Schneider bringt Ihnen die richtige Nutzung des Scrum-Modells bei und gibt zusätzlich Tipps für die Scrum-Prüfung.

Lernen Sie Scrum kennen mit folgenden Inhalten:

  • Die Regeln, Prinzipien und Rollen im Scrum
  • Prozesse, Nutzungsmöglichkeiten und Grundlagen
  • Planung, Zieldefinierung und Teamentwicklung
  • Agile Praktiken und Beispiele
  • Gesetzmäßigkeiten, typische Probleme und Organisation
  • sowie vieles mehr

Hier erfährst du mehr über den Online-Kurs von lectrurio*

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8. Artikel zum Thema "Projektplanung"

Beitrag: Projektplanung - die 5 hilfreichen Prinzipien

Projektplanung einfach erklärt

Projekte planen

Projektplanung einfach erklärt – die 5 hilfreichen Prinzipien, auch privat

Der Volksmund weiß: "Gut vorbedacht - schon halb gemacht." Doch leider werden viele Projekte schlecht geplant. Ob Hausbau, berufliche Projekte etc., nutze diese fünf bewährten Prinzipien.

Lese hier über die einfachen und bewährten Planungsprinzipien für private und berufliche Projekte. Hilfsmittel als Downloads, Informationen und nützliche Anregungen sollen dir dazu dienen, das nächste Projekt erfolgreich zu planen. 

 

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