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Wer den Lockvogel stört

Projektmanagement ist nicht nur für den geschäftlichen Bereich wertvoll, sondern auch im Privaten sind die Prinzipien extrem hilfreich.

Der Volksmund weiß: "Gut vorbedacht - schon halb gemacht." Doch leider werden viele größere Vorhaben und Projekte kaum, ungenügend oder schlecht geplant. Das Fundament ist marode und so wird das ganze Bauwerk gefährdet. Machen Sie diesen Fehler nicht und sparen Sie sich Zeit und Energie, die Sie sinnvoller einsetzen können.

Der Artikel soll Ihnen helfen

  • Vorhaben und Projekte schneller zu planen,
  • effizienter und effektiver zu realisieren sowie
  • besser den Überblick zu behalten.

Dies gilt übrigens nicht nur für berufliche, sondern auch für große private Projekte. Nutzen Sie die Vorgehensweise, auch für Ihre gewichtigen privaten Vorhaben (Bau einer Garage, Renovierung Ihres Hauses ...).

1. Definieren Sie das Ziel (mit Auftraggeber/Partner/Beteiligten)

Fragen, Fragen und nochmals Fragen ist hier notwendig, um zu klären, was bis wann genau erreicht werden soll. Schreiben Sie das Ziel auf und führen Sie es sich immer von neuem vor Augen. Diese Arbeit wird sich flugs in Zeit-, Geld- und Nervenersparnis auszahlen.

Was am Anfang nicht klar definiert und festgelegt wird, kann später im Projekt/Vorhaben zu großen Problemen und viel Arbeit führen. Deswegen - lassen Sie sich Zeit für die Klärung des genauen Ziels.

2. Schießen Sie nicht mit der Kanone auf Spatzen

Halten Sie Ihre Planungsinstrumente einfach. Projekt-Software und Netzplantechniken sind großartige Werkzeuge, aber häufig völlig überdimensioniert. Die Nutzung von Word und Excel ist meist vollkommen ausreichend.

 
 

3. Starten Sie mit den Meilensteinen

"Welche definierten Etappen wollen Sie bis wann erreichen?", lautet hier die zentrale Frage. Unterscheiden Sie bitte zwischen Zeitaufwand und Dauer. Der Zeitaufwand sind die Stunden, die Sie für bestimmte Teilaufgaben benötigen, die Dauer sind die Tage oder Wochen, bis Sie die Teilaufgabe realistisch beenden können. Hier gibt es einen Unterschied, da Sie noch andere Aufgaben wahrnehmen müssen und nicht 100 % Ihrer Zeit in ein Projekt/Vorhaben einfließt.

Tipp: Den Aufwand für eine Tätigkeit sollten Sie immer in Stunden und die Dauer in Tagen und Wochen angeben.

Beispiele:

  • Software testen: Aufwand 20 Stunden, Dauer 10 Tage
  • Rasen frisch anlegen: Aufwand 6 Stunden, Dauer 3 Wochen
  • Kaminzimmer renovieren: Aufwand 10 Stunden, Dauer 3 Tage

Nutzen Sie hierfür am besten Excel und hängen Sie den aktuellen Meilensteinplan für Sie sichtbar auf.

4. Erstellen Sie eine Aufgabenliste

"Wer macht was mit wem bis wann?" Diese Frage wird Ihnen helfen, diese Liste zügig zu erstellen. Auch hier bietet sich Excel an. Sollten viele Aufgaben (> 20) in dieser Liste stehen, ist es ratsam, die Aufgaben in Themen/Blöcke einzuordnen

Beispiele:

  • Finanzierung, Grundstück, Hausbau, Einzug, Feier ...
  • Vorbereitung, Fliesen legen, Malerarbeiten, Einräumen ...
  • Rasen vorbereiten, aussäen, pflegen und nachsäen ...

5. Nutzen Sie eine grafische Übersicht

Das im Projektmanagement am häufigsten eingesetzte Planungsinstrument ist das GANTT-Diagramm. Hier werden die einzelnen Aufgaben grafisch in Balken dargestellt. So erkennen Sie, was parallel und was nacheinander getan werden muss. Leider liegen diese Diagramme zu häufig in Schubladen und verstecken sich in den Tiefen des Rechners.

Die Übersicht gehört an einen Ort, wo Sie diese ständig sehen. Excel leistet auch hier gute Dienste. Beispiele für die Erstellung solcher Übersichten finden Sie rasch im Internet. Geben Sie in google GANTT-Diagramme ein und lassen Sie sich Beispiele anzeigen.

Bitte denken Sie bei der Projektplanung an das Folgende: Keine Schönwetterplanung!

Das heißt: Bedenken Sie, dass das Wetter schlecht sein könnte, ein Zulieferer nicht mitspielt oder andere Projekte ihre Zeit brauchen. Bauen Sie Pufferzeiten ein.

6. Kontrollinstrumente sind wichtig

Für das Projekt/Vorhaben müssen Kontrollinstrumente vereinbart werden. Die zentralen Fragen beim Einsatz dieser Instrumente lauten:

  • a) Sind alle Aufgaben im Plan oder muss nachgearbeitet werden?
  • b) Sind alle Ressourcen richtig eingesetzt oder braucht man mehr, um das Ziel zu erreichen?

Dafür müssen vor allem die Mitarbeiter (Beteiligte) so viel Vertrauen in den Projektmanager haben, dass sie den Verzug auch zugeben. Als Regel sollte im Projektmanagement gelten: Es kann passieren, dass man im Verzug ist. Es darf nicht sein, dass man es nicht sagt.

Beispiele:

  • Das Modul xy ist noch nicht fertig und alle anderen Module bauen darauf auf
  • Der Gärtner hat vergessen, die Rasensaat für mich zu bestellen - ich kann nicht aussäen

Als Kontrollinstrumente bieten sich Meetings zur Überprüfung des Projektverlaufes und der Meilensteine an. Beim Gärtner könnte ich vorher anrufen, bevor ich meinen Urlaub nehme.

7. Vorsicht bei Sonderwünschen

Im Projektablauf fällt es so manchem Auftraggeber ein, dass er gerne dieses oder jenes auch noch hätte. "Die Schnittstellen sollten wir auch noch …", "den Test müssten wir auch noch machen …"

Das ist im Prinzip nicht schlimm und könnte sogar für zusätzlichen Umsatz sorgen. Bedenklich wird es, wenn der Projektleiter Folgendes vergisst:

  • a) Er kalkuliert die Kosten nicht.
  • b) Er fixiert die Änderung zum Projekt nicht schriftlich und lässt es sich nicht bestätigen.
  • c) Er prüft nicht, ob der Projektendtermin so noch zu halten ist.

Und das passiert häufiger als man annimmt. Der Projektleiter sagt einfach zu, schreibt eine kleine Notiz und die Ressourcen sind ja eh da. Deswegen nennt man sie auch Eh-da-Ressourcen. Tun Sie das bitte in Ihren Projekten nicht.

In privaten Projekten fällt dem einen oder anderen Beteiligten gern ein, dass er noch dieses oder jenes hätten. "Wenn wir eh schon dabei sind ..." Vorsicht! Auch hier heißt es "genau kalkulieren, was es an Zeit, Geld ... kostet".

8. Projektsteuerung

Bis zum Abschluss des Projekts/Vorhabens und zum Feiern des Erfolges muss immer nochmal ein Soll-Ist-Abgleich stattfinden.

Stellen Sie sich stets noch einmal die vier Fragen:

  1. Was ist das Ziel?
  2. Welche Maßnahmen führen zum Ziel?
  3. Sind die Termine noch realistisch?
  4. Wo liegen Risiken in der Planung? (-> Puffer einbauen)

Denken Sie bitte daran: 80 % aller Abweichungen, die in der Projektmitte auftreten, wurden bei Projektbeginn durch mangelhafte Vorbereitung verursacht.

9. Die Feier des Erfolges

Vergessen Sie nicht das erfolgreiche Beenden des Projekts/Vorhabens zu feiern. Sie haben gearbeitet. Ein Team war beteiligt. Feiern Sie gemeinsam mit dem Team den Erfolg, um daraus Kraft und Mut für neue Aufgaben und Projekte zu schöpfen.

Feiern Sie die funktionierende Software, die neue Garage, den wunderbaren grünen Rasen ... und laden uns dazu ein. ;-)

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