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Projektmanagement einfach erklärt

Projektmanagement einfach erklärt

Wir alle haben in unserem Leben immer wieder mit kleineren oder größeren Projekten zu tun. Ob privat oder beruflich, die Werkzeuge und Prinzipien des Projektmanagement zu kennen, kann viel Zeit; Energie und Geld sparen.

Wer gute Ergebnisse erzielen möchte, der sollte sich ein wenig mit dem Thema beschäftigen, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Hier findest du Tipps, Werkzeuge und Downloads zum Thema.

Punkt bp 1

1.  Was ist ein Projekt?

Nach DIN 69 901 ist „Projektmanagement die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes“.

Ein Projekt ist ein „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation“.

Pragmatischer könnte man Projekte mit der folgenden Aufzählung charakterisieren.

Projekte sind

  • zeitlich befristet
  • sachlich begrenzt
  • ein- oder erstmalig
  • zuständigkeitsübergreifend (hoher Koordinationsbedarf)
  • von erheblichem Arbeitsaufwand

Ob es sich um die Einführung eines Zielvereinbarungssystems, der Erarbeitung eines Computer-Aided-Selling Systems (CAS) oder der Entwicklung einer neuen Software handelt, Projekte sind immer mit Kosten und zeitlichem Aufwand verbunden.

Punkt 2

2. Projektmanagement und die erschreckende Studien im IT-Bereich

Diverse Studien bestätigen, dass ca. 40 Prozent aller IT-Projekte scheitern (Gartner Group/TechRepublic 11/2000).

Eine Studie der Standish Group (1994) zeigte auf, dass nur 16% aller Softwareprojekte erfolgreich (hinsichtlich Zeit-, Budget und Funktionsvorgaben) abgeschlossen werden. Rund 53% der Softwareprojekte werden mit erheblichen Defiziten zu Ende gebracht und 31% der Projekte scheitern gänzlich.

Nach einer Studie der britischen Cranfield University scheitern mehr als 50 Prozent der untersuchten Intranetprojekte. Schon sechs Monate nach ihrer Einführung wurden diese nicht mehr genutzt. (Quelle: HighText Verlag, 13.02.2001)

Punkt 3

3. Probleme bei der Arbeit mit Zielen in Projekten

In der Projektarbeit ist die Phase der Planung ein sehr wichtiger Schritt, der sehr häufig nur unzureichend durchgeführt wird. Leider rächt sich diese mangelnde Planung in den meisten Projekten sehr schnell und führt zu erheblichen Kosten, Terminverschiebungen und/oder Konflikten.

Die folgenden Fehler sollten bei der Projektplanung vermieden werden:

3.1. Wünsche statt Ziele – Planung auf wackligen Füßen

Häufig werden pauschale, unklare Wünsche vom Auftraggeber (z. B. Kunde, Geschäftsleitung, Führungskraft) vorgegeben. Die Aufgabe ist unklar und nicht als Ziel und oft nicht schriftlich fixiert.

Was ist das genaue Ziel? Was genau soll mit diesem Projekt erreicht werden? Wann ist der Endtermin für das Projekt? Wie hoch ist das Budget? Welche Personen sind beteiligt und welche Kompetenzen haben der Projektleiter bzw. einzelne Projektgruppenmitglieder?

Erst wenn diese Kriterien für das Projekt geklärt sind, stimmt das Fundament des Projekts. Nun können konkrete Schritte erarbeitet, Aufgabenlisten erstellt und z.B. GANTT-Diagramme zur Visualisierung von Zeitbedarfen und Aufgaben ausgearbeitet werden.

3.2. Projekte sterben wegen unklarer Ziele – Welchen Nutzen hat das Projekt?

Interne Projekte verlieren schnell an Relevanz bzw. Wichtigkeit, weil auf einmal andere Aufgaben für z.B. Kunden wichtiger sind.

Beispiel: Bei einem Kunden wurde das eigene Internetprojekt verschoben (man schiebt wahrscheinlich noch heute), weil man einem Kunden die Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Internetseite im Web bewusst gemacht hatte und diesen Auftrag nun mit den Mitarbeitern des Projektteams abarbeiten musste.

Wenn Projektziele klar formuliert sind, kann den Beteiligten und den internen Auftraggebern der Nutzen leichter transparent gemacht werden. Da Projektziele direkt oder indirekt aus den Zielen des Unternehmens abgeleitet sind, wird deutlich, wie dieses Projekt zur Erreichung der kurz-, mittel- oder langfristigen Zielen beiträgt.

In Krisenzeiten kann es zwar immer noch zum Abbruch bzw. Aufschub des Projekts kommen, aber meist handelt es sich dann nur um eine zeitliche Verschiebung bzw. „Verkleinerung“ des Projekts und nicht zum „Tod des ganzen Projektes“.

3.3. Das Whiskey-Syndrom – Zu schnell in die Realisierung

Wer das Projektziel genau erarbeitet und fixiert, wird sich nicht zu schnell in die Realisierungsphase drängen lassen bzw. in diese übergehen, sondern seine Aktivitäten sorgfältig auf das Ziel ausrichten. Das spart in der Realisierungsphase viel Zeit, Geld und Energie.

Auftraggeber, die schnell Ergebnisse sehen wollen und das Erarbeiten der Ziele und die Planung als nicht so wichtig ansehen, drängen häufig den Projektleiter bzw. das Projektteam direkt oder indirekt in die Realisierungsphase. In den USA wird dieser Effekt als „Whiskey-Syndrom“ bezeichnet. Es steht für die Frage: „Why istn’t Sam coding yet?“ oder „Warum programmiert Sam immer noch nicht?“ und bringt die Ungeduld der Verantwortlichen zum Ausdruck, die schnell Resultate sehen wollen.

3.4. Ziele aus den Augen verlieren – Ständige Visualisierung und Kontrolle

Häufig verlieren Projektleiter und somit meist auch das Projektteam das Projektziel aus den Augen. Es wird an den Aufgaben bzw. Lösungen gearbeitet und der ständige Abgleich mit dem Ziel vergessen. So erstellt man häufig eine gute Lösung, die aber nicht dem definierten Ergebnis entspricht.

Das Projektziel sollte immer wieder visualisiert und zum Maßstab genommen werden. In Brainstormings, Meetings oder Projektbesprechungen sollte der Projektleiter immer wieder dem Team das Ziel vor Augen führen, um ständig die Aufgaben, Lösungen und Methoden auf deren Wirksamkeit überprüfen zu können und diese am gewünschten Ergebnis auszurichten.

3.5. Fehlendes Feedback – Ziele im Fluss der Zeit

Projekte laufen gewöhnlich über Zeiträume von mehren Monaten oder gar Jahren. In diesen Zeiträumen können sich Anforderungen, Marktbedingungen oder Rahmenbedingungen ändern. Alles ist im Fluss – und somit können auch das Projektziel und damit möglicherweise sogar das Projekt betroffen sein.

Aus diesem Grund sollte der Projektleiter nicht nur zu den Projektzwischenergebnissen Feedback einholen, sondern mit dem Auftraggeber auch das Projektziel regelmäßig überprüfen. Nur so ist über größere Zeitspannen sichergestellt, dass das angestrebt Ziel noch zeitgemäß ist und den Vorstellungen und Anforderungen des Auftraggebers entsprechen.

Punkt 4

4. Zielarbeit im Projektmanagement

Die folgenden Punkte sollten Sie bei der Arbeit mit Zielen in Projekten unbedingt beachten:

  • Das Ziel kommt vom Auftraggeber
  • Es wird auf Machbarkeit geprüft
  • Beachten Sie die Empfehlungen zur Zielformulierung
  • Kein Start der Realisierungsphase ohne klares Ziel
  • Rufen Sie sich und den Beteiligten das Ziel immer wieder ins Gedächtnis
  • Kontrollieren Sie immer wieder, ob das ursprüngliche Ziel noch erreichbar ist bzw. noch erreicht werden soll
  • Feiern Sie den Erfolg mit dem Projektteam

Wird diese Planungsphase, die Erarbeitung eines klaren und transparenten Ziels und die ständige Ausrichtung der Projektarbeit am Ziel nicht sorgfältig durchgeführt, wird dieses Projekt irgendwann in einer Statistik auftauchen und zwar in der Rubrik „gescheitert“.

Klare Projektziele sind die Basis des Erfolges in der Projektarbeit. Sie helfen dem Projektleiter, dem Auftraggeber und dem Projektteam in der Suche, Umsetzung und Kontrolle der notwendigen Schritte bzw. Maßnahmen zum gewünschten Ergebnis.

Punkt 5

5. Die Planung im Projekt muss stimmen

Leider werden viele große Projekte kaum, ungenügend oder schlecht geplant.

Die folgenden Punkte sollten dabei berücksichtig werden, denn Planung ist das A&O im Projektmanagement.

  1. Das Ziel rechtzeitig und gründlich definieren
  2. Planung einfach halten und im Blick haben
  3. Setze Meilensteine
  4. Erstelle eine Aufgabenliste und nutze eventuell einen Projektstrukturplan
  5. Ein GANTT-Diagramm nutzen

Du findest auch einen eigenen detaillierteren Beitrag auf blueprints zu diesem Thema. 

Beitrag: Projektplanung - die 5 hilfreichen Prinzipien

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Projektplanung - die 5 hilfreichen Prinzipien

Der Volksmund weiß: "Gut vorbedacht - schon halb gemacht." Doch leider werden viele Projekte schlecht geplant. Ob Hausbau, berufliche Projekte etc., nutze diese sieben bewährten Prinzipien.

Lese hier über die einfachen und bewährten sieben Planungsprinzipien für private und berufliche Projekte. Hilfsmittel als Downloads, Informationen und nützliche Anregungen sollen dir dazu dienen, das nächste Projekt erfolgreich zu planen. 

Punkt 6

6. Nutze einfache Werkzeuge für die Realisierung von Projekten 

Um nun die einzelnen Aufgaben in deinen Arbeitsablauf zu integrieren sind Tages-, Wochen- und Monatspläne hilfreich. Welchen Plan du nutzt bzw. welche du kombinierst hängt von deinem Priojekt und deinen weiteren Aufgaben ab. Hier findest du verschiedene Pläne zum Download.

Tagesplan, Wochenplan, Monatsplan als Download: "+" klicken

Tagesplan erstellen

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Tagesplan erstellen – die 7 Geheimnisse guter Planung

Aus einer Glasflasche Ketchup die richtige Portion herauszuschütteln ist einfacher, als einen Tag zu planen. Denn ... wie sollen wir auch planen? Während des Tages stört immer wieder jemand, der Kunde, der Kollege, der Partner oder das kurzfristig angesetzte Meeting. Da macht es doch keinen Sinn, einen Tagesplan zu erstellen ... oder?

Es gibt ein erprobtes Vorgehen gegen dieses Problem. Sieben Planungs-Prinzipien helfen, die Übersicht zu behalten, Fehler zu minimieren und Stress zu reduzieren.

 

Punkt 7

7. Gleiche stets Plan und Durchführung ab

Für ein Projekt sollten unbedingt Kontrollen vereinbart werden. Die zentralen Fragen hierbei lauten:

  1. Sind alle Aufgaben im Plan oder muss nachgearbeitet werden?
  2. Stimmt die Terminplanung noch?
  3. Reicht die Zeit aus, um Meilensteine (Zwischenziele) und das Gesamtziel zu erreichen?

Dafür müssen vor allem die Beteiligten so viel Vertrauen in den Projektleiter haben, dass sie den Verzug auch zugeben. Hierfür sollte der Projektleiter immer wieder vertrauensvoll werben.

Als Regel für das Projektmanagement sollte generell gelten:

"Es kann passieren, dass jemand im Verzug ist. Es darf nicht sein, dass er es nicht sagt."

Zur Kontrolle bieten sich Projektmeetings zur Überprüfung des Projektverlaufes, der Kostenplanung und der Meilensteine an.

 Punkt 8

8. Feier den Projekterfolg

Vergessen Sie nicht das erfolgreiche Beenden des Projekts zu feiern. Sie haben gearbeitet und ein Team war daran beteiligt. Feiern Sie gemeinsam mit dem Team den Erfolg, um daraus Kraft und Mut für neue Aufgaben und Projekte zu schöpfen.

Vergesse nicht, das erfolgreiche Beenden des Projekts, in welcher Form auch immer, zu feiern. Du und andere haben dafür gearbeitet. Feier gemeinsam mit dem Team den Erfolg, um daraus Kraft und Mut für das nächste Projekt zu schöpfen. 

Punkt 9

9. Zitate zum Thema Projektmanagement

Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen. (Josef Anton Bruckner)

Ein klares Ziel gibt uns die Kraft, jede beliebige Leistung zu vollbringen. Unbeirrbare Entschlossenheit lässt uns jedes Hindernis überwinden. Mit der richtigen Geisteshaltung werden Sie selbst das scheinbar Unmögliche schaffen. (Dr. Napoleon Hill)

Die Kunst, Pläne zu machen, besteht darin, den Schwierigkeiten ihrer Ausführung zuvorzukommen. (Luc de Clapiers Vauvenargues)

Niemand plant zu versagen, aber die meisten versagen beim Planen. (unbekannter Autor)

Punkt 10

10. Buchempfehlungen zum Thema Projektmanagement



Punkt 11

11. Links zum Thema Projektmanagement

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