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Tagesplan erstellen - die 7 Geheimnisse guter Planung

Aus einer Glasflasche Ketchup die richtige Portion herauszuschütteln ist einfacher, als einen Tag zu planen. Denn ... wie sollen wir auch planen? Während des Tages stört immer wieder jemand, der Kunde, der Kollege, der Partner oder das kurzfristig angesetzte Meeting. Da macht es doch keinen Sinn, einen Tagesplan zu erstellen ... oder?

Es gibt ein erprobtes Vorgehen gegen dieses Problem. Sieben Planungs-Prinzipien helfen, die Übersicht zu behalten, Fehler zu minimieren und Stress zu reduzieren.

"Gib mir 6 Stunden, einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten 4 mit dem Schärfen der Axt verbringen."

Abraham Lincoln

 

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Prinzip 1: Gute Planung ist einfach und schriftlich

Ein Tagesplan sollte mühelos zu erstellen sein und einen guten Überblick über die Aufgaben und Termine geben. Outlook, Lotus Notes oder andere Programme haben integrierte Kalender, die sich hervorragend eignen. Aber auch der klassische Kalender hat seine Vorteile. Bitte aber unbedingt schriftlich planen - es nur im Kopf zu tun belastet und führt zu Fehlern. Entlasten Sie sich und planen Sie schriftlich und einfach. 

Hier einige kostenfreie Vorlagen für Ihre Planung:

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Prinzip 2: Maximal 50 % verplanen

Es ist wichtig, ein Gespür dafür zu entwickeln, wie viel Zeit verplant werden kann. 100 % macht wenig Sinn. Es wird immer Unvorhergesehenes geben, das Sie kurzfristig tun müssen, Fragen beantworten, Probleme lösen, jemandem helfen ...

Bitte nur 50 % verplanen, damit es bei Zeitüberschreitungen und Unvorhergesehenem nicht zum Dominoeffekt kommt. So verhindern Sie Frustrationen in der Tagesplanung.

Zeit bewegt uns 

Zeit ist heutzutage ein bewegendes Thema. Wir merken es auch an der Tatsache, dass das Wort "Zeit" eines der am häufigsten genutzten Substantive der Deutschen ist.

Hier finden Sie einen weiteren Artikel zum Thema: Die Zeit - Gedanken zum Mysterium

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Prinzip 3: Den Tag am Vortag planen

Ein Prinzip ist besonders zu empfehlen und zwar: "Planen Sie den Tag spätestens am Vortag". So werden Sie entspannter in den Feierabend gehen.

Es wird immer Aufgaben geben, die wir zu erledigen haben. Es gibt genug Arbeit für uns. Strukturieren und priorisieren Sie diese. Dann sollte es aber auch eine Zeit für Entspannung geben und für Ihre privaten Aufgaben.

Morgens in Ruhe den Tagesplan zu erstellen ist selten möglich. Die ersten E-Mails mit Aufgaben, Kolleginnen und Kollegen, die Ihre Hilfe brauchen, Ihr Vorgesetzter ...

WICHTIG: Für den Plan des Folgetages bitte immer ein wenig Zeit vor dem Feierabend einplanen.

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Prinzip 4: Große Aufgaben in Scheiben schneiden

Einige Aufgaben sind so groß, da demotiviert die immense Entfernung zum Ziel. Häufig entsteht so "Schieberitis", also das "Vor-sich-Herschieben" von Aufgaben.

Schneiden Sie große Aufgaben in "Scheiben", die sinnvolle Einheiten darstellen. Diese Technik wird auch als Salamitaktik oder Salamitechnik bezeichnet. Diese finden dann als kleine Blöcke Einzug in Ihren Tagesplan (zum Beispiel Blöcke à 25 Minuten). 

Sie wollen ein größeren Artikel schreiben?

  • Sammeln Sie Material und Ideen
  • Lernen Sie über das interessante Schreiben
  • Erstellen Sie eine Struktur
  • Befragen Sie Kollegen ...
  • Tipps von Autoren einholen 
  • Starten Sie zu schreiben (jeden Tag 25 Minuten)
  • ...

Die Vorteile sind die Motivationsschübe beim Erledigen und die kreativen Pausen zwischen den Teilaufgaben. Unser Unbewusstes "arbeitet weiter", was zu besseren Ergebnissen führt. Ein hilfreiches Instrument für die Integration der "Scheiben" in den Tagesplan ist die Pomodoro-Technik.   

"Pläne sind die Träume der Verständigen."

Ernst Freiherr von Feuchtersleben 

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Prinzip 5: Prioritäten setzen und der Tagesplan

Nicht zu jeder Zeit des Tages sind wir gleich leistungsfähig oder können ungestört arbeiten. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Aufgaben mit hoher Priorität möglichst dann in den Tagesplan zu legen, wenn wir unser Leistungshoch haben bzw. ungestörter arbeiten können.

Es gibt zwei Methoden, die helfen können, Prioritäten zu setzen. Das ist zum einen das Pareto-Prinzip und zum anderen das Eisenhower-Prinzip

Das Leistungshoch liegt häufig in den Stunden von 9 bis 11 Uhr und von 16 bis 20 Uhr. Das hängt aber auch von den Aufstehzeiten, der Ernährung und unserer Veranlagung ab (siehe auch "Eulen oder Lerchen"). Dieser Download hilft Ihnen bei der Ermittlung Ihrer Leistungsfähigkeits-Kurve.

Weitere hilfreiche Werkzeuge zum Thema:

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Prinzip 6: Abwechslung schaffen

Lassen Sie unterschiedliche Aufgaben aufeinander folgen. Wenn Sie 60 Minuten an einem Angebot arbeiten, lassen Sie bewusst eine thematisch andere Aufgabe folgen. Rufen Sie z. B. Ihre Teammitglieder oder Kunden an, anstatt die Folien für den Vortrag zu erstellen. Sie schonen nicht nur Ihre Augen, sondern schaffen eine weitere "kreative Pause", die auch hilft, leistungsfähig zu bleiben. 

Bitte denken Sie auch an eines beim Tagesplan: Pausen, Pausen, Pausen. Wer arbeitet, sollte Pausen einlegen, um kreativ, leistungsfähig und motiviert zu bleiben. Hier finden Sie auf blueprints einen Beitrag zum Thema kleine Pausen einlegen: 30 Wege, um wieder Kraft zu schöpfen - Wie Sie am besten kleine Pausen einlegen.

"Aufschub heißt der Dieb der Zeit."

Edward Young

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Prinzip 7: Nicht unterbrechen lassen und Aufgaben zu Ende führen

Sie wollen in einem geplanten Zeitraum eine Präsentation erarbeiten, dann lassen Sie sich möglichst nicht unterbrechen. Erklären Sie Ihrem Kollegen Herrn Ungeduldig, dass Sie ihn später zurückrufen. Das fällt vielen schwer, man hilft ja gerne und manchmal sind Ablenkungen willkommen.

Denken Sie daran: Herr Ungeduldig wird auch beim nächsten Mal sofort wieder an Sie denken und unterbrechen, denn Sie helfen ja immer sofort. Das wird Ihr Zeit- und Energiekonto stark belasten. Ihr Tagesplan wird so stets durcheinander gebracht.

Konzentration ist der Schlüssel zum Erfolg. Doch da sind so viele Ablenkungen, so viele kleine Störenfriede und vielfältige Verführer, die verhindern, dass wir voll und ganz bei einer Sache sind. "Mind-Wandering" also, wandernder Geist, nennen Psychologen dieses Phänomen. Lesen Sie hier Anregungen zum "Thema Konzentriertes Arbeiten".

Ein weiterer Vorteil des "konsequenten Erledigens" ist, dass eine zu Ende geführte Aufgabe zu einem Motivationsschub führt. Lassen Sie sich dieses Gefühl nicht entgehen.

Vorsicht: Sägezahneffekt

Oh, Frau Müller ruft an. Ich werde gebraucht. Mal hören, was sie will? Geht ja schnell …
Der Hilfsbereite übersieht, dass er aus einem Vorgang gerissen wird, in den er wieder "rein finden" muss. Das kostet Zeit, Energie und auf Dauer sinkt gar die Motivation. Das nennt sich dann Sägezahneffekt. 

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Reflexionsfragen zur Optimierung des Tagesplans

Nutzen Sie jeden Tag, um Ihre Planung ein klein wenig zu verbessern. So werden Sie schnell erkennen, wo die Zeiträuber sind, wann Sie Ihre A-Aufgaben erledigen sollten und wie Sie auf Störungen reagieren.

  1. Wie kann ich meine Tagesplanung verbessern?
  2. Was sind Aufgaben, die ich immer wieder schiebe? Wo habe ich Schieberitis?
  3. Was sind meine großen Zeitfresser?
  4. Wie erfolgreich war mein Tag? Rückschau halten.
  5. Sollte ich morgens planen oder am Abend?
  6. Habe ich ausreichend Pausen gemacht?

Zum Download

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PDF  Der einfache Tagesplan

Wochenplanung

Wenn Sie für die Woche bereits eine Grobplanung durchführen möchten, sollte dies am Freitag der Vorwoche oder am Sonntag geschehen. Die 15 Minuten sind gut investierte Zeit. Sie werden nicht nur entspannter in die Woche starten, sondern auch beim Anschauen Ihrer Planung Ideen für die Umsetzung erhalten.

Hier finden Sie einen kostenlosen Download für eine einfache Wochenplanung.

Zum Download

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PDF  Der einfache Wochenplan

"Die Zeit ist der Stoff, woraus das Leben gemacht ist und in keinem Kaufladen finden wir neuen."

Karl Julius Weber 

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Seminare und Literatur zum Thema Tagesplan

Wenn Sie nach oben scrollen, finden Sie jeweils den Text markiert, der gerade vorgelesen wird.

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