Tagesplan erstellen – die 7 Geheimnisse guter Planung
Aus einer Glasflasche Ketchup die richtige Portion herauszuschütteln ist einfacher, als einen Tag zu planen. Denn ... wie sollen wir auch planen? Während des Tages stört immer wieder jemand, der Kunde, der Kollege, der Partner oder das kurzfristig angesetzte Meeting. Da macht es doch keinen Sinn, einen Tagesplan zu erstellen ... oder?
Es gibt ein erprobtes Vorgehen gegen dieses Problem. Sieben Planungs-Prinzipien helfen, die Übersicht zu behalten, Fehler zu minimieren und Stress zu reduzieren.
„Gib mir 6 Stunden einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten 4 mit dem Schärfen der Axt verbringen.“
Abraham Lincoln (1809 - 1865), US-amerikanischer Präsident
1. Prinzip 1: Gute Planung ist einfach und schriftlich
Ein Tagesplan sollte mühelos zu erstellen sein und einen guten Überblick über die Aufgaben und Termine geben. Outlook, Lotus Notes oder andere Programme haben integrierte Kalender, die sich hervorragend eignen. Aber auch der klassische Kalender hat seine Vorteile. Bitte aber unbedingt schriftlich planen – es nur im Kopf zu tun belastet und führt zu Fehlern. Entlaste dich und plane schriftlich und einfach.
Hier einige kostenfreie Vorlagen für deine Planung:
Download: Einfache Wochenplanung (Vorlage)
Eine Wochenplanung sollte einfach sein. Sie gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Termine und Aufgaben, reduziert Stress, bringt Sie Ihren Zielen näher und verhindert, Wichtiges zu vergessen.
So haben Sie einen übersichtlichen Plan Ihrer Aufgaben und Aktivitäten.
Download: Erfolgreiche Monatsplanung (Vorlage)
Eine erfolgreiche Monatsplanung ist einfach. Sie gibt einen Überblick über Termine und Aufgaben, bringt Klarheit, reduziert Stress und verhindert Wichtiges zu vergessen.
- Externe Linkempfehlung: Tagesplanung Excel
- Externe Linkempfehlung: Tipps und App zur Tagesplanung App für Android
- Externe Linkempfehlung: Tipps und App zur Tagesplanung App für iPhone und iPad
Erstellst du einen Tagesplan?
Hier die bisherigen Antworten anschauen ⇓
Die bisherigen Stimmen:
| Hin und wieder. | 106 Stimmen |
| Ja, für jeden Tag der Woche. | 82 Stimmen |
| Ja, aber nur für die Arbeitstage. | 51 Stimmen |
| Nie. | 43 Stimmen |
2. Prinzip 2: Maximal 50 % verplanen
Es ist wichtig, ein Gespür dafür zu entwickeln, wie viel Zeit verplant werden kann. 100 % macht wenig Sinn. Es wird immer Unvorhergesehenes geben, das du kurzfristig tun musst, Fragen beantworten, Probleme lösen, jemandem helfen ...
Bitte nur 50 % verplanen, damit es bei Zeitüberschreitungen und Unvorhergesehenem nicht zum Dominoeffekt kommt. So verhinderst du Frustrationen in der Tagesplanung.
Zeit bewegt uns
Zeit ist heutzutage ein bewegendes Thema. Wir merken es auch an der Tatsache, dass das Wort "Zeit" eines der am häufigsten genutzten Substantive der Deutschen ist.
Hier findest du einen weiteren Artikel zum Thema: Die Zeit – Gedanken zum Mysterium
3. Prinzip 3: Den Tag am Vortag planen
Ein Prinzip ist besonders zu empfehlen und zwar: "Plane den Tag spätestens am Vortag". So wirst du entspannter in den Feierabend gehen.
Es wird immer Aufgaben geben, die wir zu erledigen haben. Es gibt genug Arbeit für uns. Strukturiere und priorisiere diese. Dann sollte es aber auch eine Zeit für Entspannung geben und für deine privaten Aufgaben, für die dir wichtigen Menschen.
Morgens in Ruhe den Tagesplan zu erstellen ist selten möglich. Die ersten E-Mails mit Aufgaben, Kolleginnen und Kollegen, die deine Hilfe brauchen, dein Vorgesetzter ...
WICHTIG: Für den Plan des Folgetages bitte immer ein wenig Zeit vor dem Feierabend einplanen.
4. Prinzip 4: Große Aufgaben in Scheiben schneiden
Einige Aufgaben sind so groß, da demotiviert die immense Entfernung zum Ziel. Häufig entsteht so "Schieberitis", also das "Vor-sich-Herschieben" von Aufgaben.
Schneide die große Aufgaben in "Scheiben", die sinnvolle Einheiten ergeben. Diese Technik wird auch als Salamitaktik oder Salamitechnik bezeichnet. Diese finden dann als kleine Blöcke Einzug in den Tagesplan (zum Beispiel Blöcke à 25 Minuten).
Artikel: Salamitaktik
4.1. Salamitaktik: Schritt für Schritt vorgehen – so gelingt es
Magst du auch Salami in dünnen Scheiben? Ein Stück bzw. eine Scheibe abschneiden und dann ab in den Mund?
Ab heute kann dich die Salami auch an eine Taktik erinnern, die im Zeit- und Projektmanagement zu den Klassikern gehört - die Salami-Taktik. Um große Ziele zu erreichen, werden diese in kleine Teilschritte aufgeteilt. Was vorher noch unmöglich schien, wird so Stück für Stück Realität.
Wenn du diese Taktik dann noch mit einer anderen Technik verbindest, hast du eine Vorgehensweise, mit der du jede Aufgabe und jedes Projekt zeitsparend und motiviert vollendest. Bonus zur Anleitung: ► Der Belohnungs-Trick ► Hilfreiche Beispiele ► Downloads.
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Die Vorteile sind die Motivationsschübe beim Erledigen und die kreativen Pausen zwischen den Teilaufgaben. Unser Unbewusstes "arbeitet weiter", was zu besseren Ergebnissen führt. Ein hilfreiches Instrument für die Integration der "Scheiben" in den Tagesplan ist die Pomodoro-Technik.
Artikel: Pomodoro-Technik
4.2. Pomodoro Technik lernen: Anleitung, Tipps & Praxis-Empfehlungen
Oder: Wie du die Arbeit von 40 Stunden in 19,5 Stunden erfüllst
Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Technik, die auf den ersten Blick kaum nennenswerte Auswirkungen auf die eigene Arbeitsproduktivität zu haben scheint. Wenn man aber einmal die Technik ausprobiert hat und dabei den feinen, aber so wirkungsvollen Empfehlungen des Erfinders Francesco Cirillo folgt, ist Arbeit anders als vorher.
Sogar ein Burnout-Vorbeuger und Rücken-Therapeut ist in der Technik enthalten. Wir schildern dir im Detail, wie du mit dieser Technik arbeiten und auf welche Punkte du besonders achten solltest.
„Pläne sind die Träume der Verständigen.“
Ernst Freiherr von Feuchtersleben (1806 - 1849), österreichischer Popularphilosoph, Arzt, Lyriker und Essayist
5. Prinzip 5: Prioritäten setzen und das Leistungshoch berücksichtigen
Nicht zu jeder Zeit des Tages sind wir gleich leistungsfähig oder können ungestört arbeiten. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Aufgaben mit hoher Priorität möglichst dann in den Tagesplan zu legen, wenn wir unser Leistungshoch haben bzw. ungestörter arbeiten können.
Es gibt zwei Methoden, die helfen können, Prioritäten zu setzen. Das ist zum einen das Pareto-Prinzip und zum anderen das Eisenhower-Prinzip.
Artikel: Pareto-Prinzip
5.1. Pareto-Prinzip einfach erklärt – wie du das Phänomen nutzt
Das Pareto-Prinzip, oder auch 80-zu-20-Regel, ist ein großartiges Denkmodell von Vilfredo Pareto, das hilft, Zeit zu sparen und Prioritäten zu setzen - und zwar beruflich wie privat.
Vereinfacht besagt das Prinzip, dass wir 80 % eines Ergebnisses mit 20 % des Gesamtaufwandes erreichen. Die letzten 20 % erfordern dann mit 80 % des Gesamtaufwandes die meiste Arbeit.
Erfahre in diesem Artikel, wie du das Prinzip für dich nutzen kannst. Der Nutzen ist groß, aber es ist auch Vorsicht geboten. Probiere es unbedingt aus.
Artikel: Eisenhower-Prinzip
Der 34. Präsident der Vereinigten Staaten (1890 - 1969) Dwight David Eisenhower gliederte seine Aufgaben nach Prioritäten bzw. nach "optimalen Rangfolgen".
Dringende Aufgaben, die selbst erledigt werden müssen, werden zuerst bearbeitet. Weniger dringende und delegierbare anschließend oder zeitgleich durch andere Personen. Die Einteilung von Aufgaben erfolgt nach den Kriterien "Dringlichkeit" und "Wichtigkeit". Was sehr wichtig ist, kann nicht delegiert werden.
Das Leistungshoch, also die Phase hoher Kreativität, Energie und Konzentrationsfähigkeit, liegt häufig in den Stunden von 9 bis 11 Uhr und von 16 bis 20 Uhr. Das hängt aber auch von den Aufstehzeiten, der Ernährung und unserer Veranlagung ab (siehe auch "Eulen oder Lerchen"). Dieser kostenlose Download hilft dir bei der Ermittlung deiner Leistungsfähigkeits-Kurve.
Weitere hilfreiche Werkzeuge und Tipps zum Thema:
- Download: Vorlage: Eisenhower-Prinzip (Prioritäten setzen)
- Anleitung und hilfreiche Tipps: Pareto-Prinzip
- Hilfe zur Zeitplanung: ALPEN Methode und ABC-Analyse
6. Prinzip 6: Abwechslung schaffen
Lasse unterschiedliche Aufgaben aufeinander folgen. Das ist extrem hilfreich. Wenn du 60 Minuten an einem Angebot arbeitest, lasse bewusst eine thematisch andere Aufgabe folgen. Rufe z. B. deine Teammitglieder oder Kunden an, anstatt die Folien für den Vortrag zu erstellen. Du schonst nicht nur deine Augen, sondern schaffst eine weitere "kreative Pause", die auch hilft, Energie zu tanken und leistungsfähig zu bleiben.
Bitte denke auch an eines beim Tagesplan: Pausen machen. Wer arbeitet, sollte Pausen einlegen, um kreativ, leistungsfähig und motiviert zu bleiben. Hier findest du auf blueprints einen Beitrag zum Thema kleine Pausen einlegen: 30 Wege, um wieder Kraft zu schöpfen – Wie Sie am besten kleine Pausen einlegen.
Artikel: 30 Wege, um wieder Kraft zu schöpfen – Wie Sie am besten kleine Pausen einlegen
6.1. Pausen einlegen – die 30 besten Wege, um Kraft zu tanken
Es ist wie mit dem Durst, wenn er kommt, ist es eigentlich zu spät. Wir sollten vorher trinken, aber dazu gehört Selbstorganisation. Genauso verhält es sich auch mit dem Einlegen von kurzen Pausen. Lege möglichst dann eine Pause ein, wenn du noch nicht erschöpft bist. Leichter gesagt als getan, aber extrem hilfreich, wenn du deine Energie- und Entspannungsspender gefunden hast und regelmäßig nutzt. Hier nun 30 Klassiker, Neuheiten und Verrücktes – lass dich überraschen.
Siehe auch: Empfehlungen für den Tagesrückblick
6.2. Tagesrückblick: Dein zukünftiges Ich wird dir dankbar sein, wenn du dies ab heute jeden Tag für 10 Minuten tust
"Wie war dein Tag?" Wer sich des Umgangs mit interessierten Mitmenschen erfreuen darf, wird diese Frage des Öfteren zu hören bekommen. Manchmal mögen wir diese Frage, das Gespräch muss ja nicht ausarten. An anderen Tagen wollen wir lieber nicht zurückdenken und gehen der Antwort aus dem Weg.
Wir füllen die 24 Stunden unseres Tages mit so vielen Dingen: Schlafen, Arbeiten, Essen, Genuss und vielen weiteren Beschäftigungen. Aber hast du dich jemals hingesetzt und eine Minute über deinen Tag nachgedacht? Falls nein, erfahre hier, warum (und wie!) du dies tun solltest.
„Aufschub heißt der Dieb der Zeit.“
Edward Young (1683 - 1765), englischer Dichter
7. Prinzip 7: Nicht unterbrechen lassen und Aufgaben zu Ende führen
Du möchtest in einem geplanten Zeitraum eine Präsentation erarbeiten, dann lasse dich möglichst nicht unterbrechen. Erkläre deinem Kollegen Herrn Ungeduldig, dass du ihn später zurückrufst. Das fällt vielen schwer, man hilft ja gerne und manchmal sind Ablenkungen willkommen.
Denke bitte daran: Herr Ungeduldig wird auch beim nächsten Mal sofort wieder an dich denken und unterbrechen, denn du hilfst ja immer sofort. Das wird dein Zeit- und Energiekonto stark belasten. Dein Tagesplan wird so stets durcheinander gebracht.
Konzentration ist der Schlüssel zum Erfolg. Doch da sind so viele Ablenkungen, so viele kleine Störenfriede und vielfältige Verführer, die verhindern, dass wir voll und ganz bei einer Sache sind. "Mind-Wandering" also, wandernder Geist, nennen Psychologen dieses Phänomen. Lese auch die Anregungen zum Thema "Konzentriertes Arbeiten".
Artikel: Wie konzentriere ich mich besser – die besten Wege, Maßnahmen und Übungen
7.1. Besser konzentrieren: bewährte Tipps, Wege, Maßnahmen und Übungen
Wie konzentriere ich mich besser? Ob beim Lernen, beim Lesen, beim Lösen von Aufgaben oder beim Arbeiten, Konzentration ist der Schlüssel zum Erfolg. Doch da sind so viele Ablenkungen, so viele kleine Störenfriede und vielfältige Verführer, die verhindern, dass wir voll und ganz bei einer Sache sind. "Mind-Wandering" also, wandernder Geist, nennen Psychologen dieses Phänomen. Teilweise ist das Umfeld die Erklärung, teilweise sind die Ablenkungen hausgemacht und viele können durch einfache Maßnahmen und Übung verhindert werden.
Wie schaffe ich es, in weniger Zeit bessere Ergebnisse zu erzielen? Wie schaffe ich es, mich auf eine Sache zu fokussieren? Gleichzeitig Fokus und geistige Ruhe während meines Tätigseins zu erfahren?
Lese hier, was wir tun können, um uns besser zu konzentrieren ► Störquellen erkennen und beseitigen ► Selbstorganisation ► Konzentration trainieren ► hilfreiche Beiträge von blueprints.de
Ein weiterer Vorteil des "konsequenten Erledigens" ist, dass eine zu Ende geführte Aufgabe zu einem Motivationsschub führt. Lasse dir dieses Gefühl nicht entgehen.
Vorsicht: Sägezahneffekt
Oh, Frau Müller ruft an. Ich werde gebraucht. Mal hören, was sie will? Geht ja schnell …
Der Hilfsbereite übersieht, dass er aus einem Vorgang gerissen wird, in den er wieder "rein finden" muss. Das kostet Zeit, Energie und auf Dauer sinkt gar die Motivation. Das nennt sich dann Sägezahneffekt - ein echter Räuber von Energie.
8. Umfrage zum Thema Tagesplan
Welche Prinzipien sind aus deiner Sicht die wichtigsten?
Hier die bisherigen Antworten anschauen ⇓
Die bisherigen Stimmen:
| Prinzip 1: Gute Planung ist einfach und schriftlich. | 63 Stimmen |
| Prinzip 7: Nicht unterbrechen lassen und Aufgaben zu Ende führen. | 59 Stimmen |
| Prinzip 5: Prioritäten setzen und Leistungshoch berücksichtigen. | 58 Stimmen |
| Prinzip 4: Große Aufgaben in Teilaufgaben unterteilen. | 57 Stimmen |
| Prinzip 3: Den Tag am Vortag planen. | 55 Stimmen |
| Prinzip 2: Maximal 50 % der Arbeitszeit verplanen. | 52 Stimmen |
| Prinzip 6: Abwechslung schaffen. | 29 Stimmen |
Wie teilst du deine Aufgaben auf? Wie hältst du die Konzentration?
9. Reflexionsfragen zur Optimierung des Tagesplans
Nutze jeden Tag, um deine Planung ein klein wenig zu verbessern. So wirst du schnell erkennen, wo die Zeiträuber sind, wann du deine A-Aufgaben erledigen solltest und wie du auf Störungen reagierst.
- Wie kann ich meine Tagesplanung verbessern?
- Was sind Aufgaben, die ich immer wieder schiebe? Wo habe ich Schieberitis?
- Was sind meine großen Zeitfresser?
- Wie erfolgreich war mein Tag? Rückschau halten.
- Was habe ich erledigt und was nicht?
- Sollte ich morgens planen oder am Abend?
- Hatte ich ausreichend Zeiten für Pausen genutzt?
- Welche Tipps würde ich mir selber geben?
Wochenplanung
Wenn du für die Woche bereits eine Grobplanung durchführen möchtest, sollte dies am Freitag der Vorwoche oder am Sonntag geschehen. Die 15 Minuten sind gut investierte Zeit. Du wirst nicht nur entspannter in die Woche starten, sondern auch beim Anschauen deiner Planung Ideen für die Umsetzung erhalten.
Hier findest du einen kostenlosen Download für eine einfache Wochenplanung.
„Die Zeit ist der Stoff, woraus das Leben gemacht ist und in keinem Kaufladen finden wir neuen.“
Karl Julius Weber (1767 - 1832), deutscher Jurist, Privatgelehrter und Schriftsteller
10. Merk- und Reflexionskarte für eine bessere Tagesplanung
Hier findest du die Merk- und Reflexionskarte zum Thema. Die Karte ist im Quartettformat (6 x 9 cm), passt also bequem in die Jackentasche oder in die Geldbörse.
- Du hast kurz und kompakt die wichtigsten Punkte zum Thema.
- Du kannst die Karte als Gedankenstütze mitnehmen.
- Durch die Kurzform merkst du dir das Wesentliche leichter.
11. Nachteile der Tagesplanung
Wie immer, wenn wir es übertreiben, gibt es auch Nachteile.
- Wir versuchen zu viel in den Tag zu packen.
- Wir vergessen Augenblicke zu genießen.
- Wir verlernen das temporäre Nichtstun.
- Wir machen es nur, weil es auf dem Plan steht. Der Sinn wird nicht geprüft.
- Wir setzen uns zu sehr unter Druck.
12. blueprints-Pareto-Tipp: Tagesplan erstellen
„Setze Prioritäten, plane einfach und schriftlich. Verplane aber nur einen Teil deiner Zeit und tue dies möglichst am Vortag. Teile die großen Aufgaben in kleine, um Schritt für Schritt auch bei mehreren Aufgaben vorwärts zu kommen. So hast du Abwechslung. Lass dich möglichst nicht unterbrechen und führe Teilaufgaben möglichst zu Ende. Pausen und Freude sollten möglich sein.“
13. Seminare
Seminare zum Thema Selbstmanagement und Tagesplanung biete ich, Michael Behn, seit vielen Jahren firmenspezifisch und firmenintern an. Aber auch für Akademien und Kammern darf ich in diesem Bereich arbeiten.
Hier findest du offene Seminare zum Thema Selbstmanagement und zum Thema Zeitmanagement.
Hier findest du mein Trainerprofil.
14. Bücher über Tagesplanung
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15. Mehr Beiträge, Übungen und Downloads zum Thema "Effizieter Arbeiten"
Hier findest du auf blueprints weitere Beiträge, Übungen und Downloads.
- Tagesplan erstellen – die 7 Geheimnisse guter Planung
- Pareto-Prinzip einfach erklärt – wie du das Phänomen nutzt
- Konzentrierter arbeiten – so schaffst du es – Tipps, Apps und mehr
- Pomodoro-Technik – die Arbeit von 40 in 19,5 Stunden verrichten
- Salamitaktik: Schritt für Schritt vorgehen – so gelingt es
- Zeitfresser: Die großen 16 – Wie du deinen Proviant schützt
- E-Mail: effizienter Umgang – Ideen für mehr Zeit und Motivation
- Antizyklisch handeln
- Wie du Aufgaben und Projekte planst – 7 Prinzipien
- In 4 Schritten zur Gewohnheitsänderung
