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Aus einer Glasflasche Ketchup die richtige Portion heraus zu schütteln ist einfacher, als einen Tag zu planen.

Dilemma und Lösung

Wie sollen wir auch planen? Immer stört jemand, der Kunde, der Kollege, der Partner oder das kurzfristig angesetzte Meeting. Doch es gibt ein erprobtes Vorgehen gegen dieses Problem. Sieben Planungs-Prinzipien helfen, die Übersicht zu behalten, Fehler zu minimieren und Stress zu reduzieren.

Tagesplanung

1. Gute Planung ist einfach

Ein Tagesplan sollte mühelos zu erstellen sein und einen guten Überblick über die Aufgaben und Termine geben. Outlook, Lotus Notes oder andere Programme haben integrierte Kalender, die sich hervorragend eignen. Aber auch der klassische Kalender hat Vorteile.

2. Maximal 50 % verplanen

Es ist wichtig ein Gespür dafür zu entwickeln, wie viel Zeit verplant werden kann. 100 % macht wenig Sinn. Es wird immer Unvorhergesehenes geben, das Sie kurzfristig erledigen müssen, Fragen beantworten, Probleme zu lösen, jemandem helfen ...

Bitte nur 50 % verplanen, damit es bei Zeitüberschreitungen und Unvorhergesehenem nicht zum Dominoeffekt kommt und Sie Frustrationen in der Planung verhindern.

3. Aufgaben zu Ende führen (WICHTIG für Ihre Motivation)

Sie wollen in einem geplanten Zeitraum eine Präsentation erarbeiten, dann lassen Sie sich möglichst nicht unterbrechen. Sagen Sie Ihrer Kollegin Frau Ungeduldig, dass Sie sie später zurückrufen. Das fällt vielen schwer, man hilft ja gerne und manchmal sind Ablenkungen willkommen.

Denken Sie daran: Frau Ungeduldig wird auch beim nächsten Mal sofort wieder an Sie denken und unterbrechen, denn Sie helfen ja immer sofort. Das wird Ihr Zeit- und Energiekonto stark belasten.

Ein weiterer Vorteil des "konsequenten Erledigens" ist, dass eine zu Ende geführte Aufgabe zu einem Motivationsschub führt. Lassen Sie sich dieses Gefühl nicht entgehen.

Vorsicht: Sägezahneffekt!

Oh, Frau Müller ruft an. Ich werde gebraucht. Mal hören, was sie will? Geht ja schnell …
Der Hilfsbereite übersieht, dass er aus einem Vorgang gerissen wird, in den er wieder "rein finden" muss. Das kostet Zeit, Energie und auf Dauer sinkt gar die Motivation. Das nennt sich dann Sägezahneffekt.

4. Riesige Aufgaben in Scheiben schneiden

Einige Aufgaben sind so riesig, da demotiviert die immense Entfernung zum Ziel. Häufig entsteht so "Schieberitis" also das "Vor-sich-Herschieben" von Aufgaben.

Schneiden Sie die riesigen Aufgabe in Scheiben, die sinnvolle Einheiten darstellen.

Sie wollen ein größeren Artikel schreiben?

  • Sammeln Sie Material und Ideen
  • Lernen Sie über das interessante Schreiben
  • Erstellen Sie eine Struktur
  • Befragen Sie Kollegen ...
  • ...

Die Vorteile sind die Motivationsschübe beim Erledigen und die "kreativen Pausen" zwischen den Teilaufgaben. Unser Unbewusstes "arbeitet weiter", was zu besseren Ergebnissen führt.

 

Tagesplan

 

5. Abwechslung schaffen

Lassen Sie unterschiedliche Aufgaben aufeinander folgen. Wenn Sie 60 Minuten an einem Angebot arbeiten, lassen Sie bewusst eine thematisch andere Aufgabe folgen. Rufen Sie z. B. Ihre Teammitglieder oder Kunden an, anstatt die Folien für den Vortrag zu erstellen. Sie schonen nicht nur Ihre Augen, sondern schaffen eine weitere "kreative Pause", die Sie sicher gebrauchen können.

6. Die Woche am Freitag oder Montag planen

Nutzen Sie den gratis Download

Vorlage: Einfache Wochenplanung

Planen Sie bewusst mehr als einen Tag und das rechtzeitig. Sie werden nicht nur entspannter in die Woche starten, weniger gestresst sein, sondern auch beim Anschauen Ihrer Planung Ideen für die Umsetzung erhalten.

7. Zeit lassen, um besser zu werden

Zeit nehmen, um Zeit zu sparen fällt nicht leicht. Genau das ist aber das Geheimnis guter Planung. Sie hilft, den Überblick zu behalten und das Gedächtnis zu entlasten. Aufgaben werden stressfreier gemeistert.

Deswegen! Planen Sie zielbewusst, lassen Sie sich Zeit, bereiten Sie sich mutig vor und gehen Sie zuversichtlich an die Arbeit ... der Erfolg wird sich einstellen.

Weitere Artikel, Checklisten und Leitfäden zum Thema Zeitmanagement

 
 

Das Holzscheit Ihres Tages

Der deutsch-amerikanische Physiker Albert Einstein formulierte einst treffend: "Holzhacken ist deshalb so beliebt, weil man bei dieser Tätigkeit den Erfolg sofort sieht." Doch bei vielen Arbeiten ist am Ende des Tages kein Holzscheit sichtbar. Es kommen vielmehr Fragen auf wie:

  • Was habe ich heute getan?
  • Warum beendete ich die Aufgabe erneut nicht?
  • Warum ist mein Schreibtisch am Abend voller und meine Aufgabenliste länger als am Morgen?

Wir treten unbefriedigt den Heimweg an. Wir tragen unseren Frust mit nach Hause. Die gelösten Probleme, die erledigte Arbeit und das Dazugelernte sind nicht mehr präsent.

Wenn es Ihnen auch so geht, lassen Sie im Zeitraffer den Tag Revue passieren. Vergegenwärtigen Sie sich, was Sie getan haben. Lernen Sie aus dem heutigen Tag, um den morgigen noch besser zu gestalten.

Nutzen Sie die folgenden Fragen, um kritisch eine Tagesrückschau durchzuführen.

Checkliste: Tagesrückschau

  1. Welchem Ziel bin ich heute näher gekommen?
  2. Welche Aufgabe habe ich gut gelöst?
  3. Was habe ich warum erneut geschoben?
  4. Was habe ich gelernt?
  5. Wo lauerten unnötige "Zeitfresser"?
  6. Was machte mir viel Spaß?
  7. Wann hätte ich "NEIN" sagen sollen?
  8. Was hätte ich gerne anders gemacht? Beispiel:
    • Beim Auswärtstermin wäre ich gerne gelassener gewesen
    • Beim Streit mit ... wäre ich gerne ruhiger geblieben
    • Die Bitte um den Besuch am Sonntag hätte ich eher ablehnen sollen. Das Wochenende ist bereits so voll.

Die Zeit ist der Stoff, woraus das Leben gemacht ist

und in keinem Kaufladen finden wir neuen.

Karl Julius Weber

Reflexionsfragen zur Optimierung der Planung

  1. Wie planen Sie Ihren Tag?
  2. Was schieben Sie immer wieder?
  3. Was haben Sie an Ihrer Zeitplanung in den letzten Wochen verbessert?
  4. Was sind Ihre großen Zeitfresser?
  5. Halten Sie manchmal Rückschau?

 

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