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Die Pomodoro-Technik oder: Wie Sie die Arbeit von 40 Stunden in 19,5 Stunden verrichten

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Technik, die auf den ersten Blick kaum nennenswerte Auswirkungen auf die eigene Arbeitsproduktivität zu haben scheint. Wenn man aber einmal die Technik ausprobiert hat und dabei den feinen, aber so wirkungsvollen, Empfehlungen von Francesco Cirillo, seines Zeichens in den 1980er Jahren Erfinder der Pomodoro-Regeln, folgt, ist Arbeit anders als vorher.

Sogar ein Burnout-Vorbeuger und Rücken-Therapeut ist in der Technik enthalten.

 
 

So was brauche ich nicht

Ich bin hauptsächlich schreibend tätig. Am Computer - Vollzeit. Bisher hielt ich mich für einen effizienten Arbeiter. Für Zeitmanagement-Techniken sah ich keinen Bedarf, ich würde da für mich nicht allzu viel rausholen können. Dachte ich.

Dann kamen die Leser-Nachfagen nach der Pomodoro-Technik. Man habe gehört, dass Menschen damit viel Arbeitszeit einsparen könnten. Ich hatte Zweifel.

Doch Leser-Wunsch ist bekanntlich Gesetz und so habe ich die Ratschläge von dem Italiener Francesco Cirillo, Erfinder und Namensgeber der Pomodoro-Technik, für mich ausprobiert. Dies ist nun ein halbes Jahr her und ich bin dem mittlerweile alten Herren sehr dankbar für seine Technik. Seitdem tickt bei mir eine Eieruhr in Tomatenform neben dem Schreibtisch ...

Denn bei mir sind die hochtrabenden Versprechungen tatsächlich eingetroffen. Ich erledige deutlich mehr in wesentlich weniger Zeit.

Wie kann das sein?

Francesco Cirillo orientierte sich am Leitsatz:

"Der Fokus bei einer Tätigkeit führt zum Erfolg."

Auch wenn dies nicht für alle Arten von Tätigkeiten eintreffen wird, meine Empfehlung lautet: Probieren Sie die Pomodoro-Technik einfach einmal aus, wenn Ihre Form der Arbeit sich - zumindest teilweise - in 25-Minuten Cluster einteilen lässt.

Denn: Pomodoro macht Spaß, verhindert Stress, gibt ein gutes Gefühl, verhindert Rückenschmerzen und verbessert die eigene Produktivität.

Fangen wir an: Was ist die Pomodoro-Technik, was brauche ich und wie gehe ich genau vor?

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Das brauche ich

Für die Durchführung dieser Zeitmanagement-Technik brauchen Sie:

  1. Als Fan: eine Eieruhr oder Küchenuhr, die wie eine Tomate aussieht wie diese hier (Pomodoro heißt auf italienisch Tomate).
    Alternativ können Sie eines der zahlreichen gratis Online-Pomodoro-Tools (siehe unten), eine Stoppuhr oder jede andere Art von Timer verwenden.
  2. Einen Notizzettel.
  3. Einen Bleistift.

 

Pomodoro-Technik - Die 6-Schritt-Anleitung

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25-Minuten-Aufgabe notieren

Entscheiden Sie sich für eine Aufgabe, die Sie erledigen wollen. Schreiben Sie diese als Stichwort mit dem Bleistift auf den Notizzettel.

Es ist egal, um was für eine Aufgabe es sich handelt. Sie muss lediglich Ihre volle Konzentration erfordern.

Sie können natürlich auch Ihre bisherige Aufgaben-Notier-Variante nutzen, elektronisch oder per Hand. Cirillo meinte jedoch festgestellt zu haben, dass manuelles Aufschreiben und anschließendes Abhaken auf einem realen Zettel ein besseres Gefühl von "Das habe ich heute alles geschafft" hinterlässt. Ich kann das bestätigen.

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Timer starten

Stellen Sie die Tomaten-Eieruhr oder Ihren sonstigen Timer auf 25 Minuten.

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25 Minuten konzentiert arbeiten

Arbeiten Sie voll konzentriert und ohne Unterbrechung, bis die Tomate klingelt. Lassen Sie keine Störung zu.

Wenn Sie unterbrochen werden, müssen Sie leider abbrechen und die 25-Minuten-Einheit von vorne beginnen.

Falls Ihnen in dieser Pomodoro-Einheit etwas Wichtiges einfallen sollte, das Sie später erledigen wollen, schreiben Sie es stichwortartig auf einen Zettel und arbeiten dann gleich weiter.

 

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Erledigung abhaken

Nun haken Sie die Aufgabe auf Ihrem Zettel ab.

Ein schönes Gefühl!

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Pause einlegen

Nach jeder Pomodoro-Einheit von 25 Minuten legen Sie eine kurze Pause bzw. Rast ein, um die fünf Minuten wäre eine passende Dauer. Gehen Sie ein paar Schritte, machen Sie eine kurze Meditationsübung oder plaudern Sie mit einem Kollegen. Die Pause sollte nichts mit der Arbeitstätigkeit zu tun haben.

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Nach 4 Einheiten eine lange Pause

Nach jeweils vier Einheiten machen Sie eine längere Pause. Cirillo schlägt 20 bis 30 Minuten für diese längere Pause vor.

Das Einhalten der Pausen ist für die volle Entfaltung der Wirksamkeit der Technik essentiell. Das Gehirn schaltet währenddessen auf Verarbeitung der neuen Informationen um und erholt sich für die nächsten Pomdoro-Einheiten.

 

- Das wäre schon die ganze Pomodoro-Technik -

 

Warum ist das Arbeiten mit Pomodoro so anders?

Hinter der Pomodoro-Technik stecken mehrere Erkenntnisse: Menschen schaffen es ohnehin nur, sich kurze Zeiteinheiten voll produktiv zu konzentrieren. Arbeitsaufteilungen in kleine Einheiten machen die Anstrengung gefühlt wesentlich leichter (Salamitaktik!) und mildern den Drang zur Prokrastination.

Was ich ebenfalls als angenehm erlebe: Die Pausen werden Zwangsbestandteil des Tätigseins, ich empfinde dadurch deutlich weniger Stress. Pflichtpause - nach dem Klingeln müsste ich mich ansonsten aktiv gegen die Auszeit entscheiden.

 

So werden Sie immer besser als Pomodorer

Bis hierher wäre die Pflicht beschrieben, nun folgt die Pomodoro-Kür.

Es gibt sechs Zielvorgaben von Cirillo für die Selbstmanagement-Technik. Gehen Sie die folgenden Schritte stufenweise durch, nicht alle auf einmal. Erst Schritt A, wenn dieser gemeistert ist und funktioniert folgt Schritt B usw.

  1. Zeitaufwände bewusst machen
    Finden Sie heraus, wie viele Pomodoro-Einheiten notwendig sind, eine spezielle Aufgabe zu erfüllen.
    Führen Sie darum eine Liste der Pomodoros (25-Minuten-Einheiten), die Sie für Ihre Aufgaben aufwenden. So bekommen Sie im Laufe der Zeit einen Überblick darüber, wofür Sie wirklich Ihre Zeit einsetzen.

  2. Konzentration steigern
    Werden Sie immer besser darin, eine Pomodoro-Einheit von externen Störungen wie Surfen, Telefon etc. zu schützen.
    Haben Sie sich dabei erwischt, doch kurz einmal die E-Mails zu checken? Oder rasch auf den WhatsApp-Eingang geblinzelt? Üben Sie sich darin, die 25 Minuten völlig konzentriert zu bleiben.
    Tipp: Machen Sie jedes Mal einen Apostroph über die Aufgabe, wenn Sie sich bei einer Unterbrechung erwischen.

  3. Besser Zeitaufwände abschätzen lernen
    Werden Sie ein Profi darin vorab zu planen, wie viele Pomodoro-Einheiten Sie brauchen, um eine Aktivität zu vollenden.
    Mit der Zeit finden Sie so heraus, welche Tätigkeit wirklich viel Zeit benötigt und welche Arbeiten bisher nur so lange gedauert haben, weil Sie sich ständig ablenken ließen oder diese immer wieder aufgeschoben haben. So können Sie viel besser den kommenden Tag oder die kommenden Wochen vorausplanen.

  4. Anfang - Mitte - Ende
    Nutzen Sie die Pomodoro-Zeit nicht nur zum reinen Bearbeiten.
    Anfang: Sie können die Pomodoros noch effektiver machen, indem Sie zunächst einige Minuten am Anfang für den sogenannten Recap (meint rekapitulieren der vor Ihnen liegenden Aufgabe, nachdenken, kurzes Zusammenfassen) verwenden.
    Mitte: Dann arbeiten Sie voll konzentriert.
    Am Ende kommt dann der sogenannte Review, eine kurze Überprüfung des Getanen, ein (kurzes) Überdenken Ihrer Bemühungen.

  5. Tag planen
    Planen Sie Ihren Tag im Rahmen eines Zeitplanes mit Pomodoros. Sie sind nun schon sehr produktiv und Fachmann/Fachfrau im Anwenden der Pomodoro-Technik. Gehen Sie den nächsten Schritt und planen Sie Ihren ganzen Arbeits-Tag mit einem Zeitplan in Pomodoro-Einheiten. Dies hat mehrere Vorteile.
    - Sie bearbeiten mit einem Plan die wichtigen Aufgaben vor den dringenden. Siehe dazu auch die 25.000 Dollar Geschichte. Es gilt: Das Wichtigste zuerst. Über welche Erledigungen werden Sie auf lange Sicht froh sein?
    - Sie sind motivierter, die Aufgaben zu erledigen, da diese in den Pomodoro-Einheiten wesentlich schaffbarer erscheinen. 
    - Sie haben das Ende vor Augen, und erkennen die Schritte. Der Arbeitstag ist nicht mehr "nach oben offen".
    - Sie trennen Arbeitszeit klar von Freizeit.
    - Sie können Ihre Freizeit mehr genießen, da Sie alles erledigt haben und nicht damit hadern, eigentlich noch mehr getan haben zu müssen.

  6. Definieren Sie Ihre eigenen Pomodoro-Ziele
    Wenn Sie alle fünf vorgenannten Schritte vollzogen haben, streben Sie nun die Meisterschaft in der Pomodoro-Technik an. Dies gelingt über das Setzen eigener Pomodoro-Ziele. Gemeint sind Ziele innerhalb der Technik:
    - Möchten Sie noch konzentrierter werden?
    - Möchten Sie noch besser die benötigten Pomodoro-Einheiten voraus abschätzen lernen?
    - Möchten Sie innerhalb der Pomodoro-Zeit noch schneller arbeiten (mehr Wörter schaffen, ein Fenster mehr putzen, 30 Code-Zeilen mehr schreiben ...)?
    - Oder Sie optimieren Ihre Arbeitsaufteilung: Erkennen Sie beispielsweise an der Verteilung Ihrer Pomodoros über die letzten Wochen, dass Sie viel mehr Zeit in Recherche als in die eigentliche Bearbeitung der Aufgaben gelegt haben, können Sie diese Zeit umverteilen.
    - Oder Sie beschließen, höhere Qualität abzuliefern. Ein Autor könnte sich eine höhere Zielvorgabe setzen. Ein Team kann sich bemühen, die Zusammenarbeit zu verbessern usw.

 

Produkte zur Pomodoro-Technik

 

 

Weitere Vorteile der Pomodoro-Technik

Burnout und/oder Rücken? Nicht bei mir!

Durch die eingebauten Pausen, zu denen ich mich immer vom Schreibtischstuhl erhoben habe, fühlt man sich nach einem Arbeitstag deutlich weniger steif und gestresst. Meinem Rücken bekommt dies ausgesprochen, da gerade eine lange starre Haltung im Laufe der Jahre viele Rückenleiden verursacht.

 

Arbeiten Sie mit der Zeit - nicht gegen die Zeit

Mit der Pomodoro-Technik wird jede Minute ein Helfer bei der Erledigung unserer Aufgaben. Sie werden durch das Planen der Pomodoro-Einheiten mit Ihrer Zeit besser zusammenarbeiten.

 

Elimieren Sie Ablenkungen

Wer die Pomodoro-Technik einsetzt, wird so richtig gewahr, welche Vielfalt an Ablenkungen uns von unserer Arbeit abhält. Durch die völlige Konzentriertheit auf die Aufgabe und das Beschränken der Ablenkungen auf die Pausen verschwenden wir viel weniger Lebenszeit auf derartige Dinge.

 

Heilmittel gegen Prokrastination

Die Planung der Pomodoro-Einheiten unter Berücksichtigung der angesprochenen Tipps und Regeln verringert die Tendenz zu unnötigem Aufschieben von ungeliebten Tätigkeiten.

 

Zusammengefasst

Wie gesagt: Wenn sich die Pomodoro-Technik für Ihre Tätigkeit eignet, geben Sie ihr eine Chance. Ich habe mich einige Monate lang akribisch an die Vorgaben gehalten. Mittlerweile schreibe ich manchmal die Aufgaben nicht mehr auf einen Zettel oder erwische mich dabei, wie ich die Pause hinausschiebe. [ Ich gelobe Rückkehr zur Disziplin :-) ]

Dennoch wird das konzentrierte Arbeiten in den 25-Minuten-Blöcken auch in Zukunft fester Bestandteil meiner Arbeitsweise bleiben.

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