Pomodoro Technik lernen: Anleitung, Tipps & Praxis-Empfehlungen

Oder: Wie du die Arbeit von 40 Stunden in 19,5 Stunden erfüllst

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Technik, die auf den ersten Blick kaum nennenswerte Auswirkungen auf die eigene Arbeitsproduktivität zu haben scheint. Wenn man aber einmal die Technik ausprobiert hat und dabei den feinen, aber so wirkungsvollen Empfehlungen des Erfinders Francesco Cirillo folgt, ist Arbeit anders als vorher.

Sogar ein Burnout-Vorbeuger und Rücken-Therapeut ist in der Technik enthalten. Wir schildern dir im Detail, wie du mit dieser Technik arbeiten und auf welche Punkte du besonders achten solltest.

Kurze Frage vorab: 

1. Pomodoro? So was brauche ich nicht ... oder vielleicht doch?

Ich bin hauptsächlich schreibend tätig. Am Computer – Vollzeit. Bisher hielt ich mich für einen effizienten Arbeiter. Für Zeitmanagement-Techniken sah ich keinen Bedarf, ich würde da für mich nicht allzu viel rausholen können. Dachte ich.

Dann kamen die Leser-Nachfagen nach der Pomodoro-Technik. Man habe gehört, dass Menschen damit viel Arbeitszeit einsparen könnten. Ich hatte Zweifel.

Doch Leser-Wunsch ist bekanntlich Gesetz und so habe ich die Ratschläge von dem Italiener Francesco Cirillo, Erfinder und Namensgeber der Pomodoro-Technik, für mich ausprobiert. Das war Anfang 2017 und ich bin dem mittlerweile alten Herren sehr dankbar für seine Technik. Seitdem tickt bei mir eine Eieruhr in Tomatenform neben dem Schreibtisch. Bei Susanne und Michael übrigens auch.

Denn bei mir sind die hochtrabenden Versprechungen tatsächlich eingetroffen. Ich erledige heute deutlich mehr in wesentlich weniger Zeit.

2. Wie kommt es zur Steigerung der Arbeitseffizienz?

Francesco Cirillo orientierte sich am Leitsatz:

„Der Fokus bei einer Tätigkeit führt zum Erfolg.“

Wenn man jedoch mehrere Stunden am Stück, wie in vielen Berufen üblich, an einer Aufgabe sitzt, merkt man im Laufe der Zeit, wie man den Fokus verliert. Und das zu Recht, sagen viele Experten, denn der Mensch ist gar nicht dazu fähig, über mehrere Stunden außerordentlich konzentriert zu sein. Cirillo erkannte jedoch, dass man, wenn man die Arbeit in kurze Intervalle und Pausen unterteilte, diese Problematik umgehen konnte.

Auch wenn dies nicht für alle Arten von Tätigkeiten eintreffen wird, meine Empfehlung lautet:

Probiere die Pomodoro-Methode einfach einmal aus, wenn deine Form der Arbeit sich – zumindest teilweise – in 25-Minuten-Einheiten einteilen lässt.

Denn: Pomodoro macht Spaß, verhindert Stress, gibt ein gutes Gefühl, verhindert Rückenschmerzen und verbessert die eigene Produktivität.

Fangen wir an: Was brauchst du, welches Prinzip steckt hinter der Pomodorotechnik und wie genau gehst du vor?

3. Diese Hilfsmittel brauchst du

Für die Durchführung dieser Zeitmanagement-Technik brauchst du:

1. Als Fan der Methode: gleich dem Erfinder, eine Eieruhr oder Küchenuhr, die wie eine Tomate aussieht wie diese hier.
   Alternativ: Nutze eines der zahlreichen gratis Online-Pomodoro-Tools (siehe unten), eine Stoppuhr oder jede andere Art von Timer.
2. Eventuell einen Notizzettel (oder unseren Download unten).
3. Einen Bleistift.

4. Pomodoro in aller Kürze

Das System hinter der Pomodoro-Methode ist einfach. Die Zeit wird in 25-minütige Arbeitszeiten (sogenannte pomodoro) und kurze Pausen unterteilt.

In Phasen der Arbeit wird konzentriert und effektiv gearbeitet,

die Phasen der Ruhe dienen der geistigen und körperlichen Erholung bzw. Wiederauffrischung.

Entweder findest du also eine oder mehrere kleine Aufgaben (z. B. E-Mails beantworten und Unterlagen sortieren), die in ein 25-minütiges Intervall passen oder du unterteilst eine größere Aufgabe in mehrere Teilschritte, die du dann jeweils in einer Pomodoro-Einheit abarbeitest. 

Für die Unterteilung der Arbeit in diese "25-Minuten-Blöcke" gibt es Techniken, die ich gleich vorstelle.

5. Pomodoro-Technik: Die 6-Schritt-Anleitung

5.1. Schritt 1: 25-Minuten-Aufgabe notieren

Entscheide dich für eine Aufgabe, die du erledigen willst. Schreibe diese als Stichwort mit dem Bleistift auf den Notizzettel. Wenn du eine größere Aufgabe angehst, mache eine To-do-Liste mit allen einzelnen Arbeitsschritten, die zur Erledigung notwendig sind.

Es ist egal, um was für eine Aufgabe es sich handelt. Sie muss lediglich deine volle Konzentration erfordern.

5.2. Schritt 2: Timer starten

Stelle dir die Tomaten-Eieruhr oder einen sonstigen Timer auf 25 Minuten.  Manchmal rufe ich einfach meinem Amazon-Echo zu: "Alexa, Timer 25 Minuten" – und los geht es.

5.3. Schritt 3: 25 Minuten konzentiert arbeiten

Arbeite voll konzentriert und ohne Unterbrechung, bis die Tomate (oder die App, oder Alexa, oder der Handytimer) klingelt.

Lasse währenddessen keine Störung zu, checke nicht WhatsApp oder schwatze nicht mit dem Büronachbarn. Fokus auf die Aufgabe.

Wenn du unterbrochen wirst, musst du die Einheit leider abbrechen und die 25-Minuten-Einheit von vorne beginnen.

5.4. Schritt 4: Erledigung abhaken

Nun hake die Aufgabe auf deinem Zettel ab. Ein schönes Gefühl!

5.5. Schritt 5: Pause einlegen

Nach jeder Pomodoro-Einheit von 25 Minuten legst du eine kurze Pause bzw. Rast ein. So um die fünf Minuten lang. Gehe ein paar Schritte, mache eine kurze Meditationsübung, jongliere oder plaudere mit einem Kollegen. Die Pause sollte nichts mit der Arbeitstätigkeit zu tun haben. Weitere Möglichkeiten für eine entspannende Pause:

5.6. Schritt 6: Nach vier Einheiten eine längere Pause

Nach jeweils vier Einheiten/pomodori machst du eine längere Pause. Cirillo schlägt hierfür 20 bis 30 Minuten vor.

Hier wäre jetzt Zeit für einen kleinen Spaziergang, einen Power-Napp oder das Mittagessen.

Das Einhalten der Pausen ist für die volle Entfaltung der Wirksamkeit der Technik essentiell. Das Gehirn schaltet währenddessen auf Verarbeitung der neuen Informationen um und erholt sich für die nächsten Pomdoro-Einheiten.

– Das wäre schon die ganze Pomodoro-Technik –

Jedenfalls grundsätzlich. Im Folgenden geben wir dir noch Hilfsmittel zur Technik (Download einer Vorlage) und bewährte Tipps an die Hand. Zudem lässt sich noch mehr aus der Pomodoro-Technik im Hinblick auf deinen Arbeits-Output herausholen. Denn wie bei vielen Dingen im Leben kannst du auch beim "Pomdororen" stets ein wenig besser werden.

5.7. Warum ist das Arbeiten mit Pomodoro so anders?

Hinter der Pomodoro-Methode stecken mehrere Erkenntnisse: Menschen schaffen es ohnehin nur, sich kurze Zeiteinheiten voll produktiv zu konzentrieren. Arbeitsaufteilungen in kleine Einheiten machen die Anstrengung gefühlt wesentlich leichter (Salamitaktik!) und mildern den Drang zur Prokrastination. 

Darüber hinaus konzentriert man sich auf das Wesentliche und kann so z. B. Deadlines besser einhalten. Außerdem macht man sich alle 25 Minuten bewusst, was man erreicht hat. Dadurch erhöht man die eigene Motivation und Arbeitsmoral. 

Was ich ebenfalls als angenehm erlebe: Die Pausen bzw. Unterbrechungen werden Zwangsbestandteil des Tätigseins, ich empfinde dadurch deutlich weniger Stress. Pflichtpause – nach dem Klingeln der Uhr müsste ich mich ansonsten aktiv gegen die Auszeit entscheiden.

6. Gratis Download: Pomodoro-Logbuch

Nutze unseren Download als Vorlage zur Einteilung deiner Aufgaben in Pomodoro-Einheiten:

7. Die Kür: so wirst du zum Top-Anwender der Technik

Bis hierher wäre die Pflicht beschrieben, nun folgt die Pomodoro-Kür.

Es gibt sechs Zielvorgaben von Cirillo für die Selbstmanagement-Technik. Gehe die folgenden Schritte stufenweise durch, nicht alle auf einmal. Erst Schritt A, wenn dieser gemeistert ist und funktioniert folgt Schritt B usw.

• Zeitaufwände bewusst machen
  Finde heraus, wie viele Pomodoro-Einheiten notwendig sind, um eine spezielle Aufgabe zu erfüllen.
  Führe darum eine Liste der Pomodoros (25-Minuten-Einheiten), die du für deine Aufgaben aufwendest. So bekommst du im Laufe der Zeit einen Überblick darüber, wofür du wirklich deine Zeit einsetzt.
  
  
• Konzentration steigern
  Werde immer besser darin, eine Pomodoro-Einheit von externen Störungen wie Surfen, Telefon etc. zu schützen.
  Hast du dich dabei erwischt, doch kurz einmal die E-Mails zu checken? Oder rasch auf den WhatsApp-Eingang geblinzelt? Übe dich darin, die 25 Minuten völlig konzentriert zu bleiben.
  Tipp: Mache jedes Mal einen Apostroph über die Aufgabe, wenn du dich bei einer Unterbrechung erwischst.
  
  
• Besser Zeitaufwände abschätzen lernen
  Werde ein Profi darin vorab zu planen, wie viele Pomodoro-Einheiten du brauchst, um eine Aktivität zu vollenden.
  Mit der Zeit findest du so heraus, welche Tätigkeit wirklich viel Zeit benötigt und welche Arbeiten bisher nur so lange gedauert haben, weil du dich ständig ablenken ließest oder diese immer wieder aufgeschoben hast. So kannst du viel besser den kommenden Tag oder die kommenden Wochen vorausplanen.
  
  
• Anfang – Mitte – Ende
  Nutze die Pomodoro-Zeit nicht nur zum reinen Bearbeiten.
  Anfang: Du kannst die Pomodoros noch effektiver machen, indem du zunächst einige Minuten am Anfang für den sogenannten Recap (meint rekapitulieren der vor dir liegenden Aufgabe, nachdenken, kurzes Zusammenfassen) verwenden.
  Mitte: Dann arbeitest du voll konzentriert.
  Am Ende kommt dann der sogenannte Review, eine kurze Überprüfung des Getanen, ein (kurzes) Überdenken deiner Bemühungen.
  
  
• Tag planen
  Plane deinen Tag im Rahmen eines Zeitplanes mit Pomodoros. Du bist nun schon sehr produktiv und Fachmann/Fachfrau im Anwenden der Pomodoro-Methode. Gehe den nächsten Schritt und plane deinen ganzen Arbeits-Tag mit einem Zeitplan in Pomodoro-Einheiten und Unterbrechungen. Dies hat mehrere Vorteile.
  - Du bearbeitest mit einem Plan die wichtigen Aufgaben vor den dringenden, nutze hierfür eine To-do-Liste. Siehe dazu auch die 25.000 Dollar Geschichte. Es gilt: Das Wichtigste zuerst. Über welche Erledigungen wirst du auf lange Sicht froh sein?
  - Du hast das Ende vor Augen, und erkennst die Schritte. Der Arbeitstag ist nicht mehr "nach oben offen".
  - Du kannst deine Freizeit mehr genießen, da du alles erledigt hast und nicht damit haderst, eigentlich noch mehr getan haben zu müssen.
  
  
• Definiere deine eigenen Pomodoro-Ziele
  Wenn du alle fünf vorgenannten Schritte vollzogen hast, strebst du nun die Meisterschaft in der Pomodoro-Technik an. Dies gelingt über das Setzen eigener Pomodoro-Ziele. Gemeint sind Ziele innerhalb der Technik:
  - Möchtest du noch konzentrierter werden?
  - Möchtest du noch besser die benötigten Pomodoro-Einheiten voraus abschätzen lernen?
  - Möchtest du innerhalb der Pomodoro-Zeit noch schneller arbeiten (mehr Wörter schaffen, ein Fenster mehr putzen, 30 Code-Zeilen mehr schreiben ...)?
  - Oder du optimierst deine Arbeitsaufteilung: Erkennst du beispielsweise an der Verteilung deiner Pomodoros über die letzten Wochen, dass du viel mehr Zeit in Recherche als in die eigentliche Bearbeitung der Aufgaben investiert hast, kannst du diese Zeit umverteilen.
  - Oder du beschließt, höhere Qualität abzuliefern. Ein Autor könnte sich eine höhere Zielvorgabe setzen. Ein Team kann sich bemühen, die Zusammenarbeit zu verbessern usw.

8. Produkte zur Pomodoro-Technik

8.1. Amazon Pomodoro Eieruhren

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9. Weitere Vorteile der Pomodoro-Technik

9.1. Burnout und/oder Rücken? Nicht bei mir!

Durch die eingebauten Pausen, zu denen ich mich immer vom Schreibtischstuhl erhoben habe, fühlt man sich nach einem Arbeitstag deutlich weniger steif und gestresst. Meinem Rücken bekommt dies ausgesprochen, da gerade eine lange starre Haltung im Laufe der Jahre viele Rückenleiden verursacht.

9.2. Arbeite mit der Zeit – nicht gegen die Zeit

Mit der Pomodoro-Technik wird jede Minute ein Helfer bei der Erledigung unserer Aufgaben. Du wirst durch das Planen der Pomodoro-Einheiten besser mit deiner Zeit zusammenarbeiten.

9.3. Eliminiere Ablenkungen

Wer die Pomodoro-Technik einsetzt, wird so richtig gewahr, welche Vielfalt an Ablenkungen uns von unserer Arbeit abhält. Durch die völlige Konzentriertheit auf die Aufgabe und das Beschränken der Ablenkungen auf die Pausen verschwenden wir viel weniger Lebenszeit auf derartige Dinge.

9.4. Heilmittel gegen Prokrastination

Die Planung der Pomodoro-Einheiten unter Berücksichtigung der angesprochenen Tipps und Regeln verringert die Tendenz zu unnötigem Aufschieben von ungeliebten Tätigkeiten.

10. Kritik an der Pomodoro-Technik

Kritiker bezeichnen die Strategie zu unflexibel und realitätsfern. Es ist richtig, dass die Methode nicht in jeden Tagesplan passt und auch nicht für jede Art des Lernens/Arbeitens zu empfehlen ist. Wie oben bereits erwähnt, solltest du dir also Gedanken machen, ob das Arbeiten mit pomodori für dich Sinn macht.

Oft scheitert die Anwendung der Pomodoro-Technik jedoch eher an der eigenen Unflexibilität, wenn es darum geht, die Technik in den Arbeitstag zu integrieren. Wichtige Termine, die einen Pomodoro-Plan durchkreuzen würden, können z. B. gebündelt werden, so dass die restliche Zeit in Pomodoro-Arbeitseinheiten eingeteilt werden kann. Im Einzelfall kann die Länge der Arbeitsintervalle und Pausen auch verändert werden, um sie mit dem eigenen Tagesplan kompatibel zu machen.

11. Mein Fazit

Wie gesagt: Wenn sich die Pomodoro-Technik für deine Tätigkeit eignet, dann gib ihr eine Chance. Ich habe mich einige Monate lang akribisch an die Vorgaben gehalten und so fokussiert, produktiver und gesünder gearbeitet. Mir als Selbstständigem fiel es außerdem deutlich leichter, die Arbeit klar von Freizeit und anderen privaten Dingen zu trennen.

Mittlerweile (nach einigen Jahren der Nutzung der Pomodoro-Technik) schreibe ich manchmal die Aufgaben nicht mehr auf einen Zettel oder erwische mich dabei, wie ich die Pause hin und wieder hinausschiebe. [ Ich gelobe Rückkehr zur Disziplin :-) ] Dennoch wird das konzentrierte Arbeiten in den 25-Minuten-Blöcken auch in Zukunft fester Bestandteil meiner Arbeitsweise bleiben. Mit Pomodoro arbeite ich weniger und schaffe mehr als vorher. Darum möchte ich die Pomodoro-Technik nicht mehr missen.

12. blueprints-Pareto-Tipp: Pomodoro-Technik

„Teile dir deine Arbeit in kürzere Aufgaben ein. Stelle dir einen Timer und arbeite 25 Minuten hochkonzentriert an einer Aufgabe. Dann mache 5 Minuten Pause. Nach vier Pomodoro-Einheiten lege eine längere Pause ein.“

13. Mehr zum Thema "Effizienter arbeiten"