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E-Mail effizienter Umgang

E-Mail: effizienter Umgang - 16 Tipps für mehr Zeit und Motivation

Sie ist schneller als das Rauchzeichen, günstiger als die Post und nimmt seit längerem einen festen Platz in der täglichen Kommunikation ein - die E-Mail.

Circa 84 Prozent der Deutschen nutzen heute das Internet für das Versenden und Empfangen von E-Mails. Im Durchschnitt nutzen wir das Medium täglich 44 Minuten. Damit hat es zum Telefon (48 Minuten) fast aufgeschlossen.

Was können wir tun, um die elektronische Post effizienter zu nutzen, um Energie und Lebenszeit zu sparen? Was für Tipps und Hilfen gibt es, um das Medium noch erfolgreicher einzusetzen? Genau das erfährst du in diesem Artikel und lernst Techniken und Hilfsmittel kennen.

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1. Chancen und Gefahren der E-Mailnutzung

In deutschen Unternehmen ist die E-Mail nicht mehr wegzudenken. Aber nicht immer ist die E-Mail der geeignete Weg, um zu kommunizieren. Wer per E-Mail delegiert oder komplizierte Sachverhalte versucht zu klären, der erzeugt Frust und Probleme. Wenn dann noch das Feld CC unreflektiert genutzt wird, kann ein gutes Medium zu einem Zeitfresser und Motivationskiller werden.

Anders als beim Telefonat, liegt ein Vorteil beim elektronischen Brief in der Möglichkeit, asynchron zu kommunizieren. Das heißt, dass ich meine E-Mail schreibe, wenn ich Zeit habe und der Empfänger sie liest und beantwortet, wenn er Zeit hat.

Via E-Mail asynchron kommunizieren.

Im privaten Bereich ist diese Gefahr weniger groß. Wobei es immer wieder ratsam ist zu überlegen, ob ein Anruf oder persönliches Gespräch anstatt einer E-Mail nicht mitunter der bessere Weg der Kommunikation ist.

E-Mail, Facebook, Whatsapp und Co. bergen die Gefahr in sich, dass das Gespräch immer mehr ins Abseits gerät. Das wäre fatal, denn die wirkliche Brücke zwischen Menschen ist die verbale und nonverbale Kommunikation. Die E-Mail ist ein Hilfsmittel und, wenn es richtig eingesetzt wird, ein großartiges dazu.

e mail effizienter umgang 2

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2. Die 16 Tipps zum effizienten Umgang mit E-Mails

Hier haben wir dir nun die aus unserer Sicht wichtigsten 16 Tipps zum Thema "effizienter Umgang mit E-Mail" zusammengestellt. Du findest bei den einzelnen Punkt auch immer wieder Verweise auf weitere hilfreiche Beiträge, Übungen oder Downloads zum den Themen "effizienter Arbeiten" und "besser Kommunizieren".

Bitte schaue auch am unter, welche weitere Tipps und Anregungen die blueprints-Leserinnen und leser- haben. Vielleicht möchtest du ja eine eine Idee ergänzen

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2.1. Prüfe, ob eine E-Mail notwendig ist

Zum Teil wird die E-Mail bei Aufgaben und Problemen eingesetzt, bei denen das persönliche Gespräch oder ein Telefonat schneller zur Lösung führen würde.

Sollte es dringend und kompliziert sein, dann eignet sich die E-Mail zumeist nicht.

Auch schwierige Entscheidungen können bestenfalls auf diesem Weg vorbereitet, keinesfalls aber getroffen werden.

Muss die E-Mail sein oder wäre ein Gespräch der bessere Weg?

Konflikte sollten auch nicht per E-Mail geklärt werden. In solchen Situationen sind die "Zwischentöne" und die Körpersprache viel zu wichtig für die mögliche Klärung.

Außerdem besteht immer die Gefahr, dass allzu Persönliches an die falsche Adresse gerät. Fehler passieren beim Weiterleiten oder bei der Wahl des Verteilers und schon ist großer Schaden angerichtet.

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2.2. Bearbeite E-Mails blockweise

Sollte jemand im direkten Kundenkontakt stehen, zum Beispiel im Service, dann ist es sicher hilfreich in dieser Funktion, den Posteingang regelmäßig zu bearbeiten.

Wessen E-Mails auch mal eine Stunde oder zwei warten können, bevor sie beantwortet werden, der sollte lieber in Blöcken seine elektronische Post bearbeiten. Es sei denn, du musst die Welt retten - wie Tim Bendzko ;-) 

Es ist sogar ratsam das Mailprogramm zu schließen, um nicht immer wieder von Posteingangsmeldungen abgelenkt zu werden. Außerdem verführt das offene Mailprogramm dazu, mal schnell reinzuschauen - mal flux einen Blick in das Mailprogramm zu werfen, es könnte ja jemand etwas Interessantes geschrieben haben.

Schließe dein Mailprogramm einfach mal für einige Zeit.

Zumeist ist das aber nicht der Fall, sondern wir sind nur aus unserer Arbeit herausgerissen und müssen uns danach wieder in die Aufgabe eindenken. Mit jeder Ablenkung, ob selbst verschuldet oder durch andere, sinkt die Motivation und Aufmerksamkeit für die Aufgabe. Das nennt sich dann Sägezahneffekt. Ein mögliches Vorgehen, um das zu vermeiden oder die Nachrichten enbloc zu bearbeiten, ist die Pomodoro-Technik. Hier findest du die Pomodoro-Technik auf blueprints beschrieben.

Beitrag: Pomodoro Technik lernen: Anleitung, Tipps & Praxis-Empfehlungen

Pomodoro-Technik

Pomodoro Uhr

Pomodoro Technik lernen: Anleitung, Tipps & Praxis-Empfehlungen

Oder: Wie du die Arbeit von 40 Stunden in 19,5 Stunden erfüllst

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Technik, die auf den ersten Blick kaum nennenswerte Auswirkungen auf die eigene Arbeitsproduktivität zu haben scheint. Wenn man aber einmal die Technik ausprobiert hat und dabei den feinen, aber so wirkungsvollen Empfehlungen des Erfinders Francesco Cirillo folgt, ist Arbeit anders als vorher.

Sogar ein Burnout-Vorbeuger und Rücken-Therapeut ist in der Technik enthalten. Wir schildern dir im Detail, wie du mit dieser Technik arbeiten und auf welche Punkte du besonders achten solltest.

Viele Homeofficearbeiter und Selbstständige, auch mein Kollege Peter Bödeker, rufen ihre elektronischen Nachrichten erst am Ende des Tages ab. So werden sie nicht ständig aus ihrer Arbeit herausgerissen und E-Mails diktieren ihren Tag. Sie können abends die neuen Nachrichten sichten und die Bearbeitung planen. Wenn du diese Möglichkeit hast, ist dieses Vorgehen sehr zu empfehlen. Hier muss jedoch abgewogen werden, ob es mit der Empfehlung für "Zeitnahe Reaktion" vereinbar ist (siehe übernächster Punkt). Ein Kompromiss ist das Abrufen der Mails nach der Mittagspause.

Hinweis: Auch ist es nicht immer ratsam, gleich als erstes am Morgen die E-Mails abzurufen. Zu sehr laufen wir Gefahr, uns in der Beantwortung der ersten Nachricht zu verlieren. Schwups ist es 9:30 Uhr und die wichtigen Aufgaben sind liegen geblieben.

Denke bitte dran, dass die wichtigen Aufgaben dich voranbringen und nicht die scheinbar dringenden.

Siehe hierzu auch den Beitrag und den Download zur Eisenhower-Matrix auf blueprints, um Prioritäten zu setzen.

Beitrag: Das Eisenhower-Prinzip und -matrix

Das Eisenhower-Prinzip

Der 34. Präsident der Vereinigten Staaten (1890 - 1969) Dwight David Eisenhower gliederte seine Aufgaben nach Prioritäten bzw. nach "optimalen Rangfolgen".eisenhower-prinzip-s

Dringende Aufgaben, die selbst erledigt werden müssen, werden zuerst bearbeitet. Weniger dringende und delegierbare anschließend oder zeitgleich durch andere Personen. Die Einteilung von Aufgaben erfolgt nach den Kriterien "Dringlichkeit" und "Wichtigkeit". Was sehr wichtig ist, kann nicht delegiert werden.

 

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2.3. Nutze eine aussagekräftigen Betreff

Wähle unbedingt einen aussagekräftigen Betreff. Am besten einen, der den Inhalt gut beschreibt und ein wenig Interesse weckt.

Ein guter Betreff reduziert die Suchzeiten nach der E-Mail und fördert die Übersichtlichkeit. Es fördert außerdem die Wahrscheinlichkeit, dass du schneller eine Antwort erhältst, da dein Betreff mehr Aufmerksamkeit erhält.

  • Nicht Betreff: "Seminar nächste Woche", sondern "Seminar Selbstmanagement am 26.03."
  • Nicht Betreff: "Das Ziel", sondern "Unser gemeinsames Vertriebsziel bis Ende 2022"
  • Nicht Betreff: "Unser Ausflug", sondern "Unser Ausflug ins Kleinwalsertal am … ;-))"

Bitte nutze auch immer einen neuen Betreff, wenn es um ein neues Thema geht. Die Nachricht mit "AW AW AW AW AW Seminar" zeigt, dass jemand jedes Mal, wenn er den Empfänger hat erreichen wollen, einfach auf eine alte Mail an den Empfänger geklickt und ein neues Thema gestartet hat.

Schreibe einen aussagekräftigen Betreff und nutze für jedes neue Thema eine separate Mail.

Achte auch darauf, dass die Betreffzeile möglichst kleiner als 50 Zeichen ist. E-Mails werden heute viel auf Smartphone gelesen. Die reduzierten Platzverhältnisse führen dazu, dass dann nicht der ganze Betreff lesbar ist.

e mail effizienter umgang 5

Punkt 4

2.4. Reagiere zeitnah

Wir sind zwar nicht in den USA, wo eine Netiquette-Regel besagt, dass eine E-Mail innerhalb von 3 bis 4 Stunden beantwortet werden sollte, aber auch in unseren Breiten sollte bei wichtigen privaten und relevanten geschäftlichen E-Mails innerhalb von 24 Stunden geantwortet werden.

Unter der Netiquette (net für das "Netz" und dem französischen etiquette für die "Verhaltensregeln") versteht man das angemessene und respektvolle Benehmen in der elektronischen Kommunikation. Hier eine kurze Version der FH-Aachen.

Wenn die Bearbeitung länger dauert, dann empfiehlt es sich, das dem Sender mitzuteilen. So zeigen wir Wertschätzung, Zuverlässigkeit und Professionalität in punkto E-Mail-Erreichbarkeit.

Beispiele für Hinweise, falls die zeitnahe Bearbeitung oder Beantwortung länger dauert.

  • "Vielen Dank für Ihre E-Mail! Sie erhalten das Angebot bis Ende der Woche."
  • "Gerne würde ich noch weitere Informationen zu den Projekten zusammentragen. Bis nächste Woche Montag sende ich dir die Aufstellung zu."
  • "Ich muss erst klären, ob ich das Wochenende frei bekomme. Melde mich nächste Woche Montag."

Wenn du eine E-Post verfasst und zeitnah eine Antwort brauchst, dann solltest du das im Text oder Betreff deutlich machen. Am besten mit einer kurzen Erklärung am Ende der Nachricht.

Beispiel: ... "Damit ich rechtzeitig für uns buchen kann, brauche ich deine Antwort bis nächste Woche Mittwoch. Viele Grüße …"

UAWG

Wir im blueprints Team senden uns täglich viele E-Mails. Wenn eines der dringenden Antwort bedarf, dann schreiben wir im Betreff "UAWG: ..." also "um Antwort wird gebeten. Dann weiß der andere, dass er diese Mail als dringender behandelt.  

Zeige Wertschätzung, Zuverlässigkeit und Professionalität und antworte bei wichtigen privaten und relevanten geschäftlichen E-Mails innerhalb von 24 Stunden.

Punkt 5

2.5. Reduziere das CC

Das Feld CC heißt eigentlich "carbon copy", was im Deutschen mit "Durchschrift" übersetzt werden kann. Es bedeutet so viel wie "nur zur Information" oder "zur Kenntnisnahme". Die im CC stehende Person muss also nichts tun.

Doch auch wenn der im CC Stehende nichts tun muss, so ist es trotzdem eine weitere Information, die Zeit und Energie kostet, aber auch den Posteingang noch voller werden lässt.

Bitte überlege, ob das Feld CC wirklich gefüllt werden sollte. Manchmal geht eine E-Mail mehr als 20-mal hin und her, bis ein Vorgang abgeschlossen ist. 20-mal stehen Personen im CC und dürfen oder sollen sich informieren.

Bitte stelle dir die Frage: "Reicht es nicht am Start oder nach Abschluss der Vorgangs, die anderen zu informieren?"

Für das BCC-Feld gibt es eigentlich nur eine Anwendungsform. Wenn du eine E-Mail an viele Empfänger schicken willst, aber die Mailadressen des Verteilers nicht bekannt gegeben werden sollen (Datenschutz etc.).

Reduziere das CC und Finger weg vom BCC.

Solltest du in Verteilern stehen, wo du der Meinung bist, dass das für dich nicht von Interesse ist, dann empfiehlt sich, den Sender darauf anzusprechen. Die Klärung ist nicht nur bei diesem "CC-Setzer" von Nutzen, sondern in Zukunft wird der Absender etwas genauer überlegen, ob er dich mit in das CC setzt. So eine Klärung bzw. Dialoge können in Teams und Unternehmen dazu führen, dass sich die CC-Kultur verbessert.

Erfinder der E-Mail Ray Tomlinson

Tomlison sendete 1971 die erste E-Mail an seine Mitarbeiter. Der Informatiker gilt heute als Erfinder der E-Mail. Die erste E-Mail in Deutschland wurde 1984 empfangen.

 

Punkt 6

2.6. Schreibe präziser und kürzer

Wir werden von Informationen überflutet. Ob zu viele Aufgaben, Projekte, CCs oder zu viele Newsletter - wir ertrinken in Worten und Sätzen.

Viele E-Mails, vor allem die Textwüsten, werden nicht wirklich gelesen. Sie werden höchsten gescannt, also überflogen.

Wer sich positiv in der heutigen Korrespondenz abheben möchte, der sollte versuchen, kürzer und präziser zu schreiben.

Schreibe kürzer, präziser und interessanter. Andere werden es dir danken.

Häufig können aus 1.000 Wörtern mit ein wenig Überarbeitung 500 werden. Das kostet zwar etwas Zeit beim Überarbeiten, aber der Empfänger hat es leichter beim Lesen und zumeist wird dadurch der Inhalt klarer.

Schreiben hat auch etwas mit Handwerk und Servicementalität zu tun. Denn Schachtelsätze, Füllworte und Co. laden häufig nicht zum Lesen ein und verstecken die wichtigen Informationen.

Wie schrieb Charlotte von Stein (1742 - 1827, Hofdame in Weimar) an Johann Wolfgang von Goethe:

„Lieber Freund, entschuldige meinen langen Brief, für einen kurzen hatte ich keine Zeit.“

Hier acht Anregungen für kürzere und interessantere Texte:

  1. Vermeide Redundanzen (überflüssige, für die Information nicht notwendige Elemente, Überladung mit Merkmalen etc.)
  2. Da, wo andere ein Komma setzen, mache einen Punkt.
  3. Glieder in Absätze. Der Weißraum in der E-Mail erleichtert die Orientierung und macht den Text "sympathischer".
  4. Verzichte auf überflüssige Partizipien (entstandene Kosten = Kosten, durchgeführte Prüfung = Prüfung etc.)
  5. Verzichte auf Vorreiter wie "Bezug nehmend auf Ihr Schreiben …", "Unter Bezugnahme auf …"
  6. Starte Sätze eher mit "Sie" oder "Du" als mit "ich".
  7. Frage dich immer: "Geht es auch kürzer und präziser?"
  8. Versuche aus 1.000 Wörtern 500 zu machen.

Anregungen für das Schreiben von Nachrichten

Die Norm DIN 5008 legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest. Sie gehört zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich.

 

Punkt 7

2.7. Überarbeite wichtige E-Mails mit etwas Abstand

Da ich mich immer wieder dabei ertappe, zu viel zu schreiben, habe ich mir bei den wichtigsten E-Mails, Protokollen, Artikeln und Konzeptionen angewöhnt, diese in Etappen zu schreiben und zu überarbeiten. Die Aussage des großen Ernst Hemingway ist mir hier eine Erinnerung: "Der erste Entwurf ist immer Mist."

Schreibe und überarbeite wichtige E-Mails in Etappen.

Außerdem werden Rechtschreibfehler oder logische Fehler manchmal erst beim zweiten Lesen oder mit Abstand bewusst. Bei besonders wichtigen E-Mails ist es ratsam, den Text gegenlesen zu lassen. Vier Augen sehen zumeist mehr als zwei.

Punkt 8

2.8. Wähle Anrede und Verabschiedung bewusst

Trotz aller Kürze sollte die elektronische Korrespondenz immer noch wertschätzend sein. Hebe dich ab im Dschungel der "Hallo … anbei … Mfg-Korrespondenz".

Wähle die passende Anrede. Bitte kein "Hallo" oder "Hi" an neue Kunden. "Hallo" ist übrigens keine Anrede, sondern ein Ausruf. Eigentlich bedeutet es "hier bin ich".

Bitte denke auch daran:

Wir haben keine zweite Chance für einen ersten Eindruck.

Auch das Beenden einer E-Mail sollte angemessen bzw. freundlich sein. Bitte kein "MFG" oder "CU" (für "see you soon"). Die Verabschiedung ist ein Teil dessen, was beim Lesen der E-Mail mit "nachklingt".

Punkt 9

2.9. Nutze das Postskriptum

Studien haben gezeigt, dass die meisten Menschen zuerst das PS lesen. Nutze dieses Verhaltensmuster für deine Korrespondenz, wenn du auf etwas aufmerksam machen möchtest. 

Punkt 10

2.10. Nutze markante Kürzel im Betreff

In amerikanischen Unternehmen (aber auch immer mehr in Deutschland) werden Kürzel in der Betreffzeile genutzt, um der E-Mail-Flut Herr zu werden.

Hierbei verständigst du dich mit deinem Mailpartner auf bestimmte Kürzel, die bereits in der Betreffzeile die E-Mail kategorisieren.

Folgende Kürzel sind dabei Standard:

  • ACT (Action) zeigt dem Empfänger, das eine erwartete Handlung mit dieser E-Mail verbunden ist.
  • FYI (For your Interest) bedeutet, dass der Inhalt lediglich zur Kenntnisnahme ist und keine Handlung erforderlich ist.
  • FB (Feedback) weist darauf hin, dass der Sender einen persönlichen Kommentar wünscht.
  • FILE: Zeigt dem Empfänger, dass hier etwas abgelegt werden soll.
  • EOM (End of Message) am Ende der Betreffzeile bedeutet, dass die Nachricht ausschließlich aus der Betreffzeile besteht. Ein Öffnen der E-Mail ist nicht nötig. Somit fallen Anrede, Einleitung und Grußformel weg.
  • NFM (No further message) hat dieselbe Bedeutung wie EOM.
  • NOTE: Zeigt an, dass diese E-Mail Informationen für ein späteres Projekt, Aufgabe etc. enthält.
  • ToDo (Aufgabe) bedeutet, dass die Nachricht eine Aufgabe enthält und es einen Termin gibt, bis wann diese erledigt sein sollte
  • UAWG (Um Antwort wird gebeten) zeigt an, dass der Absender umgehend eine Antwort benötigt.

Du siehst, dass einige Kürzel Ähnliches bezeichnen. Tipp: Nicht zu viele Kürzel im Team verwenden.

Die Bezeichnung der Kürzel sollten mit dem Partner abgestimmt werden. In Projektteams oder unter Freunden kann so kommuniziert werden und das Abarbeiten von Mails sehr erleichtern. Mit Partnern und Kunden sicher nur im Ausnahmefall.

Nutze abgestimmte Kürzel im Betreff.

Punkt 11

2.11. Kontrollblick vor dem Senden

Nachdem die E-Mail auf Fehler durchgelesen wurde und bevor auf "Senden" geklickt wird, empfiehlt sich der Kontrollblick: "Betreff passend und Name korrekt geschrieben?" Der Name ist eines unserer Lieblingsworte - der muss korrekt sein, sonst ist das Minuspunktekonto schnell belastet.

Denke vor dem Senden an den Kontrollblick - Betreff - Name.

Punkt 12

2.12. Ergreife Maßnahmen für weniger E-Mails

Hier sechs Anregungen, die zwar etwas Zeit kosten, aber auf Dauer Zeit sparen und zu weniger unerwünschtem Besuch im Posteingang führen.

  • Tipp 1: Raus aus Newslettern. Prüfe ab heute kurz jeden Newsletter auf seine Sinnhaftigkeit. Eine mögliche Frage könnte sein: Lese ich den wirklich noch oder habe ich nur die Furcht, in Zukunft etwas zu verpassen oder bin ich zu träge, um mich abzumelden?
  • Tipp 2: Raus aus Verteilern. Im Punkt "CC-reduzieren" wurde bereits drauf hingewiesen. Lasse dich aus nicht notwendigen Verteilern rausnehmen. Sollte das nicht möglich sein, dann legen dafür einen Info-Ordner oder Noch-lesen-Ordner an und verschieben die CC-Mails umgehend in den Ordner. Du kannst auch einen E-Mail-Filter anlegen, der das dann automatisch für dich macht.
  • Tipp 3: Aktiviere den Spamfilter. Er ist eine großartige Möglichkeit, um Mails gar nicht erst im Posteingang auftauchen zu lassen. Es lohnt sich, die Einstellung des Filters zu prüfen oder eine Fachfrau oder einen Fachmann an seiner Seite zu haben. Ab und zu solltest du aber die Betreffs der Mails im Spamfilter kurz sichten. Manchmal können sich auch wichtige E-Mails im Filter verfangen.
  • Tipp 4: Vereinbare einmal mehr ein Telefonat. Nicht nur zur Verbesserung der Beziehungsebene sind Telefonate hilfreich, sondern auch um schneller und besser bei manchen Themen zu kommunizieren.
  • Tipp 5: Sende eine Sprachnachricht. Über welches Programm auch immer (WhatsApp, SMS, Threema etc.), eine Sprachnachricht kann in der Kommunikation mit Einzelpersonen viel Zeit und Energie sparen. Der Vorteil: Sie kann auch asynchron bearbeitet werden, erspart Schreibarbeit und lässt "Zwischentöne" besser vermitteln. 
  • Tipp 6: Lege einen "Noch-lesen-Ordner" an. Hierhin verschiebst du alles umgehend, was du noch lesen möchtest. Spätestens alle 7 Tage solltest du den Ordner sichten. Lese bitte dann oder lösche die ältesten E-Mails und trage dich aus der Newsletterliste endlich aus. Dies wird auch als zweistufiger Papierkorb bezeichnet. 

Reduziere unnötige E-Mails im Posteingang.

Punkt 13

2.13. Räume den Posteingang auf

Der Posteingang ist ein wichtiger Arbeitsbereich, den viele oft sichten. Je voller er ist, umso unübersichtlicher wird er und die vielen „versteckten“ Aufgaben können ein schlechtes Gewissen und Stress erzeugen.

Es ist hilfreich, jede Mail, die bearbeitet wurde, umgehend in einem Ordner abzulegen oder zu löschen. So behältst du den Überblick über deine E-Mails.

Ein aufgeräumtes Postfach hilft ungemein. 

Ideen zum Thema

  • Lege in deinem E-Mailsystem eine passende Ordnerstruktur an.
  • Wähle aussagekräftige Namen, aber starte nicht mit zu vielen Ordnern.
  • Lege die bearbeiteten E-Mails aus dem Eingang konsequent dort ab.
  • Bitte keine Doppelablage von E-Mails.
  • Lege auch deine versendeten E-Mails in den Ordnern ab oder lösche sie. So wirst du auch erkennen, was du alles getan hast oder was du noch auf Wiedervorlage legen solltest.
  • Was du noch lesen willst … in den Ordner "Noch lesen".

In deinem Posteingang sind nun nur noch E-Mails, die du noch beantworten willst oder deren Bearbeitung du auf später verschoben hast. Das Vorgehen wird auch als Zero-Inbox-Prinzip bezeichnet.

Punkt 14

2.14. Probiere die 1x-Regel

Versuche, jede E-Mail nur einmal "zur Hand zu nehmen". Bei jeder Nachricht führst du dann umgehend einen der folgenden 3 Schritte aus:

  1. Löschen! Habe Mut mehr zu löschen. Du kannst und musst nicht alles wissen.
  2. Tun! Alles, was sich in zwei bis drei Minuten erledigen lässt, solltest du sofort machen. Es erst wieder zu schließen, zu planen und sich später wieder hineinzudenken dauert länger, als es umgehend zu tun. Also: Tun und ablegen.
  3. Terminieren! Bei Nachrichten, an die eine Aufgabe geknüpft ist, solltest du diese terminieren. Hier kommt es nun darauf an, die Priorität festzulegen und einen geeigneten Zeitpunkt zu finden. Gerade bei ganz wichtigen E-Mails solltest du dich ungestört dem Thema widmen und dir etwas Zeit für Bearbeitung und Überarbeitung lassen können.

Je öfter du die sofortige Entscheidung „löschen, tun oder terminieren“ triffts, umso leichter fällt es dir, eine Entscheidung zu treffen. Du kommst deinem aufgeräumten Posteingang immer näher.

Entscheide umgehend bei jeder E-Mail "löschen, tun oder terminieren".

Punkt 15

2.15. Nutze E-Mail-Vorlagen

Bei E-Mails, die du immer wieder schreibst, ohne dass du diese zu sehr an den Empfänger anpassen musst, empfiehlt es sich, Textbausteine und E-Mail-Vorlagen zu nutzen.

Ob Terminbestätigungen, Kündigungen, Begleitschreiben für Angebote oder andere Schreiben, die du häufig nutzt, Vorlagen sparen Zeit.

Nutze zeitsparende, passende Vorlagen.

Um diese immer parat zu haben, gibt es verschiedenste Möglichkeiten. Nutze ein Worddokument, einen Vorlagenordner in deinem Mailsystem oder auch die Signaturfunktion in deinem Mail-Programm. Wichtig ist, dass der Text zu dir, deinem Unternehmen oder zu deiner Organisation passt (Werte, Ziele und Wording), denn sonst wird es schnell als unpassender Textbaustein erkannt.

e mail effizienter umgang 4Wir entscheiden, was wir verändern, um effizient unsere Zeit und Energie einzusetzen.  

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3. Das bitte nicht machen - die E-Mail No goes

Die folgenden Punkte sind weder wertschätzend noch effizient. Deswegen sollte der geneigte E-Mail-Nutzer/-in es vermeiden.  

  • Eine E-Mail ignorieren - *Ghosting
  • Eine E-Mail während eines Telefonts schreiben.
  • Ständiges Prüfen des Posteingangs
  • Ständig mit Lesebestätigungen arbeiten
  • E-Mail-Ping-Pong – ständiges Hin- und Herschreiben mit wenig Inhalt
  • Sofortiges Reagieren auf den E-Mail-Alert

Unter dem Begriff *Ghosting versteht man in einer zwischenmenschlichen Beziehung einen vollständigen Kontakt- und Kommunikationsabbruch ohne Ankündigung.

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4. Tipps der blueprints-Leserinnen und -Leser zum Thema

Hast du einen Tipp zum Thema, der sich bei dir bewährt hat?

 

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5. Bessere E-Mails schreiben - die 14 Tipps und Anregungen

Bessere E-Mails schreiben (und Briefe)

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Täglich schreiben wir E-Mails oder verfassen Briefe. Sie sind Teil unserer Außenwirkung und maßgeblich mitverantwortlich für unseren Erfolg. Deswegen ist es ratsam, von Zeit zu Zeit den eigenen Schreibstil zu prüfen.

Nutzen Sie diese 14 Hinweise, um noch klarer und wertschätzender zu kommunizieren. 

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6. Zusätzliche Anregungen für den Einsatz von E-Mails in Unternehmen

In Unternehmen ist die E-Mail eine der wichtigsten Kommunikationsmedien. Milliarden von E-Mails werden in Deutschland pro Jahr versandt.

Folgende Anregungen können helfen, diese Kommunikation effektiver und effizienter zu gestalten.

  • Leite aus den Zielen und Werten Leitsätze zum Einsatz von E-Mails ab.
  • Führungskräfte sollten auch bei der E-Mailnutzung ihrer Vorbildfunktion nachkommen.
  • Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitern Hilfestellung und Feedback zum Umgang mit E-Mails geben.

Welche weiteren Maßnahmen sinnvoll sind, hängt von der Kultur des Unternehmens, dem Umfeld, der Branche etc. ab. Hier noch einige Ideen, die andere Unternehmen eingeführt haben.

  • Der E-Mail-freie-Tag (an diesem Tag werden keine E-Mails abgerufen bzw. nur in bestimmten Bereichen, zum Beispiel Service)
  • Die Mails werden für das Team bzw. das Unternehmen nur 2-mal am Tag abgerufen.
  • Mail-on-Vacation: Eine Urlaubsbenachrichtigung, die darauf hinweist, dass Mails von diesem Empfänger im Moment gelöscht werden, weil er im Urlaub ist. Nach dem Urlaub soll der Sender eine erneute Nachricht senden.

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7. Umfragen zum Thema E-Mail

 

Was schätzt du wie viele E-Mails du täglich erhältst?

Bitte Spams nicht zählen. CC bitte auch dazu zählen.

 

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Was schätzt du wie viele E-Mails du am Tag schreibst?

Auch kurze E-Mails bitte dazu zählen.

 

Die Seite wird zum Absenden NICHT neu geladen, die bisherigen User-Antworten erscheinen unmittelbar hier.

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8. Download: Merkkarte zum Thema

Hier findest du die Merk- und Reflexionskarte zum Thema "Effizienter Umgang mit E-Mails". Die Karte ist im Quartettformat (6 x 9 cm), passt also bequem in die Jackentasche oder Geldbörse.

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9. Zusammenfassung und Pareto-Tipp

Die E-Mail ist eine großartige Erfindung und kann in der Kommunikation extrem hilfreich sein.

Manchmal ist es Unkenntnis, manchmal fehlende technische Voraussetzung und manchmal auch die eigene Bequemlichkeit, die dazu führt, dass wir die Möglichkeiten eines Werkzeugs nicht ausnutzen.

Überlege bitte, wie du das Medium E-Mail noch besser nutzen kannst. So einige Anregungen hast du im Artikel gelesen. Nun heißt es ausprobieren, üben und optimieren. Wenn du im Team mit dem Medium arbeitest, dann können gemeinsame Regeln und das Nutzen von Abkürzungen helfen.

Was jedem einzelnen helfen kann, ist die Reflexion der eigenen Einstellung zur Wissensgesellschaft, zu seiner Arbeit und zur Kommunikation mit seinem Umfeld.

Hier helfen die Antworten auf Fragen wie:

  • Kann und muss ich alles wissen?
  • Was ist wichtig und was ist wirklich dringend?
  • Muss diese E-Mail sein oder …?
  • Was werde ich tun, um die E-Mail in Zukunft noch besser zu nutzen?

Bei deinen Aktivitäten wünschen wir dir auf jeden Fall viel Erfolg und wir sind gespannt auf die nächste E-Mail von dir. ;-) EOM und FB

blueprints-Pareto-Tipp: E-Mail effizienter Umgang

Ein blueprints-Pareto-Tipp fasst kurz und knapp zusammen, was die wichtigsten Anregungen zum Thema sind. Es ist eine Art Merksatz, an den wir bei verschiedenen Gelegenheiten in der Guten Morgen Gazette erinnern.

"Entwickle dein Vorgehen per E-Mail zu kommunizieren weiter und bedenke, dass die E-Mail nicht immer der beste Weg ist, um Informationen weiter zu geben. Wenn du es tust, dann investiere ein wenig Zeit und Energie, um deine E-Mails zu etwas besonderem zu machen. Der Sende sollte sich ein wenig mehr quälen, damit es der Empfänger nicht tun muss."

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10. Videos zu "E-Mail effizienter Umgang"

10.1. Video: Die tägliche E-Mail-Flut im Griff

Länge: 6:39 Minuten

Video: Email erstellen- die besten Anbieter im Vergleich | NICs Wissen | CHIP

10.2. Video: Email erstellen- die besten Anbieter im Vergleich | NICs Wissen | CHIP

Länge: 5:59 Minuten

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11. Bücher über "E-Mail"



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12. Weitere Anregungen zum Thema "effizienter Arbeiten" und "besser kommunizieren"

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➨ Zur Rubrik: Kommunikation

 

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