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E-Mail: effizienter Umgang - diese Ideen werden Ihnen jeden Tag viel Zeit und Motivation schenken

Sie ist schneller als das Rauchzeichen, günstiger als die Post und nimmt mittlerweile einen festen Platz in der täglichen Kommunikation ein - die E-Mail.

Circa 84 Prozent der Deutschen nutzen heute das Internet für das Versenden und Empfangen von E-Mails. Im Durchschnitt nutzen wir das Medium täglich 44 Minuten. Damit hat es zum Telefon (48 Minuten) fast aufgeschlossen.

Was können wir tun, um die elektronische Post effizienter zu nutzen, um Energie und Lebenszeit zu sparen? Was für Tipps und Hilfen gibt es, um das Medium noch erfolgreicher einzusetzen? Genau das lesen Sie in diesem Artikel.

 
 

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Berufliche und private E-Mailnutzung

In deutschen Unternehmen ist die E-Mail nicht mehr wegzudenken. Aber nicht immer ist die E-Mail der geeignete Weg, um zu kommunizieren. Wer per E-Mail delegiert oder komplizierte Sachverhalte versucht zu klären, der erzeugt Frust und Probleme. Wenn dann noch das Feld CC unreflektiert genutzt wird, kann ein gutes Medium zu einem Zeitfresser und Motivationskiller werden.

Anders als beim Telefonat, liegt ein Vorteil beim elektronischen Brief in der Möglichkeit, asynchron zu kommunizieren. Das heißt, dass ich meine E-Mail schreibe, wenn ich Zeit habe und der Empfänger sie liest und beantwortet, wenn er Zeit hat.

Im privaten Bereich ist diese Gefahr weniger groß. Wobei es immer wieder ratsam ist zu überlegen, ob ein Anruf oder persönliches Gespräch anstatt einer E-Mail nicht mitunter der bessere Weg der Kommunikation ist.

E-Mail, Facebook, Whatsapp und Co. bergen die Gefahr in sich, dass das Gespräch immer mehr ins Abseits gerät. Das wäre fatal, denn die wirkliche Brücke zwischen Menschen ist die verbale und nonverbale Kommunikation. Die E-Mail ist ein Hilfsmittel und, wenn es richtig eingesetzt wird, ein großartiges dazu.

Erfinder der E-Mail Ray Tomlinson

Tomlison sendete 1971 die erste E-Mail an seine Mitarbeiter. Der Informatiker gilt heute als Erfinder der E-Mail. Die erste E-Mail in Deutschland wurde 1984 empfangen.

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E-Mail bearbeiten und schreiben

E-Mail: ja oder nein?

Zum Teil wird die E-Mail bei Aufgaben und Problemen eingesetzt, bei denen das persönliche Gespräch oder ein Telefonat schneller zur Lösung führen würde.

Sollte es dringend und kompliziert sein, dann eignet sich die E-Mail zumeist nicht.

Auch schwierige Entscheidungen können bestenfalls auf diesem Weg vorbereitet, keinesfalls aber getroffen werden.

Konflikte sollten auch nicht per E-Mail geklärt werden. In solchen Situationen sind die "Zwischentöne" und die Körpersprache viel zu wichtig für die mögliche Klärung.

Außerdem besteht immer die Gefahr, dass allzu Persönliches an die falsche Adresse gerät. Fehler passieren beim Weiterleiten oder bei der Wahl des Verteilers und schon ist großer Schaden angerichtet.

Muss die E-Mail sein oder wäre ein Gespräch der bessere Weg?

E-Mails blockweise bearbeiten

Sollte jemand im direkten Kundenkontakt stehen, zum Beispiel im Service, dann ist es sicher hilfreich in dieser Funktion, den Posteingang regelmäßig zu bearbeiten.

Wessen E-Mails auch mal eine Stunde oder zwei warten können, bevor sie beantwortet werden, der sollte lieber in Blöcken seine elektronische Post bearbeiten. (Es sei denn, Sie müssen die Welt retten - wie Tim Bendzko ;-) 

Es ist sogar ratsam das Mailprogramm zu schließen, um nicht immer wieder von Posteingangsmeldungen abgelenkt zu werden. Außerdem verführt das offene Mailprogramm dazu, mal schnell reinzuschauen - mal flux einen Blick in das Mailprogramm zu werfen, es könnte ja jemand etwas Interessantes geschrieben haben.

Zumeist ist das aber nicht der Fall, sondern wir sind nur aus unserer Arbeit herausgerissen und müssen uns danach wieder in die Aufgabe eindenken. Mit jeder Ablenkung, ob selbst verschuldet oder durch andere, sinkt die Motivation und Aufmerksamkeit für die Aufgabe. Das nennt sich dann Sägezahneffekt. Ein mögliches Vorgehen, um das zu vermeiden oder die Nachrichten enbloc zu bearbeiten, ist die Pomodoro-Technik. Hier finden Sie die Pomodoro-Technik auf blueprints beschrieben.

Viele Homeofficearbeiter und Selbstständige, auch mein Kollege Peter Bödeker, rufen ihre elektronischen Nachrichten erst am Ende des Tages ab. So werden sie nicht ständig aus ihrer Arbeit herausgerissen und E-Mails diktieren ihren Tag. Sie können abends die neuen Nachrichten sichten und die Bearbeitung planen. Wenn Sie diese Möglichkeit haben, ist dieses Vorgehen sehr zu empfehlen. Hier muss jedoch abgewogen werden, ob es mit der Empfehlung für "Zeitnahe Reaktion" vereinbar ist(siehe übernächster Punkt). Ein Kompromiss ist das Abrufen der Mails nach der Mittagspause.

Hinweis: Auch ist es nicht immer ratsam, gleich als erstes am Morgen die E-Mails abzurufen. Zu sehr laufen wir Gefahr, uns in der Beantwortung der ersten Nachricht zu verlieren. Schwups ist es 9:30 Uhr und die wichtigen Aufgaben sind liegen geblieben. Denken Sie bitte dran, dass die wichtigen Aufgaben Sie voranbringen und nicht die scheinbar dringenden. (Siehe hierzu auch die Vorlage: Eisenhower-Matrix, kostenloser Download auf blueprints)

Die elektronische Post lieber blockweise bearbeiten.

Aussagekräftiger Betreff

Wählen Sie unbedingt einen aussagekräftigen Betreff. Am besten einen, der den Inhalt gut beschreibt und ein wenig Interesse weckt.

Ein guter Betreff reduziert die Suchzeiten nach der E-Mail und fördert die Übersichtlichkeit. Es fördert außerdem die Wahrscheinlichkeit, dass Sie schneller eine Antwort erhalten, da Ihr Betreff immer wieder Aufmerksamkeit erhält.

  • Nicht Betreff: "Seminar nächste Woche", sondern "Seminar Selbstmanagement am 26.03."
  • Nicht Betreff: "Das Ziel", sondern "Unser gemeinsames Vertriebsziel bis Ende 2022"
  • Nicht Betreff: "Unser Ausflug", sondern "Unser Ausflug ins Kleinwalsertal am … ;-))"

Bitte nutzen Sie auch immer einen neuen Betreff, wenn es um ein neues Thema geht. Die Nachricht mit "AW AW AW AW AW Seminar" zeigt, dass jemand jedes Mal, wenn er den Empfänger hat erreichen wollen, einfach auf eine alte Mail an den Empfänger geklickt und ein neues Thema gestartet hat.

Achten Sie auch darauf, dass die Betreffzeile möglichst kleiner als 50 Zeichen ist. E-Mails werden heute viel auf Smartphone gelesen. Die reduzierten Platzverhältnisse führen dazu, dass dann nicht der ganze Betreff lesbar ist.

Schreiben Sie einen aussagekräftigen Betreff und schreiben Sie für jedes Thema eine separate Mail.

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Zeitnahe Reaktion

Wir sind zwar nicht in den USA, wo eine Netiquette-Regel besagt, dass eine E-Mail innerhalb von 3 bis 4 Stunden beantwortet werden sollte, aber auch in unseren Breiten sollte bei wichtigen privaten und relevanten geschäftlichen E-Mails innerhalb von 24 Stunden geantwortet werden.

Unter der Netiquette (net für das "Netz" und dem französischen etiquette für die "Verhaltensregeln") versteht man das angemessene und respektvolle Benehmen in der elektronischen Kommunikation. Hier eine kurze Version der FH-Aaachen.

Wenn die Bearbeitung länger dauert, dann empfiehlt es sich, das dem Sender mitzuteilen. So zeigen wir Wertschätzung, Zuverlässigkeit und Professionalität in punkto E-Mail-Erreichbarkeit.

Beispiele für Hinweise, falls die zeitnahe Bearbeitung oder Beantwortung länger dauert.

  • "Vielen Dank für Ihre E-Mail! Sie erhalten das Angebot bis Ende der Woche."
  • "Gerne würde ich noch weitere Informationen zu den Projekten zusammentragen. Bis nächste Woche Montag sende ich Ihnen die Aufstellung zu."
  • "Ich muss erst klären, ob ich das Wochenende frei bekomme. Melde mich nächste Woche Montag."

Wenn Sie eine E-Post verfassen und zeitnah eine Antwort brauchen, dann sollten Sie das im Text deutlich machen. Am besten mit einer kurzen Begründung am Ende der Nachricht.

Beispiel: ... "Damit ich rechtzeitig für uns buchen kann, brauche ich deine Antwort bis nächste Woche Mittwoch. Viele Grüße …"

Zeigen Sie Wertschätzung, Zuverlässigkeit und Professionalität und antworten Sie bei wichtigen privaten und relevanten geschäftlichen E-Mails innerhalb von 24 Stunden.

Das CC-reduzieren

Das Feld CC heißt eigentlich "carbon copy", was im Deutschen mit "Durchschrift" übersetzt werden kann. Es bedeutet so viel wie "nur zur Information" oder "zur Kenntnisnahme". Die im CC stehende Person muss also nichts tun.

Doch auch wenn der im CC Stehende nichts tun muss, so ist es trotzdem eine weitere Information, die Zeit und Energie kostet, aber auch den Posteingang noch voller werden lässt.

Bitte überlegen Sie, ob das Feld CC wirklich gefüllt werden sollte. Manchmal geht eine E-Mail mehr als 20-mal hin und her, bis ein Vorgang abgeschlossen ist. 20-mal stehen Personen im CC und dürfen oder sollen sich informieren.

Bitte stellen Sie sich die Frage: "Reicht es nicht nach Abschluss der Vorgangs, die anderen zu informieren?"

Für das BCC-Feld gibt es eigentlich nur eine Anwendungsform. Wenn Sie eine E-Mail an viele Empfänger schicken wollen, aber die Mailadressen des Verteilers nicht bekannt gegeben werden sollen (Datenschutz etc.). Ansonsten: Finger weg vom BCC.

Sollten Sie in Verteilern stehen, wo Sie meinen, dass das für Sie nicht von Interesse ist, dann empfiehlt sich, den Sender darauf anzusprechen. Die Klärung ist nicht nur bei diesem "CC-Setzer" von Nutzen, sondern in Zukunft wird der Absender etwas genauer überlegen, ob er Sie mit in das CC setzt. So eine Klärung bzw. Dialoge können in Teams und Unternehmen dazu führen, dass sich die CC-Kultur verbessert.

Reduziere das CC.

Präziser und kürzer schreiben

Wir werden von Informationen überflutet. Ob zu viele Aufgaben, Projekte, CCs oder zu viele Newsletter - wir ertrinken in Worten und Sätzen.

Viele E-Mails, vor allem die Textwüsten, werden nicht wirklich gelesen. Sie werden höchsten gescannt, also überflogen.

Wer sich positiv in der heutigen Korrespondenz abheben möchte, der sollte versuchen, kürzer und präziser zu schreiben.

Häufig können aus 1000 Wörtern mit ein wenig Überarbeitung 500 werden. Das kostet zwar etwas Zeit beim Überarbeiten, aber der Empfänger hat es leichter beim Lesen und zumeist wird dadurch der Inhalt klarer.

Schreiben hat auch etwas mit Handwerk und Servicementalität zu tun. Denn Schachtelsätze, Füllworte und Co. laden häufig nicht zum Lesen ein und verstecken die wichtigen Informationen.

Wie schrieb Charlotte von Stein (1742 - 1827, Hofdame in Weimar) an Johann Wolfgang von Goethe:

"Lieber Freund, entschuldige meinen langen Brief, für einen kurzen hatte ich keine Zeit."

Hier einige Anregungen für kürzere und interessantere Texte:

  • Vermeiden Sie Redundanzen (überflüssige, für die Information nicht notwendige Elemente, Überladung mit Merkmalen etc.)
  • Da, wo andere ein Komma setzen, machen Sie einen Punkt.
  • Gliedern Sie in Absätze. Der Weißraum in der E-Mail erleichtert die Orientierung und macht den Text "sympathischer".
  • Verzichten Sie auf überflüssige Partizipien (entstandene Kosten = Kosten, durchgeführte Prüfung = Prüfung etc.)
  • Verzichten Sie auf Vorreiter wie "Bezug nehmend auf Ihr Schreiben …", "Unter Bezugnahme auf …"
  • Starten Sie Sätze eher mit "Sie" oder "Du" als mit "ich".
  • Fragen Sie sich immer: "Geht es auch kürzer und präziser?"
  • Versuchen Sie aus 1000 Wörter 500 zu machen.

Schreibe kurz, präzise und interessant.

Anregungen für das Schreiben von Nachrichten

Die Norm DIN 5008 legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest. Sie gehört zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich.

 

Wichtige E-Mails mit Abstand überarbeiten

Da ich mich immer wieder dabei ertappe, zu viel zu schreiben, habe ich mir bei den wichtigsten E-Mails, Protokollen, Artikeln und Konzeptionen angewöhnt, diese in Etappen zu schreiben und zu überarbeiten. Die Aussage des großen Ernst Hemingway ist mir hier eine Erinnerung: "Der erste Entwurf ist immer Mist."

Außerdem werden Rechtschreibfehler oder logische Fehler manchmal erst beim zweiten Lesen oder mit Abstand bewusst. Bei besonders wichtigen E-Mails ist es ratsam, den Text gegenlesen zu lassen. Vier Augen sehen zumeist mehr als zwei.

Schreibe und überarbeite wichtige E-Mails in Etappen.

Anrede und Verabschiedung bewusst wählen

Trotz aller Kürze sollte die elektronische Korrespondenz immer noch wertschätzend sein. Heben Sie sich ab im Dschungel der "Hallo … anbei … Mfg-Korrespondenz".

Wählen Sie die passende Anrede. Bitte kein "Hallo" oder "Hi" an neue Kunden. "Hallo" ist übrigens keine Anrede, sondern ein Ausruf. Eigentlich bedeutet es "hier bin ich".

Bitte denken Sie daran: "Wir haben keine zweite Chance für einen ersten Eindruck."

Auch das Beenden einer E-Mail sollte angemessen bzw. freundlich sein. Bitte kein "MFG" oder "CU" (für "see you soon"). Die Verabschiedung ist ein Teil dessen, was beim Lesen der E-Mail mit "nachklingt".

Wertschätzende Anrede und Verabschiedung nutzen.

Benutzen Sie ein Postskriptum

Studien haben gezeigt, dass die meisten Menschen zuerst das PS lesen. Nutzen Sie dieses Verhaltensmuster für Ihre Korrespondenz, wenn Sie auf etwas aufmerksam machen wollen. 

Kontrollblick vor dem Senden

Nachdem die E-Mail auf Fehler durchgelesen wurde und bevor auf "Senden" geklickt wird, empfiehlt sich der Kontrollblick: "Betreff passend und Name korrekt geschrieben?" Der Name ist eines unserer Lieblingsworte - der muss korrekt sein, sonst ist das Minuspunktekonto schnell belastet.

Denken Sie vor dem Senden an den Kontrollblick - Betreff - Name. 

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E-Mail-Flut eindämmen und organisieren

Wie schaffen wir es, dass nicht zu viele irrelevante E-Mails den Posteingang verstopfen? Wie können wir unsere Arbeit mit der elektronischen Post so optimieren, dass wir Zeit sparen und die Nerven schonen?

Wie kann die Arbeit mit E-Mails wieder Freude machen?

Maßnahmen für weniger E-Mails

Hier einige Anregungen, die zwar etwas Zeit kosten, aber auf Dauer Zeit sparen und zu weniger unerwünschtem Besuch im Posteingang führen.

  • Tipp 1: Raus aus Newslettern. Prüfen Sie ab heute kurz jeden Newsletter auf seine Sinnhaftigkeit. Eine mögliche Frage könnte sein: Lese ich den wirklich noch oder habe ich nur die Furcht, in Zukunft etwas zu verpassen oder bin ich zu träge, um mich abzumelden?
  • Tipp 2: Raus aus Verteilern. Im Punkt "CC-reduzieren" wurde bereits drauf hingewiesen. Lassen Sie sich aus nicht notwendigen Verteilern rausnehmen. Sollte das nicht möglich sein, dann legen Sie dafür einen Info-Ordner oder Noch-lesen-Ordner an und verschieben Sie die CC-Mails umgehend in den Ordner. Sie können auch einen E-Mail-Filter anlegen, der das dann automatisch für Sie macht.
  • Tipp 3: Aktivieren Sie den Spamfilter. Er ist eine großartige Möglichkeit, um Mails gar nicht erst im Posteingang auftauchen zu lassen. Es lohnt sich, die Einstellung des Filters zu prüfen oder eine Fachfrau oder einen Fachmann an seiner Seite zu haben. Ab und zu sollten Sie aber die Betreffs der Mails im Spamfilter kurz sichten. Manchmal können sich auch wichtige E-Mails im Filter verfangen.
  • Tipp 4: Vereinbaren Sie einmal mehr ein Telefonat. Nicht nur zur Verbesserung der Beziehungsebene sind Telefonate hilfreich, sondern auch um schneller und besser bei manchen Themen zu kommunizieren.
  • Tipp 5: Legen Sie einen "Noch-lesen-Ordner" an. Hierhin verschieben Sie alles umgehend, was Sie noch lesen möchten. Spätestens alle 7 Tage sollte Sie den Ordner sichten. Lesen Sie dann bitte oder löschen Sie die ältesten E-Mails und tragen Sie sich aus der Newsletterliste endlich aus. Dies wird auch als zweistufiger Papierkorb bezeichnet. 

Reduzieren Sie unnötige E-Mails im Posteingang.

Der aufgeräumte Posteingang

Der Posteingang ist ein wichtiger Arbeitsbereich, den viele oft sichten. Je voller er ist, umso unübersichtlicher wird er und die vielen „versteckten“ Aufgaben können ein schlechtes Gewissen und Stress erzeugen.

Es ist hilfreich, jede Mail, die bearbeitet wurde, umgehend in einem Ordner abzulegen oder zu löschen.

Ideen zum Thema

  • Legen Sie in Ihrem E-Mailsystem eine passende Ordnerstruktur an.
  • Wählen Sie aussagekräftige Namen, aber starten Sie nicht mit zu vielen Ordnern.
  • Legen Sie die bearbeiteten E-Mails aus dem Eingang konsequent dort ab.
  • Bitte keine Doppelablage von E-Mails.
  • Legen Sie auch Ihre versendeten E-Mails in den Ordnern ab oder löschen Sie sie. So werden Sie auch erkennen, was Sie alles getan haben oder was Sie noch auf Wiedervorlage legen sollten.
  • Was Sie noch lesen wollen … in den Ordner "Noch lesen".

In Ihrem Posteingang sind nun nur noch E-Mails, die Sie noch beantworten wollen oder deren Bearbeitung Sie auf später verschoben haben. Das Vorgehen wird auch als Zero-Inbox-Prinzip bezeichnet.

Ein aufgeräumtes Postfach hilft.

Die 1x-Regel verwenden

Versuchen Sie, jede E-Mail nur einmal "zur Hand zu nehmen". Bei jeder Nachricht führen Sie umgehend einen der folgenden 3 Schritte aus:

  1. Löschen! Haben Sie Mut mehr zu löschen. Sie können und müssen nicht alles wissen.
  2. Tun! Alles, was sich in zwei bis drei Minuten erledigen lässt, sollten Sie sofort machen. Es erst wieder zu schließen, zu planen und sich später wieder hineinzudenken dauert länger, als es umgehend zu tun. Also: Tun und ablegen.
  3. Terminieren! Bei Nachrichten, an die eine Aufgabe geknüpft ist, sollten Sie diese terminieren. Hier kommt es nun darauf an, die Priorität festzulegen und einen geeigneten Zeitpunkt zu finden. Gerade bei ganz wichtigen E-Mails sollten Sie sich ungestört dem Thema widmen und sich etwas Zeit für Bearbeitung und Überarbeitung lassen können.

Je öfter Sie die sofortige Entscheidung „löschen, tun oder terminieren“ treffen, umso leichter fällt es Ihnen, eine Entscheidung zu treffen. Sie kommen Ihrem aufgeräumten Posteingang immer näher.

Lesen Sie zu diesem Thema auch:

Vorlage: Eisenhower-Matrix, kostenloser Download auf blueprints
Wie konzentriere ich mich besser - die besten Wege, Maßnahmen und Übungen

Entscheiden Sie umgehend bei jeder E-Mail "löschen, tun oder terminieren".

 

E-Mail-Vorlagen nutzen

Bei E-Mails, die Sie immer wieder schreiben, ohne dass Sie diese zu sehr an den Empfänger anpassen müssen, empfiehlt es sich, Textbausteine und E-Mail-Vorlagen zu nutzen.

Ob Terminbestätigungen, Kündigungen, Begleitschreiben für Angebote oder andere Schreiben, die Sie häufig benutzen, Vorlagen sparen Zeit.

Um diese immer parat zu haben, gibt es verschiedenste Möglichkeiten. Nutzen Sie ein Worddokument, einen Vorlagenordner in Ihrem Mailsystem oder auch die Signaturfunktion in Ihrem Programm. Wichtig ist, dass der Text zu Ihnen, Ihrem Unternehmen oder zu Ihrer Organisation passt (Werte, Ziele und Wording), denn sonst wird es schnell als unpassender Textbaustein erkannt.

Nutzen Sie zeitsparende, passende Vorlagen.

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Markante Kürzel im Betreff erleichtern die Arbeit

In amerikanischen Unternehmen (aber auch immer mehr in Deutschland) werden Kürzel in der Betreffzeile genutzt, um der E-Mail-Flut Herr zu werden.
Hierbei verständigen Sie sich mit Ihrem Mailpartner auf bestimmte Kürzel, die bereits in der Betreffzeile die E-Mail kategorisieren.

Folgende Kürzel sind dabei Standard:

  • FYI (For your Interest) bedeutet, dass der Inhalt lediglich zur Kenntnisnahme ist und keine Handlung erforderlich ist.
  • UAWG (Um Antwort wird gebeten) zeigt an, dass der Absender umgehend eine Antwort benötigt.
  • FB (Feedback) weist darauf hin, dass der Sender einen persönlichen Kommentar wünscht.
  • EOM (End of Message) am Ende der Betreffzeile bedeutet, dass die Nachricht ausschließlich aus der Betreffzeile besteht. Ein Öffnen der E-Mail ist nicht nötig. Somit fallen Anrede, Einleitung und Grußformel weg.
  • NFM (No further message) hat dieselbe Bedeutung wie EOM.
  • ToDo (Aufgabe) bedeutet, dass die Nachricht eine Aufgabe enthält und es einen Termin gibt, bis wann diese erledigt sein sollte.

Die Bezeichnung der Kürzel sollten mit dem Partner abgestimmt werden. In Projektteams oder unter Freunden kann so kommuniziert werden und das Abarbeiten von Mails sehr erleichtern. Mit Partnern und Kunden sicher nur im Ausnahmefall.

Abgestimmte Kürzel im Betreff nutzen.

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Zusätzliche Anregungen für den Einsatz von E-Mails in Unternehmen

In Unternehmen ist die E-Mail eine der wichtigsten Kommunikationsmedien. Milliarden von E-Mails werden in Deutschland pro Jahr versandt.

Folgende Anregungen können helfen, diese Kommunikation effektiver und effizienter zu gestalten.

  • Leiten Sie aus den Zielen und Werten Leitsätze zum Einsatz von E-Mails ab.
  • Führungskräfte sollten auch bei der E-Mailnutzung ihrer Vorbildfunktion nachkommen.
  • Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitern Hilfestellung und Feedback zum Umgang mit E-Mails geben.

Welche weiteren Maßnahmen sinnvoll sind, hängt von der Kultur des Unternehmens, dem Umfeld, der Branche etc. ab. Hier noch einige Ideen, die andere Unternehmen eingeführt haben.

  • Der E-Mail-freie-Tag (an diesem Tag werden keine E-Mails abgerufen bzw. nur in bestimmten Bereichen, zum Beispiel Service)
  • Die Mails werden für das Team bzw. das Unternehmen nur 2-mal am Tag abgerufen.
  • Mail-on-Vacation: Eine Urlaubsbenachrichtigung, die darauf hinweist, dass Mails von diesem Empfänger im Moment gelöscht werden, weil er im Urlaub ist. Nach dem Urlaub soll der Sender eine erneute Nachricht senden. 

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Download: Merkkarte zum Thema

Hier finden Sie die Merk- und Reflexionskarte zum Thema "Effizienter Umgang mit E-Mails". Die Karte ist im Quartettformat (6 x 9 cm), passt also bequem in die Jackentasche oder Geldbörse.

 

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Zusammenfassung

Die E-Mail ist eine großartige Erfindung und kann in der Kommunikation extrem hilfreich sein.

Manchmal ist es Unkenntnis, manchmal fehlende technische Voraussetzung und manchmal auch die eigene Bequemlichkeit, die dazu führt, dass wir die Möglichkeiten eines Werkzeugs nicht ausnutzen.

Überlegen Sie bitte, wie Sie das Medium E-Mail noch besser nutzen können. Einige Anregungen haben Sie im Artikel gelesen. Nun heißt es ausprobieren, üben und optimieren. Wenn Sie im Team mit dem Medium arbeiten, dann können gemeinsame Regeln und das Nutzen von Abkürzungen helfen.

Was jedem einzelnen helfen kann, ist die Reflexion der eigenen Einstellung zur Wissensgesellschaft, zu seiner Arbeit und zur Kommunikation mit seinem Umfeld.

Hier helfen die Antworten auf Fragen wie:

  • Kann und muss ich alles wissen?
  • Was ist wichtig und was ist wirklich dringend?
  • Muss diese E-Mail sein oder …?
  • Was werde ich tun, um die E-Mail in Zukunft noch besser zu nutzen?

Bei Ihren Aktivitäten wünschen wir Ihnen auf jeden Fall viel Erfolg und wir sind gespannt auf die nächste E-Mail von Ihnen. ;-) EOM und FB

 

Weitere Anregungen zum Thema

Wenn Sie nach oben scrollen, finden Sie jeweils den Text markiert, der gerade vorgelesen wird.

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