Kommunikation verbessern – die Top 11 Tipps für erfolgreiche Kommunikation

Kommunikation ist ein extrem wichtiger Aspekt unseres Lebens. Ob privat oder beruflich, wie kommunizieren mit anderen? Je besser wir dies tun, umso eher erreichen wir gemeinsam Lösungen, können relevante Informationen weiter geben oder vermeiden bzw. lösen Konflikte.

Ob in der beruflichen Rolle, in der Partnerschaft, im Gespräch mit Freunden oder mit unseren Kindern, unsere Kommunikation wirkt. Manchmal aber anders als wir es wollen. Deswegen möchten wir dich einladen zu einem Ausflug in die spannende Welt der Kommunikation und der Kommunikationstechniken, der dir sicher gute Dienste erweisen wird. 

Wichtig ist nicht, was du denkst, wie du wirkst, sondern wie es beim anderen ankommt.

1. Was ist Kommunikation?

Das Wort Kommunikation kommt vom lateinischen Wort "communicare" und bedeutet so viel wie "teilen, mitteilen, teilnehmen lassen, gemeinsam machen, vereinigen".

Kommunikation ist der Austausch oder die Übertragung von Informationen. Dies kann sprachlich (verbal) und/oder körpersprachlich (nonverbal) passieren.

Außerdem gibt es verschiedene Medien oder Wege in der zwischenmenschlichen Kommunikation wie das Sprechen (Sprache) und das Schreiben (Zeichen).

2. Warum scheitert Kommunikation?

Es gibt viele Gründe, warum Kommunikation misslingt. Hier eine Auswahl an Gründen, die sich erweitern ließe.

Bitte reflektiere einmal, ob du je ein Beispiele für die Gründe findest. 

• weil die falschen Worte verwendet werden
• weil die Einstellung nicht stimmt
• weil uns die eigene Wirkung nicht immer bewusst ist (blinder Fleck)
• weil Sprache und Körpersprache sich widersprechen
• weil wir unangemessen auftreten
• weil der Rahmen nicht stimmt
• weil wir uns keine Zeit lassen
• weil "Unausgesprochenes" das Gespräch einfärbt

3. Umfrage: "Warum ist Kommunikation so herausfordernd?"

4. Ergänzungen und Fragen von LeserInnen

Folgende Fragen und Anmerkungen sind bisher eingegangen:

• Zeit lassen
  Das Zuhören und die Zeit dazu lassen. Die Worte nicht länger wirken lassen. Zu schnell antworten. Zu viel Gewicht auf die eigene Meinung legen anstatt darauf zu achten, dass jeder die Worte und die Wichtigkeiten des anderen verstanden hat.  

5. Sach- und Beziehungsebene

Ein Gespräch findet immer auf zwei Ebenen statt: Der Sachebene und der Beziehungsebene.

Die Tragfähigkeit der Beziehungsebene ist oft ausschlaggebend für den Erfolg auf der Sachebene. Man könnte auch sagen:

"Die Beziehungsebene dominiert die Sachebene."

Neben den sachbezogenen Aufgaben und Hilfsmitteln sind Gesprächsführer für die Gestaltung und Pflege einer tragfähigen Beziehung verantwortlich. Erst wenn diese stimmt, kann die Sachebene konstruktiver gestaltet werden.

Beispiele für die Sachebene:

1. Privat: Es geht im Gespräch von Tina und John um die Urlaubsplanung.
2. Geschäftlich: Es geht im Gespräch zwischen Herrn Miller und Herrn Baum, um die Installation einer neuen Brandmeldeanlage.
3. Privat: Thomas und Bernd tauschen sich über Politik aus.
4. Geschäftlich: Frau Pasquale und Frau Broich führen ein Mitarbeitergespräch über die erreichten Ziele im letzten Jahr.

Damit die Beteiligten in diesen Gesprächen ihre Absichten erreichen und gute Gespräche führen, ist es hilfreich, eine stabile Beziehungsebene zu haben oder sie herzustellen. Beziehung hat hier nicht unbedingt etwas mit "jemanden mögen" zu tun. Es geht vielmehr um gegenseitiges Vertrauen und Zutrauen. 

Die Beziehungsebene kann durch Verhaltensweisen verschlechtert oder verbessert werden. Hier einige Beispiele:

Die Beziehungsebene kann stabilisiert oder verbessert werden durch:

• Pünktlichkeit
• Erscheinung, angemessene Kleidung
• wirkliches Interesse zeigen
• Freundlichkeit/Höflichkeit
• wertschätzender Umgang
• keine verbalen Bestrafungen (siehe Punkt 5.4)
• belehrende "Man-Aussagen" oder "Du-Aussagen" (siehe Punkt 5.4)
• keine Killerphrasen (siehe auch Punkt 5.5)
• ausreden lassen und zuhören
• keine ständigen Monologe
• nicht den anderen schlecht machen
• Absprachen aufschreiben und einhalten

Die Beziehungsebene wird zumeist verschlechtert durch genau das Gegenteil der obigen Beispiele.     

Beispiele für Auswirkungen der Beziehungsebene auf die Sachebene:

1. Privat: John nutzt im Gespräch immer wieder Belehrungen wie: "Du musst das so sehen ..." und "Das solltest du eigentlich wissen ..." Tina wird sauer und die Urlaubsplanung schwierig.
2. Geschäftlich: Herrn Miller kommt erneut zum Gespräch 20 Minuten zu spät und hat nicht alle Unterlagen dabei. 
3. Privat: Thomas und Bernd tauschen sich über Politik aus. Thomas nutzt immer wieder verbale Bestrafungen und Du-Depp-Aussagen wie "Du musst das anders sehen!", "Wie kommst du denn auf die Idee?" oder "Ich betrachte das wesentlich differenzierter als du." Das Gespräch wird immer unsachlicher. Bernd verlässt die Lust am Gespräch.
4. Geschäftlich: Frau Pasquale (Führungskraft) und Frau Broich führen ein Mitarbeitergespräch über die erreichten Ziele im letzten Jahr. Frau Pasquale hat sich gut auf das Gespräch vorbereitet, führt wertschätzend das Gespräch und nimmt Frau Broich ernst. Sie kommen gut im Gespräch vorwärts und beide verlassen motiviert das Mitarbeitergespräch.  

6. Wann gelingt Kommunikation? – 11 Tipps für erfolgreiche Kommunikation

Die folgenden Anregungen sollen dir dazu dienen, mit deinem Gesprächspartner oder deiner Gesprächspartnerin besser zu kommunizieren. 

Es ist keine abschließende Aufzählung von Ideen, Anregungen und Techniken, sondern eine Auswahl. Wenn jedoch diese Punkte berücksichtigt werden, wird die Kommunikation auf ein neues Niveau gehoben, von dem aus weitere Überlegungen angestellt werden könnten. Aber lass uns erst einmal mit diesen 10 wichtigen Aspekten und Techniken starten.

6.1. Sei aufmerksam – bleibe bei der Sache

Kaum etwas stört die Kommunikation mehr, oder macht sie fast unmöglich, als die Unaufmerksamkeit eines Gesprächspartners. Interesse und Aufmerksamkeit zeigen wir durch Blickkontakt, durch Nachfragen, durch ein zustimmendes Nicken etc. Bleibt dies aus oder wird gar aus dem Fenster oder stets in einen Bildschirm geschaut, dann stört das die Kommunikation.

6.2. Frage mehr und vermute weniger

In der zwischenmenschlichen Kommunikation wird häufig zu viel vermutet oder unterstellt. Jemand meint zu wissen, was der andere meint.

Das Problem: Häufig geht derjenige von sich aus, von seinen Motiven, seiner Definition von Begriffen, seiner Einstellung etc. Wir merken, so wird wirkliches Verstehen schwierig. Wir müssen also mehr fragen, um den anderen zu verstehen, seine Sicht kennenzulernen und seine Wünsche, Ideen, Befürchtungen etc. zu erfahren.

Hier einige Anregungen zum Thema "Fragen":

• Wenn du etwas erfahren möchtest, dann verwende mehr offene Fragen. Diese starten mit einem Fragewort. Beispiel: Wie findest du diesen Artikel?
• Lass dem anderen Zeit zu überlegen und helfe nicht bei der Antwort, weil dir die Zeit des Überlegens zu lang wird. Das verfälscht die Antwort.
• Stelle möglichst immer nur eine Frage auf einmal.
• Zeige dem anderen, dass dich die Antwort auch interessiert.
• Beschäftige dich mit Fragetechnik, wenn du noch besser werden möchtest.
• Und bitte bedenke: Es gibt doch "dumme Fragen". :-)

Leitfaden zur Fragetechnik als PDF-Download

Wenn du am Thema Fragetechnik arbeiten möchtest, dann nutze den Leitfaden mit verschiedenen Fragearten, Beispielen, Anwendungsbereichen und Empfehlungen. Hier kannst du die Vorlage kostenfrei als PDF herunterladen.

6.3. Höre aktiv zu und sei nicht nur still

So manche verwechseln "zuhören" mit "still sein". Viele bereiten den eigenen Redebeitrag vor während der andere spricht.

Das ist kein aktives Zuhören. Aktives Zuhören beginnt mit einer Haltung – dem Wunsch zu verstehen.

Die Frage lautet: "Habe ich tatsächlich verstanden, was gemeint war?" Mit dieser Einstellung zum Gesprächspartner wird unwillkürlich der (häufig viel zu hohe) eigene Redeanteil gebremst und wir fragen mehr nach und hören besser zu. Hier findest du zum Thema "Zuhören" Beiträge und Übungen auf blueprints.de

6.4. Bedenke: deine Worte wirken – das eigene Kommunikationsverhalten

Hier nun einige Anregungen zum Thema "Wortwahl und Formulierungen". Wir haben sie zu kurzen Merksätzen zusammengefasst. Den vertiefenden Artikel findest du auf blueprints.de hier:

1. Beachte deine Wortwahl, denn Worte wirken.
2. Reduziere Füllworte und Füllsel.
3. Beachte Betonung und Tempo. Ein Stimmtraining wirkt Wunder.
4. Ersetze Modeworte und erweitere deinen aktiven Wortschatz. 
5. Vermeide verbale Bestrafungen und Du-Depp-Aussagen.
6. Man-Aussagen lasse weg.
7. Achte auf aggressive Füllwörter.

6.5. Vermeide Killerphrasen

Killerphrasen oder auch Totschlagargumente sind Aussagen, die in einem Gespräch oder einer Diskussion dazu führen, dass Ideen und Vorschläge vorschnell abgelehnt oder abgewertet werden. Sie würgen kreative Prozesse ab, stören die Beziehungsebene und führen nicht selten zu Konflikten.

Hier einige Beispiele für Killerphrasen:

• Das haben wir schon immer so gemacht.
• In unserem Bereich lässt sich da nichts machen ...
• Das ist doch bloße Theorie.
• Davon hast du doch keine Ahnung.
• Das war doch schon immer so ...
• Bei mir geht das einfach nicht ...
• Als Fachmann muss ich dazu sagen ...
• Wenn das ginge, hätte es schon längst jemand anderer so gemacht.

Versuche, Killerphrasen zu vermeiden. Das heißt nicht, dass wir nicht kritisch sein oder unsere Meinung nicht sagen sollten, aber die Art ist entscheidend und ob wir unsere Meinung begründen können.

Einige Alternativen:

• Wir können es gerne probieren. Ich habe dazu die Erfahrung gemacht, dass ... 
• Ich habe das schon häufig versucht. Bei mir hat es bis jetzt nicht geklappt.
• Ich gebe dir recht, das hört sich in der Theorie gut an. Wir sollten dabei auch das Folgende bedenken ...

Hier findest du einen Beitrag zum Thema auf blueprints.de

6.6. Nutze Ich-Aussagen anstatt Du-Aussagen

In der Kommunikation werden nicht selten "Du-Aussagen" gesendet.

• Du musst auch die Behörde verstehen …
• Du solltest mal versuchen, das Thema Heizkosten so zu sehen ...
• Du musst auch Tina verstehen.

Das geht natürlich auch in "Sie-Form": Sie müssen auch die Behörden verstehen ..."

"Du-Aussagen" werden in der Regel als belehrend, arrogant oder gar als persönlicher Angriff empfunden. So kommt es schnell zum "Gegenschlag" und die Stimmung im Gespräch wird frostig oder eskaliert zu einem Konfliktgespräch.

Es wird nicht mehr über eine Sache gesprochen, sondern die Art und Weise, wie gesprochen wird, führt zum Streit. Gestritten wird also meist über die Art der Kommunikation und nicht über den Inhalt (zum Beispiel: unterschiedliche Meinungen, Ansichten), auch wenn das selten zugegeben wird.

Nutze "Ich-Aussagen", um das zu verhindern. Diese geben eine persönliche Meinung wieder, über die diskutiert werden kann.

• Ich habe aber auch Verständnis für die Behörde …
• Meine Meinung zum Thema Heizkosten ist …
• Ich kann Tina verstehen ...

"Ich-Aussagen" stellen keinen Angriff auf den Gesprächspartner dar, denn sie geben eine persönliche Sichtweise wieder. Ein offener Austausch von Meinungen und Gefühlen wird möglich. 

6.7. Beobachte die Körpersprache

Wie lautet das erste der fünf Axiome des Kommunikationswissenschaftlers Paul Watzlawik so treffend:

„Man kann nicht nicht kommunizieren.“

Mit anderen Worten: "Auch wenn wir nichts sagen, so sagen wir trotzdem etwas." Und zwar mit unserer Körpersprache: Mimik, Gestik, Haltung, Gesichtsfarbe etc.

Die alte Sprache ohne Worte

Körpersprache ist eine Sprache ohne Worte. Sie ist entwicklungsgeschichtlich viel älter als die Wortsprache. Ihre Symbole liegen tief im Unterbewusstsein des Menschen, wirken sich aber dennoch aus.

Die Körpersprache ist in der Regel ehrlicher und aufrichtiger und zeigt die wahren Einstellungen, Überzeugungen und Absichten des Gesprächspartners.

Wenn gesprochene Sprache und Körpersprache nicht übereinstimmen, hat in den meisten Fällen die Bedeutung der körpersprachlichen Begleitsignale den Vorrang. Informationen der Inhaltsebene werden von Körpersprache begleitet und erst durch diese zusätzliche Information kann der Beobachter erkennen, wie der Sprecher etwas meint.

Anders ausgedrückt: Worte liefern Informationen. Betonung und Körpersprache bewerten diese Informationen, wie sie aufgefasst werden sollen.

Erst diese zusätzlichen Bewertungen lassen erkennen, dass der eine Satz ernst, der andere ironisch und wieder ein anderer provozierend gemeint war.

Wenn du dich näher mit Körpersprache beschäftigen möchtest, findest du hier auf blueprints.de weitere Beiträge. 

6.8. Es gibt keinen Rückwärtsgang für Worte

Gerade wenn Menschen emotional werden, tun und sagen sie Dinge, die sie häufig bereits Millisekunden später bereuen. Deswegen sollten wir in Gesprächen besonders vorsichtig sein, wenn die Emotionen hoch kochen. Alte Areale unseres Gehirns übernehmen die Kontrolle und es fallen Sätze, die nicht zurückgenommen werden können.

Was das Behalten von Verletzungen angeht sind wir Menschen dem Elefanten sehr ähnlich. Wir speichern sie tief ab und sie bleiben in Erinnerung oder wirken sogar nach.

Eine Beziehung kann so nachhaltig beschädigt werden, auch wenn wir uns bemühen und es wieder gutmachen möchten. Wie sagt der Schwabe: "Ein Gschmäckle bleibt."

6.9. Bitte andere um Feedback

Wer an seiner Kommunikation arbeiten will, ob verbal oder nonverbal, der sollte andere um Feedback bitten. Uns sollte in dem Fall aber bewusst sein, dass uns nicht immer gefallen könnte, was wir dann hören.

Doch wie sagt es ein amerikanisches Sprichwort so treffend: "Die meisten Menschen wollen lieber durch Lob ruiniert als durch Kritik gerettet werden."

Wer sich in puncto Kommunikation weiter entwickeln möchte, sollte nicht nur seine Gesprächspartner genau beobachten, sondern sie auch um Feedback bitten. Wichtig ist nicht, was du denkst, wie du wirkst, sondern wie es bei anderen ankommt. Deswegen sollten wir den Mut haben und andere um Feedback bitten. Du wirst so immer selbstbewusster und hast die Möglichkeit an deiner Kommunikation zu arbeiten, wo du es für notwendig erachtest.

Hier findest du einen Beitrag zum Thema auf blueprints.de.

„Ich brauche keinen Freund, der sich jedes Mal mit mir verändert und mein Kopfnicken erwidert, denn das tut mein Schatten besser.“

Plutarch (um 45 - 125 n. Chr.), griechischer Philosoph, Historiker und Konsul von Griechenland

6.10. Gebe wertschätzend Feedback

Wenn du selbst Feedback gibst empfiehlt es sich, einige Punkte zu beachten, damit das Feedback auch beim anderen als hilfreich ankommt. Die Feedbackregeln haben wir dir auf der folgenden blueprints-Seite zusammengefasst.

Gerade Kritik, als ein Teil von Feedback, sollte keine Zwangsbelehrung sein, sondern eine Hilfestellung für den Empfänger, das eigene Verhalten zu erkennen und gegebenenfalls zu verändern.  

6.11. Sei authentisch

Aufgesetztes Verhalten wirkt selten positiv, sondern eher falsch und nervig. Der Zuhörer merkt es zumeist daran, dass Sprache und Körpersprache nicht übereinstimmen oder völlig übertriebene Verhaltensweisen gezeigt werden.

Nehme das Beispiel der übertriebenen Freundlichkeit. Das wirkt auf die meisten nicht gerade positiv. 

7. Die Gesprächsphasen und was du bedenken solltest

Nicht bei jedem Gespräch ist es notwendig und hilfreich sich mit den Phasen eines Gesprächs zu beschäftigen. Es gibt aber Anlässe in der Kommunikation, da ist es ratsam sich vorzubereiten und sich vorher einige zum kommenden Gespräch zu machen.  

Hier einige Beispiele:

• Du willst mit deinem Nachbar einen Konflikt beilegen
• Du willst mit einem Kollegen über eine Auseinandersetzung besprechen
• Führungskraft und Mitarbeiter wollen ein offizielles Mitarbeitergespräch führen
• Dein Chef will mit dir ein Zielvereinbarungsgespräch führen

7.1. Vorbereitung

Mitunter ist es hilfreich Gespräche vorzubereiten. Dies hängt vom Anlass ab und ob es uns wichtig ist. Generell gilt: Eine gute Vorbereitung schadet nie!

Was könnte dazu gehören:

• Den richtigen Rahmen schaffen
• Getränke, Kekse etc.
• Welche Information brauche ich?
• Sollte ich Argumente, Vor- und Nachteile etc. notieren?

Wenn du vermutest, dass es im Gespräch schwierig werden könnte oder emotional, empfiehlt sich schriftlich wichtige Punkte zu notieren. Denn sonst fallen uns die wichtige Aspekte eventuell nicht ein, weil die Gesprächssituation unsere ganze Energie bindet. 

Es kann auch zu Vorbereitung gehören, sich zu überlegen, was man in diesem Gespräch besser machen möchte.

Tipp: Sich immer nur eine Aspekt vornehmen, den man anders machen will. Ansonsten kommt es leicht zur Überforderung. Meist wirkt es dann unser Verhalten auch nicht mehr authentisch (siehe Punkt 11).

7.2. Bei ersten Kontakt

Bitte bedenke, dass wir keine zweite Chance haben, um einen ersten Eindruck zu machen. Das ist deswegen wichtig, weil Menschen zum Vorurteil neigen.

Die Beziehung startet mit dem Blickkontakt und den ersten Worten. Gerade der Start ist so wichtig, weil sich hier zumeist entscheidet wie die folgenden Informationen wahrgenommen werden.

In der Gehirnforschung nennt man dieses Phänomen den Halo-Effekt – den Überstrahlungseffekt. Er besagt, dass der erste Eindruck prägend ist und beeinflusst wie alle weiteren Informationen wahrgenommen werden.

7.3. Startphase

Je nach Anlass und Gesprächspartner sind hier verschiedenste Punkte zu bedenken. Hier eine kleine Auswahl:

• Sich Zeit lassen, dass beide im Gespräch ankommen (Smalltalk).
• Festlegen wieviel Zeit man hat. (Gerade bei Vielredner kann das hilfreich sein.)
• Was wollen wir besprechen?
• Was ist das gemeinsame Ziel?
• Sollen Notizen gemacht werden?

7.4. Gesprächsphase

Hier bietet es sich an, die 11 Anregungen zum Thema Kommunikation zu beachten. Wichtig ist vor allem die richtige Einstellung zum Gespräch und zum Gesprächspartner.

7.5. Gesprächsende

Auch hier kommt es darauf an. Beim Gespräch mit einem Freund in der Bar werden andere Punkte wichtig sein als bei einem Gespräch mit unserem Chef.

Generell sollte aber für gute geführte Gespräche gelten, dass man sich motivierend verabschiedet. Egal, ob wir Morgen wieder miteinander arbeiten oder zusammen Tennis spielen, ein positives Gesprächsende sollte angestrebt werden.

Das könnte in manchen Gesprächen noch wichtig sein: 

• Das Besprochene zusammenfassen,
• Vereinbarungen eventuell notieren,
• Den nächsten Termin vereinbaren.
• Wurde das Ziel erreicht?
• Was war im Gespräch gut und was weniger?

7.6. Eigene Gesprächsreflexion

Wer sich üben will in der Kunst der Kommunikation und im Führen von Gesprächen, der sollte nach Gesprächen eine kurze Reflexion einlegen. Schriftlich wäre am besten. Nutze dazu die Vorlagen unten als Download.

In der Gesprächsreflexion geht es darum sich selber Fragen zu beantworten wie:

• Was habe ich im Gespräch gut gemacht und was weniger?
• Was will ich beim nächsten Mal besser machen?
• Welche Fähigkeiten sollte ich trainieren?
• Bin ich meinen persönlichen Werten gerecht geworden?
• Was lerne ich von meinem Gesprächspartner?
• Welche interessanten sprachlichen und körpersprachlichen Botschaften habe ich beobachtet?

Nun noch ein Quantum Feedback einholen. So wirst du Schritt für Schritt besser. Das wird dir einen kleinen Vorteil verschaffen, denn du bist eine oder einer der wenigen, die ernsthaft daran arbeiten. 

8. Download: Die eigene Kommunikationsfähigkeit verbessern (Das Logbuch)

Mit Hilfe des Logbuchs kannst du deine Erfolge visualisieren und erhältst noch einmal in Kurzform alle Tipps, Werkzeuge und Übungen für deinen Weg, um deine Kommunikationsfähigkeit zu verbessern. Hier kannst du die Vorlage kostenfrei als Worddokument oder PDF herunterladen.

9. blueprints-Pareto-Tipp: Kommunikation verbessern

„Je mehr wir erkennen, dass wir genauer hinsehen und hinhören müssen, um andere zu verstehen, umso besser kommunizieren wir. Feedback von anderen hilft, blinde Flecken in der Kommunikation zu reduzieren. Nun noch die wichtigsten Prinzipien in der Kommunikation berücksichtigen und das nächste gute Gespräch kann kommen.“

10. Umfrage: Dein Tipp zum Thema "Kommunikation verbessern"

11. Bücher zum Thema "zwischenmenschliche Kommunikation verbessern"

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12. Kommunikationstraining

Um die Kommunikation zu verbessern gibt es Kurse und Trainings. Bitte darauf achten, dass die Trainerin oder Trainer nicht nur Wissen vorstellt, sondern, dass aktiv geübt werden kann. Selbsttests, Besprechung von Fallbeispielen, gemeinsame Erarbeitungen und Rollenübungen sollten die Theorie verdeutlichen und praktische Hilfen bieten.

Hier findest du einen Beitrag zum Thema auf blueprints.de

13. Mehr Beiträge, Übungen und Anregungen zum Thema "Kommunikation"