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Pareto-Prinzip einfach erklärt - wie Sie das Phänomen nutzen

Das Pareto-Prinzip, oder auch 80-zu-20-Regel, ist ein großartiges Denkmodell von Vilfredo Pareto, das hilft, Zeit zu sparen und Prioritäten zu setzen - und zwar beruflich wie privat.

Vereinfacht besagt das Prinzip, dass wir 80 % eines Ergebnisses mit 20 % des Gesamtaufwandes erreichen. Die letzten 20 % erfordern dann mit 80 % des Gesamtaufwandes die meiste Arbeit.

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie das Prinzip für sich anwenden können. Der Nutzen ist groß, aber es ist auch Vorsicht geboten. Probieren Sie es unbedingt aus.

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Definition: Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip besagt, dass sich viele Aufgaben zu 80 % mit einem Mitteleinsatz von ca. 20 % erledigen lassen.

Was ist der Nutzen des Prinzips?

  • Es hilft zu erkennen, wo, bei wichtigen Aufgaben und Maßnahmen, schnelle Fortschritte bei relativ guten Ergebnissen erreichbar sind.
  • Das Prinzip hilft Arbeiten zu identifizieren, die aufgrund fehlender Effizienz aufgeschoben oder weggelassen werden können. (Prioritäten setzen)
  • Es zeigt, wer oder was überproportional zum Erfolg beiträgt.
  • Es zeigt zum Beispiel Führungskräften, welche Aufgaben aus Gründen der Effizienz delegiert oder ausgelagert werden sollten.
  • Es hilft die eigene Effizienz zu steigern und den Hang zum Perfektionismus zu bremsen. Die Ergebnisse werden dem Zweck angemessener.

Woher kommt der Name?

Der italienische Soziologe und Ökonom Vilfredo Frederico Pareto (1848 - 1923) stellte in Untersuchungen fest, dass circa 20 Prozent der Familien in Italien über rund 80 Prozent des Volksvermögens verfügten.

Jahrzehnte später untermauerte zum Beispiel der US-Ingenieur Joseph Moses Juran das Prinzip. Zusätzlich wurde im Jahr 1989 festgestellt, dass 20 Prozent der Bevölkerung über 82 Prozent des gesamten Weltvermögens besitzen.

Aus dieser und weiteren Studien wurde eine Gesetzmäßigkeit abgeleitet, die später auch auf andere Lebensbereiche übertragen wurde. So hat die 80-zu-20-Regel Eingang in das Selbst- und Zeitmanagement gefunden. In unserem Alltag lässt sich dieses Phänomen häufig beobachten.

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Beispiele für das Prinzip i Privaten wie im Beruf

  • Meistens tragen wir 20 % der Kleidung, die wir im Kleiderschrank haben zu 80 % der Zeit und 80 % der Kleidung zu 20 % der Zeit. Oder ist es bei Ihnen eine ganz andere Verteilung?
  • Beispielsweise werden in Besprechungen in 20 % der Zeit 80 % der Aufgaben gelöst oder der Ergebnisse erreicht. Die restlichen 20 % der Aufgaben brauchen 80 % der Zeit.
  • Bei Schreibtischarbeiten lassen sich mit 20 % der Zeit ungefähr 80 % der Aufgaben bewältigen. Wer ein Referat am PC erstellt, braucht häufig 80 % seiner Zeit dafür, das Ganze mit Formatierungen etc. in "Form" zu bringen.
  • Das Autowaschen erledigt sich in 20 % der Zeit, die restlichen 80 % brauchen wir, um "Kleinigkeiten" (20 %) strahlen zu lassen.
  • In vielen Unternehmen werden 80 % des Umsatzes mit circa 20 % der Kunden realisiert.
  • Verteilung auf Produkte: Nicht selten erzielen Unternehmen mit 20 % ihrer Kunden 80 % ihres Umsatzes.
  • Mit 20 % der Spielsachen spielt ein Kind über 80 % der Zeit.
  • 20 % unserer Schuhe tragen wir zu 80 % der Zeit. Diese Verteilung könnten Sie ja mal überprüfen. ;-)

"Liebst du das Leben, dann verschleudere keine Zeit."

Euripides

 

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Vorsichtiger und reflektierter Umgang mit dem Prinzip

Die Verhältnismäßigkeiten sind mitunter etwas verschoben und nicht bei allen Tätigkeiten macht es Sinn, sich nur auf die 20 % zu konzentrieren, um 80 % des Ergebnisses zu erzielen. Das Prinzip sollte, zum Beispiel im Projektmanagement, nicht dazu führen, dass Aufgaben nicht mehr komplett erledigt werden.

Im Projekt- oder auch im Zeitmanagement sollten wir das Prinzip von Pareto nicht immer anwenden, denn es gibt Aufgaben oder Projekte, für die eine achtzigprozentige Erledigung nicht ausreichend ist.

  • Eine Brücke, die nur zu 80 % gebaut wurde, ist keine gute Idee.
  • Ein Rotor sollte zu 100 % befestigt werden.
  • Ein Flugzeug sollte nicht nur zu 80 % gewartet werden. Hier braucht es 100 %.
  • Wer für die Berechnung der Statik einer Halle verantwortlich ist, sollte ebenfalls nicht nach Pareto handeln. Das wäre falsch und unverantwortlich.
  • Ein Programm, das zu 80 % programmiert ist, ist wahrscheinlich unbrauchbar.
  • In einem Gespräch können häufig in 20 % der Zeit die wichtigsten Punkte besprochen werden. Aber um eine Beziehung zu festigen und zu pflegen müssen manchmal auch andere Themen ausgetauscht werden.
  • Um in einem Bereich wahrgenommen zu werden, müssen wir manchmal in Richtung Perfektionismus gehen. Wenn wir nur knapp 80 Prozent der Güte erreichen, wird niemand uns wahrnehmen. Solche notwendigen Aufgaben und Schritte sollten wir nicht reduzieren.
  • Wenn Ihre Webseite nur nach Pareto optimiert ist, werden Sie vielleicht nur auf Platz zehn stehen. Die ersten drei Plätze bekommen aber überproportional viele Klicks. Hier hätten Sie die letzten 20 Prozent auch erarbeiten müssen, um eine Chance zu haben.

Wessen Job "Sicherheit" ist, sollte keine Abstriche machen. Der sollte nicht nach Pareto agieren.

Vilfredo Pareto weist darauf hin, dass diese Regel nur gilt, wenn die Elemente des Systems unabhängig voneinander sind. Durch gegenseitige Abhängigkeit der Elemente (wie etwa in einem Unternehmen) wird die Situation bzw. Verteilung verändert. Pareto zeigte auf, dass das Prinzip kein Naturgesetz ist, sondern unter bestimmten Bedingungen auftritt.

Wie das Prinzip nutzen?

Im Zeitmanagement

Identifizieren Sie die Handlungen, bei denen Sie 80 Prozent des Erfolges mit 20 Prozent Aufwand erzielen. Konzentrieren Sie sich auf die Erfolgsarbeit und vernachlässigen Sie die "Pusselarbeit". Bauen Sie den Anteil aus, der einträglich ist und einen ungleich höheren Nutzen bringt. Hierzu teilen Sie Ihre Aufgaben in Dringlichkeitsstufen ein (Priorität ABC).

Privat - in Punkto Loslassen

Wenden Sie das Prinzip an, um Ihren Kleiderschrank aufzuräumen. Legen Sie die 20 Prozent der Kleidung zur Seite, die Sie zu 80 % der Zeit tragen. Bei den restlichen 80 Prozent der Kleidung überlegen Sie bitte "behalten, verkaufen oder verschenken".

In der Führung

Identifizieren Sie die 20 Prozent der Handlungen, die in Ihrer Rolle den größten Mehrwert bringen. Es werden wahrscheinlich um die 80 Prozent des Erfolges sein, die Sie so erzielen. Bei den anderen Aufgaben überlegen Sie bitte, wie Sie diese anders organisieren können. Delegieren Sie diese an Ihre Angestellten (besser an Ihre Mitarbeiter) oder erledigen Sie die Aufgaben in Randzeiten. Die 20 Prozent sind dann Ihre A-Aufgaben, die Sie möglichst in Ihrem Leistungshoch erledigen sollten.

Im Verkauf

Mit welchen Kunden erzielen Sie 80 Prozent des Vertriebserfolges? Wahrscheinlich sind es 20 Prozent. Diese sind dann Ihre "A-Kunden", die Sie bitte besonders gut umsorgen. Das heißt aber nicht, dass wir B und C Kunden vernachlässigen sollten. Diese sind vielleicht die A-Kunden der Zukunft und Ihr Image im Markt wird wahrscheinlich leiden, wenn Sie B und C Kunden wenig Aufmerksamkeit schenken.

Unser Rat: Suchen Sie nach Tätigkeiten, die Sie in Zukunft lediglich "angemessen" erledigen wollen, um mehr Zeit für die wichtigen Dinge Ihres Lebens zu gewinnen. Ein weiterer Effekt wird sein, dass das Pareto-Prinzip Ihnen auch hilft, Perfektionismus an den falschen Stellen zu reduzieren. Nutzen Sie das Prinzip von Herrn Pareto aber mit Bedacht. Nicht bei allen Aufgaben und Tätigkeiten sind 80 Prozent ausreichend.

Weitere Methoden, um Prioritäten zu setzen und effizienter und effektiver zu arbeiten:

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