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Pareto-Prinzip einfach erklärt

Pareto-Prinzip einfach erklärt – wie du das Phänomen nutzt

Das Pareto-Prinzip, oder auch 80-zu-20-Regel, ist ein großartiges Denkmodell von Vilfredo Pareto, das hilft, Zeit zu sparen und Prioritäten zu setzen - und zwar beruflich wie privat.

Vereinfacht besagt das Prinzip, dass wir 80 % eines Ergebnisses mit 20 % des Gesamtaufwandes erreichen. Die letzten 20 % erfordern dann mit 80 % des Gesamtaufwandes die meiste Arbeit.

Erfahre in diesem Artikel, wie du das Prinzip für dich nutzen kannst. Der Nutzen ist groß, aber es ist auch Vorsicht geboten. Probiere es unbedingt aus. 

Punkt bp 1

1. Was ist das Pareto-Prinzip?

Der italienische Soziologe und Ökonom Vilfredo Frederico Pareto (1848 - 1923) stellte in Untersuchungen fest, dass circa 20 Prozent der Familien in Italien über rund 80 Prozent des Volksvermögens verfügten.

Jahrzehnte später untermauerte zum Beispiel der US-Ingenieur Joseph Moses Juran das Prinzip. Zusätzlich wurde im Jahr 1989 festgestellt, dass 20 Prozent der Bevölkerung über 82 Prozent des gesamten Weltvermögens besitzen.

Aus dieser und weiteren Studien wurde eine Gesetzmäßigkeit abgeleitet, die später auch auf andere Lebensbereiche übertragen wurde. So hat die 80-zu-20-Regel Eingang in das Selbst- und Zeitmanagement gefunden. In unserem Alltag lässt sich dieses Phänomen häufig beobachten. Beispiele findest du weiter unten.

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Pareto-Prinzip kurz und knapp

Alternative Bezeichnungen: Pareto-Effekt, 80-zu-20-Regel, 80-20-Regel, 80/20 Regel, 

Definition: Das Pareto-Prinzip besagt, dass sich viele Aufgaben zu 80 % mit einem Mitteleinsatz von ca. 20 % erledigen lassen.

Wer war Pareto? Vilfredo Frederico Pareto (1848 - 1923) war einr italienischer Soziologe und Ökonom. Pareto gilt als ein Vertreter der Lausanner Schule der volkswirtschaftlichen Neoklassik und machte sich einen Namen als Begründer der Wohlfahrtsökonomik. 

Die Pareto-Verteilung beschreibt ein statistisches Phänomen. Es besagt, dass eine kleine Anzahl von hohen Werten einer Wertemenge mehr zu deren Gesamtwert beiträgt als die hohe Anzahl der kleinen Werte dieser Menge.

Punkt 2 

2. Was ist der Nutzen des Prinzips?

  • Es hilft zu erkennen, wo, bei wichtigen Aufgaben und Maßnahmen, schnelle Fortschritte bei relativ guten Ergebnissen erreichbar sind.
  • Das Prinzip hilft Arbeiten zu identifizieren, die aufgrund fehlender Effizienz aufgeschoben oder weggelassen werden können. (Prioritäten setzen)
  • Es zeigt, wer oder was überproportional zum Erfolg beiträgt.
  • Es zeigt zum Beispiel Führungskräften, welche Aufgaben aus Gründen der Effizienz delegiert oder ausgelagert werden sollten.
  • Es hilft die eigene Effizienz zu steigern aber auch den Hang zum Perfektionismus zu bremsen. Die Ergebnisse werden dem Zweck angemessener. 

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Was bedeutet Pareto bzw. was bedeutet Pareto effizient? Es meint die Anwendung der 20-80-Regel in der Praxis und das auch beim Hausputz.

Punkt 3

3. Beispiele für das Pareto-Prinzip im Privaten wie im Beruf

  • Um 80% des Hausputzes zu erledigen, benötigen wir 20% der Zeit. Um es perfekt zu machen - also die restlichen 20%, brauchen wir 80% der Zeit und Energie.
  • Beispielsweise werden in Besprechungen in 20 % der Zeit 80 % der Aufgaben gelöst oder der Ergebnisse erreicht. Die restlichen 20 % der Aufgaben brauchen 80 % der Zeit.
  • Bei Schreibtischarbeiten lassen sich mit 20 % der Zeit ungefähr 80 % der Aufgaben bewältigen. Wer ein Referat am PC erstellt, braucht häufig 80 % seiner Zeit dafür, das Ganze mit Formatierungen etc. in "Form" zu bringen.
  • Das Autowaschen erledigt sich in 20 % der Zeit, die restlichen 80 % brauchen wir, um "Kleinigkeiten" (20 %) strahlen zu lassen.
  • Deine Kunden – vor allem, wenn du selbstständig bist: Ein Fünftel deiner Kunden bringen in vielen Dienstleistungsbranchen oft 80% des Umsatzes.

Das Pareto-Prinzip gilt übrigens auch für andere Bereiche:

  • Meistens tragen wir 20 % der Kleidung, die wir im Kleiderschrank haben zu 80 % der Zeit und 80 % der Kleidung zu 20 % der Zeit. Oder ist es bei dir eine ganz andere Verteilung?
  • Deine Freunde: Mit wenig Freunden verbringst du wahrscheinlich die meiste und innigste Zeit.
  • In vielen Unternehmen werden 80 % des Umsatzes mit circa 20 % der Kunden realisiert.
  • 80 % der Stadtbewohner eines Landes leben in 20 Prozent aller Städte des Landes.
  • Mit 20 % der Spielsachen spielt ein Kind über 80 % der Zeit.
  • Verteilung auf Produkte: Nicht selten erzielen Unternehmen mit 20 % ihrer Kunden 80 % ihres Umsatzes.
  • Im Lager beanspruchen zumeist 20 % der Produkte 80 Prozent des Gesamtlagerplatzes.
  • 20 % unserer Schuhe tragen wir zu 80 % der Zeit. Diese Verteilung kannst du ja mal überprüfen. ;-)

„Liebst du das Leben, dann verschleudere keine Zeit.“

Euripides (480 - 407 v. Chr.), griechischer Tragödiendichter 

Punkt 4

4. Vorsichtiger und reflektierter Umgang mit dem Prinzip

Die Verhältnismäßigkeiten sind mitunter etwas verschoben und nicht bei allen Tätigkeiten macht es Sinn, sich nur auf die 20 % zu konzentrieren, um 80 % des Ergebnisses zu erzielen. Das Prinzip sollte, zum Beispiel im Projektmanagement, nicht dazu führen, dass Aufgaben nicht mehr komplett erledigt werden.

Im Projekt- oder auch im Zeitmanagement sollten wir das Prinzip von Pareto nicht immer anwenden, denn es gibt Aufgaben oder Projekte, für die eine achtzigprozentige Erledigung nicht ausreichend ist.

  • Eine Brücke, die nur zu 80 % gebaut wurde, ist keine gute Idee.
  • Der Rotor einer Windkraftanlage sollte zu 100 % befestigt werden.
  • Ein Flugzeug sollte nicht nur zu 80 % gewartet werden. Hier braucht es 100 %.
  • Wer für die Berechnung der Statik einer Halle verantwortlich ist, sollte ebenfalls nicht nach Pareto handeln. Das wäre falsch und unverantwortlich.
  • Ein Programm, das zu 80 % programmiert ist, ist wahrscheinlich unbrauchbar.
  • In einem Gespräch können häufig in 20 % der Zeit die wichtigsten Punkte besprochen werden. Aber um eine Beziehung zu festigen und zu pflegen müssen manchmal auch andere Themen ausgetauscht werden.
  • Um in einem Bereich wahrgenommen zu werden, müssen wir manchmal in Richtung Perfektionismus gehen. Wenn wir nur knapp 80 Prozent der Güte erreichen, wird niemand uns wahrnehmen. Solche notwendigen Aufgaben und Schritte sollten wir nicht reduzieren.
  • Wenn deine Webseite nur nach Pareto optimiert ist, wirst du vielleicht nur auf Platz zehn stehen. Die ersten drei Plätze bekommen aber überproportional viele Klicks. Hier hättest du die letzten 20 Prozent auch erarbeiten müssen, um eine Chance zu haben.

Wessen Job "Sicherheit" ist, sollte keine Abstriche machen. Der sollte nicht nach Pareto agieren.

Vilfredo Pareto weist darauf hin, dass diese Regel nur gilt, wenn die Elemente des Systems unabhängig voneinander sind. Durch gegenseitige Abhängigkeit der Elemente (wie etwa in einem Unternehmen) wird die Situation bzw. Verteilung verändert. Pareto zeigte auf, dass das Prinzip kein Naturgesetz ist, sondern unter bestimmten Bedingungen auftritt.

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Punkt 5

5. Wie das Prinzip nutzen?

Wie funktioniert das Pareto-Prinzip? Was was ist eine Pareto Verbesserung? Das kommt darauf an, in welchen Bereich du es anwenden möchtest. Hier einige Bereiche:

5.1. Privat - Aufgaben wie Hausputz, Autowaschen etc.

Bitte überlege, ob perfekt immer notwendig ist, denn es raubt viel Zeit und Energie.

Idee: Es jeweils 3x Pareto-optimal durchführen und beim dritten mal perfekt

Whaaat? Schwiegermutter kommt - dann natürlich perfekt. ;-))

5.2. Privat - in Punkto Loslassen

Wende das Prinzip an, um deinen Kleiderschrank aufzuräumen. Lege die 20 Prozent der Kleidung zur Seite, die du zu 80 % der Zeit trägst. Bei den restlichen 80 Prozent der Kleidung überlege bitte "behalten, verkaufen oder verschenken".

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5.3. Im Zeitmanagement

Identifiziere die Handlungen, bei denen du 80 Prozent des Erfolges mit 20 Prozent Aufwand erzielst. Konzentriere dich auf die Erfolgsarbeit und vernachlässigen die "Pusselarbeit". Baue den Anteil aus, der einträglich ist und einen ungleich höheren Nutzen bringt. Hierzu teile deine Aufgaben in Dringlichkeitsstufen ein (Priorität ABC). Hier findest du mehr Anregungen zum Thema "Zeitmanagement".

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5.4. In der Führung

Identifiziere die 20 Prozent der Handlungen, die in deiner Rolle den größten Mehrwert bringt. Es werden wahrscheinlich um die 80 Prozent des Erfolges sein, die du so erzielst. Bei den anderen Aufgaben überlege bitte, wie du diese anders organisieren kannst. Delegiere diese an deine Mitarbeiter oder erledige die Aufgaben in Randzeiten. Die 20 Prozent sind dann deine A-Aufgaben, die du möglichst in deinem Leistungshoch erledigen solltest.

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Die Überprüfung der Konsistenz (im Sinne von Zusammenhalten) der Ziele ist ein wichtiger Aspekt bei der Arbeit mit Zielen im Unternehmen.

5.5. Im Verkauf

Mit welchen Kunden erzielest du 80 Prozent deines Vertriebserfolges? Wahrscheinlich sind es 20 Prozent. Diese sind dann deine "A-Kunden", die du bitte besonders gut umsorgst. Das heißt aber nicht, dass wir B und C Kunden vernachlässigen sollten. Diese sind vielleicht die A-Kunden der Zukunft und dein Image im Markt wird wahrscheinlich leiden, wenn du B und C Kunden wenig Aufmerksamkeit schenkst.

Unser Rat: Suche nach Tätigkeiten, die du in Zukunft lediglich "angemessen" erledigen willst, um mehr Zeit für die wichtigen Dinge deines Lebens zu gewinnen. Ein weiterer Effekt wird sein, dass das Pareto-Prinzip dir auch hilft, Perfektionismus zu reduzieren.

Beitrag: Perfektionismus überwinden – 12 Empfehlungen und wirksame Werkzeuge

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Die Verwendung des Wortes Perfektionismus ist nicht ungefährlich, denn zu leicht wollen wir damit verteufeln, verurteilen und kritisieren. Doch, wo wären wir ohne ihn. Es gab und gibt Menschen, deren Motor dreht mit dem Turbolader "Perfektion". Das ist für das Umfeld nicht immer angenehm, aber manchmal entstehen eben auch großartige Erfindungen und Produkte.

Deswegen möchte ich dich einladen in die Welt der Gefahren und Chancen des Perfektionismus. Wo ist er hilfreich und wo kann er gefährlich werden? Was kannst du tun, um ihn zu nutzen? Was solltest du vermeiden, um dich vor den Gefahren zu schützen? Außerdem begleitet dich in diesem Artikel Mirco mit seiner persönlichen Geschichte zum Thema. Er hatte ein massives Perfektionsproblem und arbeitet nach einigen unschönen Erlebnissen im Alltag an diesem Thema.

Nutze das Prinzip von Herrn Pareto aber mit Bedacht. Nicht bei allen Aufgaben und Tätigkeiten sind 80 Prozent ausreichend.

Punkt 6

6. Konzentriert arbeiten in der Pareto-Zeit

Wenn du an den wichtiger Aufgaben arbeitest ist es ratsam, dass du die möglichst nicht unterbrechen lässt und möglichst konzentriert arbeitest

Hier findest du auf blueprints Beiträge mit Tipps, Downloads und Empfehlungen zu den Themen.

Beitrag: Konzentrierter arbeiten – so schaffst du es – Tipps, Apps und mehr

Konzentrierter arbeiten

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Konzentrierter arbeiten – so schaffst du es – Tipps, Apps und mehr

An manchen Tagen gelingt es mir, ganz und gar bei einer Aufgabe zu sein und alles andere auszublenden. Dabei sind die Bedingungen in meinen vier Wänden nicht gerade günstig. Die Hälfte des Tages tragen drei Kinder ihre Streitigkeiten aus, Spielen lärmend oder haben eine dringende Frage. Meine Frau, Ärztin und Psychiaterin, attestiert mir ob dieser Fähigkeit manchmal eine abgeschwächte Form des Autismus. Doch da könnte auch Neid mitschwingen. ;-)

Lasse mich die Vorteile konzentriert zu arbeiten aufzeigen und wie du dies trainieren kannst. Nutze dazu die hilfreichen Übungen und Apps. Viel Spaß dabei und ... Konzentration bitte. ;-)

Beitrag: Pomodoro Technik lernen: Anleitung, Tipps & Praxis-Empfehlungen

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Pomodoro Technik lernen: Anleitung, Tipps & Praxis-Empfehlungen

Oder: Wie du die Arbeit von 40 Stunden in 19,5 Stunden erfüllst

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Technik, die auf den ersten Blick kaum nennenswerte Auswirkungen auf die eigene Arbeitsproduktivität zu haben scheint. Wenn man aber einmal die Technik ausprobiert hat und dabei den feinen, aber so wirkungsvollen Empfehlungen des Erfinders Francesco Cirillo folgt, ist Arbeit anders als vorher.

Sogar ein Burnout-Vorbeuger und Rücken-Therapeut ist in der Technik enthalten. Wir schildern dir im Detail, wie du mit dieser Technik arbeiten und auf welche Punkte du besonders achten solltest.

 

Punkt 7

7. Umfrage zum Einsatz der Pareto-Technik

In welchem Bereich könntest du das Pareto-Prinzip einsetzen bzw. tust es bereits?

 

Die Seite wird zum Absenden NICHT neu geladen, die bisherigen User-Antworten erscheinen unmittelbar hier.

 

Welche weitere Einsatzmöglichkeit des Pareto-Prinzips kannst du empfehlen?

 

Die Seite wird zum Absenden NICHT neu geladen (die Antwort wird im Hintergrund abgesendet).

Punkt 8 

blueprints download 1000

8. Download: Pareto Analyse im Word- und PDF-Format

Hier kannst du die Vorlage kostenfrei als Worddokument oder PDF herunterladen. Sie soll dir als Ausgangspunkt dienen, um dein eigenes Logbuch zu entwickeln. Du kannst deine Erfolge visualisieren und erhältst noch einmal in Kurzform alle Tipps, Werkzeuge und Übungen für deinen Weg, um deine Kommunikationsfähigkeit zu verbessern.  

Punkt 9 

9. blueprints-Pareto-Tipp: Wie das Pareto-Prinzip nutzen?

Ein blueprints-Pareto-Tipp fasst kurz und knapp zusammen, was die wichtigsten Anregungen zum Thema sind. Es ist eine Art Merksatz, an den wir bei verschiedenen Gelegenheiten in der Guten Morgen Gazette erinnern.

"Konzentriere dich auf die Erfolgsarbeit und reduziere die "Pusselarbeit". Sollten das nicht möglich sein, dann lege aber möglichst die ganz wichtigen Aufgaben in die Zeit, wo du besonders konzentriert und kreativ bist. Nutze das Prinzip vor allem, um Prioritäten zu setzen und Mittel richtig einzusetzen."

Punkt 10

10. Videos zu "Pareto-Prinzip"

Video: Pareto-Prinzip - einfach erklärt!

Länge: 1:48 Minuten

Video: Pareto Prinzip einfach erklärt mit Beispiel

Länge: 2:00 Minuten

Punkt 11

11. Bücher zum Pareto-Prinzip



Punkt 12

12. Weitere Artikel und Werkzeuge zum Thema "effizienter Arbeiten"

Weitere Beiträge, Übungen und Hilfsmittel zum Thema findest du hier auf blueprints 

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