Downloads zum Thema "Sich organisieren"

Den eigenen Tag zu organisieren ist für viele immer wieder ein Herausforderung. Aus diesem Grund haben wir für unsere Nutzerinnen und Nutzer eigens eine Rubrik eingerichtet, in der Werkzeuge und Hilfen zur Verfügung stehen.

Nutzen Sie die kostenfreien Downloads, Leitfäden und Mini-Workshops zum Thema "Sich organisieren".

Vorlage: Maßnahmenplan

So einfach wie möglich

Die Vorlage soll dir und deinem Team dazu dienen, einen „Maßnahmenplan“ gemeinsam zu nutzen, der hilft vereinbarte Maßnahmen und Aufgaben zu notieren und zu verfolgen. Es bietet sich zum Beispiel die Arbeit mit einem Programm wie Microsoft-Excel an, da hier mit der Filter- und Sortierfunktion gearbeitet werden kann.

In größeren Projekten sind auch Programme wie Microsoft-Projekt etc. eine wertvolle Hilfe. Generell aber gilt: Halte den Plan übersichtlich und leicht handhabbar, um die dauerhafte Anwendung sicherzustellen.

Anregungen zum Einsatz

• Achte beim Einsatz eines gemeinsamen Maßnahmenplans darauf, dass in der „Wer-Spalte“ nur eine Person steht (Wer ist zuständig?).
• In der Spalte „bis wann“ sollte ein realistischer, aber taggenauer Eintrag stehen.
• Der Maßnahmenplan sollte in jedem Meeting die Grundlage des Statusberichts sein.
• Der gemeinsame Plan sollte stets für die Aufnahme weiterer Aufgaben genutzt werden (kein zweiter Maßnahmenplan).

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Die Leistungsfähigkeits-Kurve

Was denkst du, wann die meisten Menschen am produktivsten sind?

Allgemein gelten die Stunden von 09:00 bis 11:00 Uhr und die von 16:00 bis 20:00 Uhr als besonders produktiv.

Interessant ist übrigens, dass in vielen Unternehmen in Deutschland gerade in dieser Zeit Meetings einberufen werden. 10 Mitarbeiter in einem Meeting von 09:00 bis 10:30 Uhr, das meist keine Agenda hat … na ja!

Steigere deine Produktivität

Die persönliche Leistungsfähigkeit schwankt im Laufe des Tages und kann von Person zu Person sehr unterschiedlich sein. Deswegen ist es hilfreich, die eigene Leistungskurve zu zeichnen. Denn wenn du diese Kurve kennst, dann kannst du deine wichtigen, schwierigen Arbeiten (A-Aufgaben) in deine leistungsmäßig gute Zeit und Routine-, B- und C-Aufgaben in eher leistungsschwache Zeiten legen. Du wirst erkennen, dass deine Produktivität wahrnehmbar steigt.

Kleine Zwischenverpflegungen und leichte Hauptmahlzeiten verhindern ein zu tiefes Absinken der Leistungskurve - das sogenannte Suppenkoma wird reduziert. Ein kurzes Mittagsnickerchen (ca. 25 Minuten) oder eine Meditation können deine Nachmittagsleistungen beträchtlich erhöhen.

Beispiel: Meine Leistungsfähigkeitskurve

Oben siehst du meine Leistungsfähigkeitskurve, die ich von Zeit zu Zeit überprüfe. Dazu bewerte ich meine Leistungsfähigkeit (Konzentrationsfähigkeit, Kreativität und Energieniveau) für eine typische Arbeitswoche. Jede Stunde bewerte ich mit einem Wert von 1 (sehr gering/niedrig) bis zum Wert 5 (sehr gut/hoch). So berechne ich für jede Stunde meine durchschnittliche Leistungsfähigkeit. Okay, ich geb zu, ich lasse es Excel machen. ;-)

Zwischen 08:00 bis 12:00 Uhr ist mein Leistungshoch. Hier lege ich nun die Tätigkeiten hinein, bei denen meine Konzentration, Kreativität und Leistungsfähigkeit besonders wirksam sind. Das sind meine A-Aufgaben. Also die wichtigsten Aufgaben wie Angebote erstellen, mit Kunden telefonieren, Inhalte entwickeln. Am Nachmittag versuche ich dann eher Routineaufgaben zu erledigen. Buchhaltung, Protokolle schreiben etc.

Es geht nicht darum, mehr oder länger zu arbeiten, sondern besser zu planen und seine Arbeit effizienter zu erledigen. Deswegen lade ich dich ein, deine Leistungsfähigkeitskurve zeichnen zu lassen. Lade die Exceltabelle herunter und trage eine Woche lang deine Werte ein, um deine Kurve zu erhalten. Danach versuche, deine Aufgaben entsprechend zu planen.

Natürlich ist es im Privaten oder im Beruf nicht immer möglich, Aufgaben so zu legen, dass sie zu deiner Leistungsfähigkeitskurve passen. Aber mit der Zeit wird es dir gelingen, immer häufiger entsprechend deiner Leistungsfähigkeitskurve zu planen und zu arbeiten, dann merkst du, dass der Gewinn beträchtlich ist.

Ich wünsche viel Erfolg dabei und wenig Störungen in deinen Hoch-Zeiten. ;-)

Lade hier die Excelvorlage zur Leistungsfähigkeitskurve als kostenfreien Download herunter:

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Download: 20 Schieberitis Merksätze

Diese Merksätze helfen, um Schiebe-Aufgaben zu reduzieren. Drucke dir die Liste zur Erinnerung aus.

Einen Artikel zum Thema findest du hier: "Schieberitis-Gründe und was wir jeweils dagegen tun können".

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Reflexion und Übung: Die Zeitdiebe

Sie lauern überall - die kleinen Zeitdiebe und Zeitfallen (siehe auch: Wie wir unsere Zeit sinnvoll nutzen). Wenn Sie am Thema arbeiten möchten, nutzen Sie diese Selbstreflexion und die anschließende Übung, um wieder ein wenig mehr Kontrolle über die eigene Zeit und Energie zu erhalten.

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Vorlage: Eisenhower-Prinzip (Prioritäten setzen)

Ein praktisches Hilfsmittel zur langfristigen Planung und zur Delegation ist das auf Dwight D. Eisenhower (1890 - 1969) zurückgehende Entscheidungsportfolio.

Hier werden die Aufgaben nach zwei Kriterien unterschieden:

o Wichtigkeit

o Dringlichkeit

Da heutzutage alles "ASAP" (as soon as possible) erfolgen soll, ist es ratsam zu prüfen, inwieweit eine Dringlichkeit tatsächlich besteht. Viele Dinge, die anfangs als sehr dringlich deklariert werden, erledigen sich auch von selbst.

Tun Sie das Wichtige vor dem Dringenden!

Wichtig sind die Aktivitäten, die Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen, und/oder das größte Erfolgspotenzial beinhalten.

Nutzen Sie die Vorlage, um Ihre Aktivitäten zu priorisieren.

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Einfache Wochenplanung

Eine Wochenplanung sollte einfach sein. Sie gibt dir einen  Überblick über deine Termine und Aufgaben, reduziert Stress, bringt dich deinen Zielen näher und verhindert, Wichtiges zu vergessen.

So hast du einen übersichtlichen Plan deiner Aufgaben und Aktivitäten.

Trage Termine, Aufgaben und Maßnahmen ein, aber denke dabei an folgende Punkte:

1. Manche Dinge sind schneller erledigt als eingetragen (z.B.: Plan ausdrucken)
2. Schreibe kurz und klar
3. Plane Pufferzeiten ein (für Ruhe, Nach- und Vorbereitung)
4. Verplane maximal 60% Ihrer Zeit
5. Gib deinen Aufgaben Wertigkeiten (Prioritäten ABC oder 123)
6. Markiere Aufgaben, die du immer wieder verschiebst (!)
7. Lerne aus dem aktuellen Plan für die nächste Woche.

Starte umgehend mit der Umsetzung. Denke bitte an die 72-Stunden-Regel und beginne noch heute mit dem ersten Schritt deiner Planung.

Die 72-Stunden-Regel besagt: Wenn man sich etwas vornimmt, muss man innerhalb von 72 Stunden den ersten Schritt durchführen, da sonst die Chance nur sehr klein ist, dass man das Vorhaben überhaupt ausführt.

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Tagesplan und Tagesoptimierung

Um die Aufgaben und Termine in den Griff zu bekommen, empfiehlt sich ein Tagesplan. Mit diesem bewährten Instrument planst du die Aufgaben, Termine und sonstigen Vorhaben des nächsten Tages. Du wirst durch eine gute Übersicht entspannter und effizienter arbeiten und deine Freizeit besser genießen können. Lasse uns aber noch einen Schritt weitergehen und eine gute Grundlage für den nächsten Tag legen ...

Der Tagesplan

Zunächst zur Planung des kommenden Tages:

1. Bitte notiere in die Vorlage alle Vorhaben, Termine und sonstigen anstehenden Aufgaben des folgenden Tages.
   Wichtig: Trage jeden Tagespunkt ein, auch deine Freizeitaktivitäten.
2. Priorisiere jedes Vorhaben:
   A: Wichtig (auf lange Sicht hilfreich und/oder notwendig, Nachteile entstehen, wenn dieser Punkt nicht erfüllt wird) und dringend (müssen zeitnah erledigt werden)
   B: Wichtig, aber nicht dringend
   C: Dringend, aber nicht wichtig
   D: Weder dringend noch wichtig
3. Schätze für jeden Punkt dessen Zeitdauer
4. Überlege, ob du Aufgaben delegieren kannst
5. Wenn möglich, streiche einige oder gar alle D-Aufgaben.
6. Achte darauf, dass du nicht mehr als 50 - 60 % Ihrer Zeit verplanst.

Fertig!

Nun prüfe, ob du noch etwas für den nächsten Tag vorbereiten oder veranlassen musst, um deine Aufgaben reibungslos erledigen zu können. Am nächsten Tag arbeitest du (möglichst in deinen Leistungshochs) die A-Aufgaben ab, dann die B und zuletzt die C-Aufgaben. Dies wird Ihre Effizienz phänomenal erhöhen.

Dies ist die Pflicht im Management deiner Zeit, kommen wir zur Kür.

Die Tagesoptimierung

Nimm dir am Abend noch einmal den Tagesplan vor und prüfe diesen. Gab es an diesem Tag etwas, was du lieber anders gemacht hättest? Bei dem du gerne anders reagiert hättest? Zum Beispiel:

• Ich hätte beim Lästern über den Kollegen nicht mitmachen sollen
• Beim Auswärtstermin wäre ich gerne gelassener gewesen
• Ich hätte gerne entspannter auf das Geschrei meiner Kinder reagiert
• Beim Streit mit meinem Mann wäre ich gerne ruhiger geblieben
• Dem Kunden habe ich zwei entscheidende Argumente vorenthalten, weil sie mir in dem Moment nicht eingefallen sind
• Die Bitte um den Besuch am Sonntag hätte ich eher ablehnen sollen, das Wochenende ist schon so voll

Noch mehr Anregungen findest du in unserem Tagescheck-Leitfaden

„Mögest du Ruhe finden, wenn der Tag sich neigt und deine Gedanken noch einmal die Orte aufsuchen, an denen du heute Gutes erfahren hast.“

Irischer Segenswunsch

Wenn es solche Punkte an diesem Tag gegeben hat, überlege bitte, wie du optimal reagiert bzw. agiert hättest. Notiere diese optimierte Vorgehensweise auf und spüre dabei in dich hinein. Wie fühlt es sich an, anders mit der Situation umgegangen zu sein?

Lies dir diesen Abschnitt vor dem Schlafengehen noch einmal durch. Dies hilft, die neue Vorgehensweise zu verinnerlichen.

Du wirst feststellen, dass du in Zukunft immer besser in den fraglichen Situationen reagierst. Du wirst deutlich entspannter sein und deswegen deine Aufgaben und Termine erfolgreicher meistern.

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Leitfaden: Das große Aufräumen

Die folgenden 8 Empfehlungen sollen helfen, Nerven und Zeit beim Suchen zu sparen, effizienter und effektiver zu arbeiten und einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem man sich wohlfühlt. Die Tabularasa-Übung unter Punkt 8 nutzen meine Seminarteilnehmerinnen und -teilnehmer. Probieren Sie es mal aus.  

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Einnahmen- und Ausgaben-Tabelle

Grundlage jeder Finanzplanung und damit des finanziellen Wohlbefindens ist eine Vergegenwärtigung der Ein- und Ausgaben. Unsere Tabelle hilft Ihnen bei der Zusammenstellung Ihrer Zahlungsströme und berechnet automatisch Summen und Salden.

Die Tabelle ist unterteilt in:

• Einnahmen
• Fixe Ausgaben
  - Miete/Kredittilgung
  - Altersvorsorge        
• Variable Ausgaben
  - Wohnen
  - Mobilität
  - Haushalt/Schule
  - Versicherungen/Finanzen
  - Freizeit

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Kampf den Zeitfressern

Es gibt eine Menge von Zeitfressern, die Energie und Zeit rauben. Zum Teil sind die jeweiligen Arbeitsumstände eine Erklärung, die Art und Weise wie im Unternehmen die Arbeit organisiert ist, aber betroffen sind letztendlich wir. Der folgende Leitfaden wird Ihnen bei Ihrem Kampf helfen.

Je nach den eigenen Möglichkeiten zu delegieren, den Arbeitsplatz zu organisieren, klar mit Kollegen und Mitarbeitern zu kommunizieren etc., gibt es Lösungen für die Zeitfresser der Neuzeit. Anbei stellen wir Ihnen einige Zeitfresser vor und Ideen für den Umgang mit ihnen.

Zeitfresser - Perfektionismus: Versuchen Sie Arbeiten so gut wie nötig und nicht so gut wie möglich zu leisten. Stellen Sie sich bitte die Frage: "Was fordert und honoriert der Abnehmer der Leistung?"

Zeitfresser - Zu vieles gleichzeitig machen: Versuchen Sie eins nach dem anderen zu tun. Setzen Sie Prioritäten. Das spart nicht nur Zeit, sondern verschafft Ihnen auch kleine Erfolgserlebnisse, wenn Sie Aufgaben erledigt haben.

Zeitfresser - E-Mail - Müll: Aktivieren Sie nicht nur den Viren-Filter, sondern sorgen Sie dafür, dass Sie nicht in überflüssigen Verteilern stehen. Nutzen Sie gegebenenfalls eine zweite E-Mail-Adresse für wichtige Partner. 

Weiterlesen

Das Formular enthält viele weitere Zeitfresser - nehme den Kampf auf!

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Leitfaden: Effizienter Lesen

Am Ende der Seite fragte ich mich, was hast du eigentlich gerade gelesen? Am Kapitelende fragte ich mich, was soll ich davon behalten? Was ist wichtig für mich?

Aus der eigenen Unzufriedenheit entstand ein Leitfaden, der vielleicht auch dir hilft, das Lesen von Fachtexten und -büchern ein wenig zu verbessern.

 

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Erfolgreiche Monatsplanung

Eine erfolgreiche Monatsplanung ist einfach. Sie gibt einen Überblick über Termine und Aufgaben, bringt Klarheit, reduziert Stress und verhindert, Wichtiges zu vergessen.

Trage Termine, Aufgaben und Maßnahmen ein. Denke dabei an folgende Punkte:

1. Notiere kurz und klar.
2. Markiere Aufgaben, die immer wieder geschoben werden(!)
3. Plane rechtzeitig den Monat.
4. Schneide große Projekte in Zeit-Scheiben?
5. Nutze einen Zeit-Rhythmus bei größeren Projekten.
6. Bringe die Aktivitäten in Balance. (Work-Life-Balance!)
7. Ausdauer ist edler als Stärke, und Geduld edler als Schönheit. (John Ruskin)

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Leitfaden: Ordnung im Rechner

Mehr Ordnung im Rechner - Nerven und Zeit beim Suchen zu sparen, effizienter, effektiver, kreativer und erfolgreicher am Rechner arbeiten ...

Wer möchte das nicht?

Die Arbeit am Rechner nimmt bei vielen einen extrem großen Platz ein. E-Mails werden versandt, Artikel verwaltet, Bilder archiviert, Datenbanken genutzt, im Netz recherchiert, Videos bearbeitet, Musik heruntergeladen, Facebook & YouTube usw.

Er ist aus Haushalten und Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Es soll sogar vorkommen, dass Mitarbeiter im ersten Augenblick nicht mehr wissen, was sie arbeiten sollen, wenn der Server im Unternehmen für eine Stunde seinen Dienst verweigert.

Für den, der so viel Zeit und Energie in seine Arbeit am Rechner investiert, möchten wir einige Hinweise geben, die ihm Zeit und Nerven sparen, und die die Arbeit am Rechner noch effizienter und kreativer zu gestalten hilft.

Der folgende Leitfaden soll Ihnen helfen,

• Nerven und Zeit beim Suchen zu sparen,
• effizienter und effektiver am Rechner zu agieren und
• kreativer und erfolgreicher am Rechner zu arbeiten.

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Geburtstagskalender

Immerwährender Geburtstagskalender zum kostenlosen Download für alle blueprints-Mitglieder.

Tragen Sie Ihre Geburtstage einfach in die Vorlage ein und hängen Sie den Kalender gut sichtbar auf. So werden Sie in Zukunft an die wichtigen Geburtstage rechtzeitig erinnert.

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Leitfaden: Der Platz der Arbeit

Der Platz der Arbeit ist für viele ein Ort, an dem täglich Stunden verbracht werden, um die beruflichen Aufgaben zu meistern.

Die folgenden sechs Hinweise werden Ihnen helfen, Ihren Arbeitsplatz effizienter zu nutzen, Zeit zu sparen und entspannter und kreativ zu arbeiten.

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Vorlage: Mehr Zeit für dein Glück

Gibt es Tätigkeiten oder Hobbys, denen du gerne nachgehen würdest, für die du aber keine Zeit findest? Dein Tag ist voll mit Aktivitäten, die du machen musst? Du findest kaum Zeit für deine persönlichen Belange und Wünsche?

Dann nutze unsere Downloadvorlage, um hierfür Zeit zu gewinnen.

Nähere Anweisungen findest du in unserem Artikel: Mehr Zeit für das Glück

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Zusammenfassung

So organisierst du dich besser im Alltag und Berufsleben

Gute Organisation ist der Schlüssel, um den Überblick zu behalten, produktiv zu bleiben und Stress zu vermeiden. Ob beruflich oder privat – mit den richtigen Strategien kannst du viel erreichen, ohne dich dabei zu überfordern. Hier sind bewährte Ansätze, die dir dabei helfen, Struktur und Effizienz in deinen Alltag zu bringen.

Prioritäten setzen: Was ist wirklich wichtig?

Um organisiert zu bleiben, musst du deine Prioritäten klären. Nicht jede Aufgabe verdient die gleiche Aufmerksamkeit. Frag dich: Was ist dringend? Was ist wichtig? Eine bewährte Methode dafür ist die Eisenhower-Matrix:

• Dringend und wichtig: Sofort erledigen.
• Wichtig, aber nicht dringend: Planen und später erledigen.
• Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren, wenn möglich.
• Weder dringend noch wichtig: Getrost ignorieren.

Mit dieser Technik verhinderst du, dass du dich in Kleinigkeiten verlierst und das große Ganze aus den Augen verlierst.

Plane deine Woche – aber bleib flexibel

Eine strukturierte Wochenplanung ist ein Gamechanger. Nutze dafür digitale Tools wie Google Calendar oder analoge Helfer wie einen Planer. Blockiere feste Zeiten für Aufgaben, Meetings oder Freizeit. Gleichzeitig solltest du Pufferzeiten einplanen, damit unvorhergesehene Ereignisse dich nicht aus der Bahn werfen.

Tipp: Plane am Sonntagabend oder Montagmorgen etwa 30 Minuten ein, um deine Woche grob durchzugehen.

Die Macht von To-do-Listen

To-do-Listen sind Klassiker – und das aus gutem Grund. Sie helfen dir, Aufgaben aus dem Kopf zu bekommen und sie systematisch anzugehen. Aber nicht jede Liste ist gleich effektiv:

• Beschränke dich auf 5–7 Aufgaben pro Tag – weniger ist mehr.
• Arbeite mit Aktionsverben wie „Anruf tätigen“ statt „Anruf“.
• Nutze Apps wie Todoist oder Microsoft To Do, wenn du alles synchronisieren möchtest.

Vergiss nicht, abgeschlossene Aufgaben abzuhaken – das gibt ein Gefühl der Zufriedenheit!

Digitale Helfer für mehr Struktur

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die dich bei der Organisation unterstützen können. Hier sind ein paar der besten:

• Trello: Für Projektmanagement und Teamarbeit.
• Notion: All-in-one-Lösung für Notizen, Kalender und Aufgaben.
• Pomodoro-Apps: Unterstützen dich dabei, in kurzen, fokussierten Abschnitten zu arbeiten (25 Minuten Fokus, 5 Minuten Pause).

Aber Achtung: Tools sind nur so gut wie ihre Nutzer. Setze sie sinnvoll ein, statt dich mit Funktionen zu überfrachten.

Routinen etablieren: Kleine Schritte, große Wirkung

Routinen sind unschlagbar, wenn es um langfristige Organisation geht. Beginne deinen Tag beispielsweise mit einer Morgenroutine, bei der du:

1. Deine To-do-Liste überprüfst.
2. Einen Blick in deinen Kalender wirfst.
3. Dir ein klares Ziel für den Tag setzt.

Am Abend kannst du mit einer kurzen Abendroutine den nächsten Tag vorbereiten: Tasche packen, Kleidung rauslegen und die wichtigsten Aufgaben notieren.

Pausen sind keine Zeitverschwendung

Viele glauben, dass sie produktiver sind, wenn sie durcharbeiten. Das Gegenteil ist der Fall: Regelmäßige Pausen fördern die Konzentration und verhindern Überforderung. Besonders im Berufsleben solltest du darauf achten, dich ab und zu zu bewegen – ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft wirkt oft Wunder.

Zeitfresser eliminieren

Ständige Unterbrechungen sind der Feind jeder guten Organisation. Identifiziere deine Zeitfresser:

• Social Media: Begrenze deine Nutzung mit Apps wie Forest oder aktiviere den „Nicht stören“-Modus.
• Meetings: Frage dich, ob du wirklich an jedem teilnehmen musst.
• Multitasking: Versuche, Aufgaben nacheinander zu erledigen. Studien zeigen, dass Multitasking die Produktivität senkt.

Realistisch bleiben

Perfekte Organisation ist ein Ideal, das du nie vollständig erreichen wirst – und das ist okay! Akzeptiere, dass es immer unvorhergesehene Dinge geben wird, die deine Planung durcheinanderbringen. Wichtig ist, dass du flexibel bleibst und nicht frustriert aufgibst, wenn etwas nicht wie geplant läuft.

Fazit: Schritt für Schritt zum Erfolg

Gute Organisation ist kein Hexenwerk, aber es braucht Geduld und Übung. Starte mit kleinen Anpassungen und finde heraus, welche Methoden für dich am besten funktionieren. Ob du mit To-do-Listen, digitalen Tools oder Routinen arbeitest – wichtig ist, dass du konsequent bleibst und dir Raum für Anpassungen lässt.

Mit diesen Tipps und obigen Downloads meisterst du deinen Alltag und Beruf mit mehr Klarheit, weniger Stress und einem guten Gefühl, die Dinge im Griff zu haben!