Ultimativer Guide zum Jahresabschluss: Definition, Regelungen und Hilfsmittel

Einmal im Jahr ist er Pflicht – der Jahresabschluss. Davon sind beinahe alle Unternehmen betroffen. Doch obwohl fast jedes Unternehmen einen Jahresabschluss einreichen muss oder zumindest schon einmal davon gehört hat, kommt es bei der Erstellung immer wieder zu Problemen und Chaos. Insbesondere wenn die Buchhaltung noch in Papierform erledigt wird, kann es zu Hindernissen und vor allem Verzögerungen kommen: Belege sind nicht mehr auffindbar und müssen zuerst gesucht, sortiert und dann erfasst werden, unbezahlte Rechnungen tauchen plötzlich auf oder Verrechnungskonten gehen am Ende nicht auf 0.

Was sich hinter dem Begriff aus der Buchhaltung verbirgt und wie die Aufstellung eines Jahresabschlusses sicher und problemlos gelingt, verrät dieser Artikel.

1. Was ist ein Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss ist – wie der Name verrät – der jährliche Abschluss der Buchführung. Laut Definition im Handelsgesetzbuch (HGB) handelt es sich dabei um den aufzustellenden rechnerischen Abschluss eines kaufmännischen Geschäftsjahres. Im Zuge der Erstellung werden alle Dokumente zur Rechnungslegung zusammengestellt, geprüft, bestätigt und zuletzt veröffentlicht. Zweck des Jahresabschlusses ist es, die finanzielle Lage eines Unternehmens darzustellen und Auskunft über das Geschäftsergebnis sowie Betriebsvermögen zu geben.

Der Jahresabschluss dient einerseits der Information für interne und externe Stakeholder, andererseits auch der Zahlungsbemessung. Anhand des Jahresabschlusses können Unternehmen künftige Ereignisse besser planen und fundierte Entscheidungen treffen, während Investoren einschätzen können, wie hoch das Risiko einer Beteiligung ist. Die Information zur Ertragslage oder etwaigen Schulden dient weiters als Bemessungsgrundlage für die Besteuerung.

Der Jahresabschluss kann somit als eine Art Visitenkarte des Unternehmens gegenüber Dritten angesehen werden. Weist er erhebliche Mängel auf oder fehlt vollständig, gilt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß.

2. Welche Unternehmen müssen einen Jahresabschluss erstellen?

Grundsätzlich fordert der Gesetzgeber, dass alle Kaufleute und Unternehmen, die der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegen, am Ende eines Geschäftsjahres einen Jahresabschluss erstellen. Allerdings gibt es auch Ausnahmen. Hierzu gehören etwa Einzelkaufleute. Sie sind von der Erstellung ausgenommen, sofern sie an den letzten oder ersten zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen weniger als 600.000 € Umsatzerlös und 60.000 € Jahresüberschuss erwirtschaftet haben.

Außerdem sind kleine Gewerbetreibende sowie Freiberufler von der Regelung ausgenommen – sie sind lediglich zur einfachen Buchführung in Form der Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet und müssen diese als Anlage der Steuererklärung beim Finanzamt einreichen.

3. Bestandteile des Jahresabschlusses

Die Bestandteile eines Jahresabschlusses hängen von der Rechtsform des Unternehmens sowie weiteren rechtlichen Vorschriften ab. Laut dem Handelsgesetzbuch muss ein Jahresabschluss aber in jedem Fall eine Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) umfassen. Die Bilanz gibt dabei Aufschluss über alle Vermögensbestandteile des Unternehmens sowie über die Herkunft der finanziellen Mittel. Die Gewinn- und Verlustrechnung legt hingegen den unternehmerischen Erfolg offen.

Handelt es sich beim Unternehmen aber beispielsweise um eine Kapitalgesellschaft, kommen zur Bilanz und GuV noch ein Anhang sowie ein Lagebericht hinzu. Weitere Bestandteile können die Eigenkapitalspiegel, die Kapitalflussrechnung oder die Segmentberichterstattung sein.

4. Welche weiteren Regelungen müssen beachtet werden?

Wenngleich sich die Bestandteile des Jahresabschlusses von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden können, gilt bei der Ausstellung für alle der Grundsatz der Stetigkeit: Über die Jahre hinweg muss eine einheitliche Gestaltung bestehen, sodass die Vergleichbarkeit der Jahresabschlüsse des Unternehmens gegeben ist.

Jahresabschlüsse müssen dabei stets fristgerecht eingereicht werden. Die Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses ist allerdings von der Rechtsform und bei Kapitalgesellschaften außerdem von der Unternehmensgröße abhängig. Die Frist bei Einzelkaufleuten beträgt beispielsweise 12 Monate, während sie bei kleinen Kapitalgesellschaften 6 Monate und bei großen Kapitalgesellschaften nur 3 Monate beträgt.

Einige Rechtsformen unterliegen zusätzlich einer Offenlegungspflicht, die dazu verpflichtet, den Jahresbericht zu veröffentlichen. Dafür müssen alle Unterlagen beim elektronischen Bundesanzeiger eingereicht werden. Anschließend hat jeder die Möglichkeit, die Jahresabschlüsse auf dem Internetportal des Unternehmensregisters einzusehen.

5. Buchhaltung optimal für den Jahresabschluss vorbereiten

Zur Vorbereitung des Jahresabschlusses gehört der Abschluss der Buchhaltung. Das Sortieren, Beschaffen und Erfassen aller notwendigen Belege wird dabei oftmals zum Hindernis und kann für kostspielige Verzögerungen sorgen. Um Stress, Fehler und Mehraufwand beim Jahresabschluss zu vermeiden, können Unternehmen auf Tools setzen, die Prozesse in der Buchhaltung automatisieren.

Moss bietet beispielsweise eine Komplettlösung zur Automatisierung und Verwaltung der Unternehmensausgaben an, die auf Firmenkreditkarten basiert. Die Software hilft dabei, alle Prozesse in der Buchhaltung zu digitalisieren und teilweise oder komplett zu automatisieren. Ob automatische Erfassung der Eingangsrechnung, Digitalisierung der Belege, automatische Zuordnung der Ausgaben zu den Kostenstellen oder eine absolut transparente Übersicht über alle unternehmerischen Ausgaben in Echtzeit: Mit der Ausgabenlösung geht die Übersicht über die Finanzen auch während des Geschäftsjahres nie verloren.

Durch die umfassende Digitalisierung in der Buchhaltung ist eine lückenlose Auflistung aller Transaktionen garantiert und es werden Zeit und Kosten gespart. Die Daten müssen dabei nur von den Finanzverantwortlichen überprüft werden und können anschließend dank einer Schnittstelle in die gängigste Buchhaltungssoftware exportiert und an den Steuerberater weitergeleitet werden. So kann der Jahresabschluss im Handumdrehen und ohne Schwierigkeiten erledigt werden.

6. Fazit

Mit dem Jahresende rückt auch der Jahresabschluss näher. Der Jahresabschluss schließt dabei ein Geschäftsjahr ab und gibt Auskunft über den Erfolg und das Vermögen eines Betriebs. Damit ist der Jahresabschluss der wichtigste Bericht für die Finanzbuchhaltung. Abhängig von der Größe und der Rechtsform des Unternehmens müssen dabei verschiedene Aspekte beachtet werden. Doch unabhängig vom Umfang des Jahresabschlusses können alle Unternehmen, die der Erstellung verpflichtet sind, von Tools wie der ganzheitlichen Ausgabenlösung von Moss profitieren.

Dank der Digitalisierung und Automatisierung buchhalterischer Prozesse ist ein stetiger und aktueller Überblick über alle Zahlen sowie ein stressfreier, effizienter und rechtskonformer Jahresabschluss garantiert.

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