Wenn Telefonieren Überwindung kostet – 8 Tipps für den nächsten Anruf

Ein Arzttermin muss vereinbart, eine unbekannte Nummer zurückgerufen oder eine Reklamation geklärt werden. Eigentlich eine Sache von wenigen Minuten. Trotzdem fällt es manchen Menschen schwer, zum Hörer zu greifen.

Dabei muss nicht gleich eine ausgeprägte Angst vorm Telefonieren dahinterstecken. Oft sind es bestimmte Situationen, fehlende Routine oder die Unsicherheit, wie ein Gespräch beginnen und verlaufen könnte.

Die folgenden acht Tipps helfen dir, Anrufe besser vorzubereiten, sicherer zu führen und weniger lange aufzuschieben.

Angst vorm Telefonieren – warum manche Anrufe Überwindung kosten

Es ist häufig nicht das Telefonieren an sich, das verunsichert. Unangenehm werden vor allem Gespräche mit unbekannten Personen, Reklamationen, persönliche Themen oder Situationen, in denen Rückfragen zu erwarten sind.

• Wir kennen die andere Person nicht.
• Wir wollen eine Beschwerde vorbringen.
• Wir befürchten, ungelegen anzurufen.
• Wir wissen nicht, wie wir das Gespräch beginnen sollen.
• Wir rechnen mit Rückfragen.
• Das Thema ist persönlich oder emotional.
• Wir möchten das Gespräch später wieder freundlich beenden.

Hinzu kommt die fehlende Routine. Viele Absprachen werden heute über E-Mail oder Messenger erledigt. Wer nur selten telefoniert, fühlt sich bei einem spontanen Gespräch möglicherweise weniger sicher.

Das ist zunächst kein Problem. Schreiben ist nicht schlechter als Telefonieren. Beide Formen haben ihre Berechtigung.

Schwierig wird es erst, wenn ein wichtiger Anruf immer wieder verschoben wird, obwohl er wahrscheinlich der schnellste Weg zu einer Lösung wäre.

Umfragen zum Thema 

Je häufiger du zugestimmt hast, desto eher scheint das Telefonieren bei dir mit Anspannung verbunden zu sein. Das ist noch keine Telefonangst und kein Grund, dich abzuwerten.

Es zeigt lediglich, dass dir etwas Vorbereitung oder Übung guttun könnte.

Acht Tipps, mit denen der nächste Anruf leichter wird

Nicht jedes Telefonat fällt leicht. Gerade bei unbekannten Personen, heiklen Anliegen oder persönlichen Themen hilft es, sich kurz vorzubereiten.

Die folgenden acht Tipps zeigen dir, wie du Anrufe einfacher beginnst, sicherer führst und freundlicher beendest.

Kläre vor dem Anruf deine Absicht

Vor einem Telefonat hilft eine einfache Frage:

Was möchte ich nach dem Gespräch wissen, erreicht oder geklärt haben?

Die Absicht oder das Ziel könnte lauten:

• einen Termin vereinbaren
• eine Auskunft erhalten
• eine Rechnung prüfen lassen
• eine beschädigte Lieferung reklamieren
• ein Missverständnis ausräumen
• jemanden einladen
• hören, wie es einem Menschen geht

Manchmal genügt bereits ein kleines Ziel:

„Ich möchte erfahren, wer für mein Anliegen zuständig ist.“

Schreibe dir den ersten Satz auf

Der schwierigste Moment ist häufig nicht das Gespräch selbst, sondern der Start ins Gespräch.

Sobald der erste Satz ausgesprochen ist, entsteht meist ein natürlicher Austausch. Deshalb kann es helfen, diesen Satz vorher zu notieren.

Termin vereinbaren

„Guten Tag, mein Name ist Michael Behn. Ich würde gerne einen Termin vereinbaren.“

Eine Rückfrage stellen

„Guten Tag, ich habe eine Frage zu Ihrer Rechnung vom 18. Juli.“

Etwas reklamieren

„Guten Tag, ich habe bei Ihnen einen Artikel bestellt, der leider beschädigt angekommen ist. Ich möchte gern klären, wie wir weiter vorgehen.“

Privat Kontakt aufnehmen

„Hallo Anna, ich wollte mich einfach einmal melden und hören, wie es dir geht.“

Der Einstieg muss weder besonders originell noch sprachlich vollkommen sein.

Bereite Stichworte vor – aber kein Drehbuch

Ein vollständig ausformulierter Gesprächsverlauf kann zunächst Sicherheit geben. Er hat jedoch einen entscheidenden Nachteil: Der Gesprächspartner kennt das Drehbuch nicht.

Er stellt vielleicht eine unerwartete Frage, beginnt mit einem anderen Thema oder verweist dich an eine weitere Person. Dann gerät der vorbereitete Text schnell durcheinander.

Hilfreicher sind wenige Stichworte.

Für eine Reklamation könnten diese lauten:

• Bestellnummer
• Lieferdatum
• festgestellter Schaden
• gewünschte Lösung

Für ein privates Gespräch:

• nach dem Urlaub fragen
• Tino wieder gesund?
• eigene Neuigkeit erzählen
• gemeinsames Treffen ansprechen

Frage, ob der Zeitpunkt passt

Manche Anrufe werden nicht aus Angst vor dem Gespräch verschoben, sondern aus Sorge, den anderen zu stören.

Diese Unsicherheit lässt sich leicht beseitigen: „Passt es dir gerade für fünf Minuten?“

Oder: „Ich würde gern kurz etwas mit dir besprechen. Ist jetzt ein guter Zeitpunkt?“

Bei längeren oder persönlichen Gesprächen kann eine vorherige Nachricht sinnvoll sein: „Hast du heute Abend Zeit für ein Telefonat?“

Das gibt beiden Seiten die Möglichkeit, sich Zeit und Ruhe zu nehmen.

Nicht jeder Anruf muss jedoch angekündigt werden. Gerade unter vertrauten Menschen darf ein spontanes Telefonat auch ausdrücken: Ich denke an dich und möchte deine Stimme hören.

Erlaube dir Pausen und Rückfragen

Bei einem Telefonat müssen wir nicht auf jede Frage sofort eine perfekte Antwort geben.

Du könntest sagen:

• „Einen Moment, ich schaue kurz nach.“
• „Darüber muss ich kurz nachdenken.“
• „Könnten Sie das bitte noch einmal erklären?“
• „Ich bin nicht sicher, ob ich Sie richtig verstanden habe.“
• „Dazu kann ich im Moment noch nichts Verbindliches sagen.“

Solche Sätze wirken nicht unvorbereitet. Sie zeigen vielmehr, dass du sorgfältig zuhörst und keine vorschnelle Antwort geben möchtest.

Auch eine kurze Pause ist erlaubt. Nicht jede Sekunde eines Gesprächs muss mit Worten gefüllt werden.

Beginne mit einfachen Telefonaten

Wenn dir Anrufe grundsätzlich schwerfallen, musst du nicht mit dem unangenehmsten Gespräch beginnen.

Du kannst dich Schritt für Schritt herantasten:

• In einem Geschäft nach den Öffnungszeiten fragen
• Einen Tisch reservieren
• Einen bestehenden Termin verschieben
• Eine kurze Auskunft einholen
• Eine sachliche Reklamation vortragen
• Ein persönliches oder schwieriges Thema ansprechen

Das Ziel besteht nicht darin, künftig jede Kleinigkeit telefonisch zu erledigen.

Es geht um die Erfahrung: „Ich kann ein Gespräch beginnen, gestalten und wieder beenden.“

Lerne, ein Gespräch freundlich zu beenden

Manche Menschen vermeiden längere Anrufe, weil sie befürchten, nicht mehr aus dem Gespräch herauszukommen.

Doch ein Telefonat darf freundlich begrenzt werden.

Mögliche Formulierungen sind:

• „Es war schön, deine Stimme zu hören. Ich muss mich jetzt allerdings wieder um meine Arbeit kümmern.“
• „Vielen Dank für die Auskunft. Damit komme ich erst einmal weiter.“
• „Dann haben wir die wichtigsten Punkte geklärt.“
• „Lass uns den Rest beim nächsten Mal besprechen.“

Ein klarer Abschluss ist nicht unhöflich. Er gibt beiden Seiten Orientierung.

Bei sachlichen Gesprächen empfiehlt sich eine kurze Zusammenfassung: „Dann halten wir fest: Sie senden mir die Unterlagen bis Donnerstag und ich melde mich anschließend bei Ihnen.“

So entstehen weniger Missverständnisse und unnötige Rückfragen.

Lege einen festen Zeitpunkt fest

Unangenehme Anrufe werden leicht verschoben. Lege deshalb einen konkreten Termin fest, zum Beispiel: „Ich rufe morgen um 10 Uhr an.“

Halte Telefonnummer und Unterlagen bereit und beginne ohne langes Zögern.

Ein fester Termin macht aus einem Vorhaben eine konkrete Aufgabe.

Hier ein Beitrag zum Thema "Schieberitis" auf blueprints:

Beitrag: Aufschieberitis besiegen

Aufschieberitis besiegen: Zehn Ursachen und wie wir diese überwinden

Jeder kennt es – Aufgaben, die wir vor uns herschieben, obwohl wir wissen, dass wir sie erledigen sollten. Dieses Phänomen, oft als "Aufschieberitis" oder Prokrastination bezeichnet, kann unsere Produktivität und unser Wohlbefinden beeinträchtigen.

In diesem Artikel beleuchten wir die sechs häufigsten Gründe für Aufschieberitis und bieten praktische Lösungen, um sie zu überwinden. Nutze auch die 20 Merksätze am Ende des Artikels. Oder schiebe das Lesen lieber auf ;-)

Hier weiterlesen: Aufschieberitis besiegen

Wann ist ein Telefonat sinnvoll – und wann eine Nachricht?

Nicht jedes Anliegen muss telefonisch geklärt werden. Manchmal ist eine Nachricht tatsächlich die bessere Wahl.

Schreiben ist häufig sinnvoll, wenn:

• genaue Daten übermittelt werden
• Informationen später nachgelesen werden sollen
• keine sofortige Antwort notwendig ist
• es nur um eine kurze organisatorische Frage geht
• der Empfänger in Ruhe entscheiden soll

Ein Telefonat ist häufig sinnvoll, wenn:

• mehrere Rückfragen zu erwarten sind
• ein Missverständnis entstanden ist
• Gefühle eine Rolle spielen
• eine persönliche Verbindung wichtig ist
• bereits mehrere Nachrichten hin und her gegangen sind
• schnell eine gemeinsame Lösung gefunden werden soll

Der Telefon-Spickzettel

Vor einem unangenehmen Anruf kannst du dir fünf Punkte notieren:

• Wen rufe ich an?
• Was ist mein Anliegen?
• Was möchte ich erreichen?
• Welche Informationen benötige ich?
• Wie lautet mein erster Satz?

Mehr Vorbereitung ist meistens nicht notwendig.

Während des Gesprächs hilft es:

• langsam zu sprechen
• wichtige Angaben zu notieren
• bei Unklarheiten nachzufragen
• keine Antworten zu erfinden
• das Ergebnis am Ende zusammenzufassen

Download "Merkkarte für Telefonate"

Pareto-Tipp

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FunFacts zum Thema

• Aufgeschobene Anrufe: 36 Prozent der Deutschen haben einen notwendigen Anruf schon einmal aus Angst oder Unbehagen verschoben. Bei den 16- bis 29-Jährigen sind es sogar 44 Prozent.
• Nachricht statt Stimme: Mehr als die Hälfte der 16- bis 29-Jährigen schreibt Freunden und Familienmitgliedern lieber eine Nachricht, als sie anzurufen.
• Bitte vorher ankündigen: Rund ein Drittel der Befragten möchte vor einem privaten Anruf zunächst eine Nachricht erhalten. Der spontane Anruf wird also zunehmend selbst zu einer kleinen Verabredung.
• Der erste Telefonanruf: Am 10. März 1876 rief Alexander Graham Bell seinen Mitarbeiter mit den Worten zu sich: „Mr. Watson – kommen Sie her – ich möchte Sie sehen.“ Der erste übermittelte Telefonsatz war somit gleich eine konkrete Bitte.
• Fast hätten wir „Ahoi“ gesagt: Bell empfahl ursprünglich, sich am Telefon mit „Ahoy“ zu melden. Thomas Edison setzte sich dagegen für „Hello“ ein – und diese Begrüßung setzte sich im englischen Sprachraum durch.
• Das Smartphone vibriert – oder doch nicht? Manche Menschen spüren vermeintlich eine Vibration oder hören einen Klingelton, obwohl das Telefon gar kein Signal gegeben hat. Dieses wissenschaftlich untersuchte Phänomen wird als Phantomvibration oder Phantomklingeln bezeichnet.

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Bei der Überarbeitung dieses Beitrags wurde künstliche Intelligenz unterstützend eingesetzt. Der Inhalt wurde von Michael Behn fachlich geprüft, redaktionell überarbeitet und verantwortet.