Mit dem Telefon steht uns beruflich und privat ein hochkarätiges Kommunikationsmittel zur Verfügung. Das Problem ist aber, dass wir viel Zeit verlieren, weil wir in unseren Aufgaben durch Anrufe gestört werden oder derjenige, den wir erreichen möchten, nicht da ist.
Es stellt sich von daher die Frage: "Wie können wir produktiver telefonieren?" Mit den folgenden Anregungen können Sie Ihre Telefongespräche optimieren und verschaffen sich mehr Zeit für Ihre weiteren wertvollen Aufgaben.
- Führen Sie Sperrzeiten ein. Dies sind Zeiten, in denen Sie nicht erreichbar sind. Stellen Sie den Anrufbeantworter an oder leiten Sie Ihre Nummer auf eine Kollegin oder Kollegen um. Wären Sie in einem Meeting, könnte der Anrufer Sie auch nicht erreichen. Sie haben quasi ein Meeting mit sich selbst.
- Rufen Sie von 08:00 bis 08:45 Uhr und in anderen Randzeiten an. Sitzungen werden meist in Blockzeiten angesetzt. Ihr Partner ist so eher erreichbar. Bei Misserfolg: Erfragen Sie, wann der Partner erreichbar ist, oder bitten Sie um Rückruf. Nennen Sie die Zeiten, wann Sie erreichbar sind. Notieren Sie den Anruftermin in Ihrem Zeitplaner.
- Nutzen Sie hochwertige Technik, die Ihnen das Telefonieren erleichtert. Moderne Geräte mit großen Farbdisplays und Full-Duplex Freisprechen vereinfachen das Telefonieren und ermöglichen parallele Dateneingabe am Rechner. Sie haben die Hände frei.
- Kanalisieren Sie schon im Vorhinein potenziell eingehende Gespräche (z. B. Aufdruck auf Briefbögen: "Sie erreichen unsere Abteilung X von 8 bis 14 Uhr").
- Bereiten Sie Ihre Gespräche vor. Notieren Sie Absicht des Gesprächs, sammeln Sie notwendige Informationen, haben Sie die Unterlagen parat usw. Sie werden schnell feststellen, dass das Zeit spart und Ihre Kompetenz sowie Sicherheit im Telefonat erhöht.
- Verweisen Sie Anrufer, die "den Chef persönlich" sprechen wollen, an den zuständigen Sachbearbeiter. Dies gibt Motivation und sichert ein richtiges Delegieren.
- Bündeln Sie Ihre Anrufe. Wer besetzt/nicht erreichbar ist, kommt hinten auf die "Warteliste".
- Denken Sie auch an andere Mittel der Kommunikation (Memo, Kurzbrief, handschriftliche Kurzantwort auf Briefpapier, E-Mail).
Ob in Ihrer beruflichen oder privaten Rolle, Zeit ist ein kostbares Gut. Optimieren Sie Ihr Telefonverhalten, um mehr Zeit für Wesentliches zu haben. Wenn Sie dann weitermachen möchten, nehmen Sie sich das Thema E-Mail oder Internet vor. Auch hier lauern Potenziale bezüglich Zeit und Energie.
