Aufgaben organisieren – so bringst du Ordnung in den Arbeitsalltag

Alle anstehenden Aufgaben im Arbeitsalltag unter einen Hut zu bringen, ist je nach Workload nicht immer einfach. Damit wichtige Aufgaben und Deadlines nicht untergehen und dir unnötigen Stress bereiten, solltest du sie gut organisieren. Wie dir das Aufräumen deiner Tasks gelingt? Das zeigen wir dir im Folgenden!

1. Warum ein gutes Zeitmanagement so wichtig ist

Laut Stressstudie der Techniker Krankenkasse sind die häufigsten Stressauslöser im Arbeitsalltag eine zu große Fülle an Aufgaben und der vorherrschende Termindruck. Mit einem konkreten Zeitmanagement lassen sich diese Faktoren vielleicht nicht vollständig ausmerzen, aber zumindest reduzieren.

Indem du deine Aufgaben vorab gut strukturierst und dir einen konkreten Plan zur Reihenfolge der Abarbeitung machst, lässt sich die Arbeitszeit effizienter nutzen. Plane genau ein, wann du eine Aufgabe in Angriff nehmen musst, um sie rechtzeitig zum Fälligkeitsdatum abliefern zu können. So vermeidest du, dass du aufgrund einer sich nähernden Deadline in Zeitnot und Stress gerätst.

Wichtig ist übrigens auch, dass du in deiner Zeitplanung Pufferzeiten berücksichtigst. Schließlich kann es immer mal dazu kommen, dass eine Aufgabe mehr Zeit als geplant in Anspruch nimmt oder dass spontan noch eine dringliche Aufgabe bearbeitet werden muss.

Zeitmanagement und Aufgabenpriorisierung nehmen zwar etwas Zeit am Tag in Anspruch, können aber auf lange Sicht für zeiteffizienteres und organisierteres Arbeiten sorgen. Sich nach jeder abgeschlossenen Aufgabe die Frage „Welche Aufgabe gehe ich als Nächstes an?“ zu stellen und anschließend einen Task aus dem Stegreif zu definieren, kostet Zeit und Energie. Darüber hinaus kann dies auch zu einer falschen, spontanen Einschätzung des Arbeitsaufwandes und der Dringlichkeit der gewählten Aufgabe führen.

Indem du deine Aufgaben im Voraus notierst und priorisierst, hast du stets einen guten Überblick darüber, welche Tasks du am Tag angehen musst und welche du am Ende des Arbeitstages erfolgreich abgeschlossen hast.

2. Der Klassiker: die To-do-Liste

Um einen ersten Überblick über anstehende Aufgaben zu bekommen, greifen viele zunächst auf eine simple To-do-Liste zurück. Dies ist für einen ersten Einblick in die Aufgabenfülle auch bestens geeignet – strukturieren, priorisieren und aufbereiten kannst du die Liste später noch immer.

Schreibe also erst einmal alle Aufgaben, die du über den Tag oder die Woche abarbeiten musst, nieder – entweder händisch oder in einem dafür vorgesehenen Tool. Denke immer daran, das Fälligkeitsdatum zu notieren, falls eines vorgesehen ist.

3. Methoden zur Aufgabenpriorisierung

Dich bringt deine To-do-Liste nicht wirklich weiter? Dann solltest du die Aufgaben der Liste priorisieren. Dafür bietet unter anderem das Eisenhower-Prinzip einen einfachen Ansatz zur Optimierung. Im Rahmen der Eisenhower-Methode werden die einzelnen Tasks der Aufgabenliste je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in eine Matrix eingeordnet.

Du sichtest also deine To-do-Liste und entscheidest für jede Aufgabe, ob sie

• dringlich und wichtig,
• dringlich und unwichtig,
• nicht dringlich, aber wichtig
• oder nicht dringlich und unwichtig

Anhand dieser Einteilung kannst du schnell definieren, welche Aufgaben du priorisiert angehen solltest und welche du gegebenenfalls noch etwas aufschieben kannst.

Neben dem Eisenhower-Prinzip kannst du auch das sogenannte Pareto-Prinzip nutzen, um Aufgaben zu organisieren. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % des Ergebnisses bereits mit 20 % des Aufwands erreicht werden können. Die übrigen 20 % benötigen 80 % des Aufwands. Du solltest die Prioritäten deiner Aufgaben also danach verteilen, wie zielführend der Task für das Erreichen des Gesamtziels ist. Siehe auch:

Die dritte Methode zur Selbstorganisation, die wir dir nahelegen möchten, ist die sogenannte ABC-Analyse. Ähnlich wie beim Eisenhower-Prinzip werden die Aufgaben hier nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in drei Klassen (A, B und C) eingeordnet. Klasse A beinhaltet alle wichtigen Aufgaben, die schnell und möglichst gründlich bearbeitet werden sollten. Aufgaben in Klasse B sind zwar wichtig, können notfalls jedoch auch an Kollegen delegiert werden. In Gruppe C sortierst du die Aufgaben, die „Zeitfresser“ darstellen, aber nicht wirklich zum Erreichen des übergeordneten Ziels beitragen. Mehr dazu:

4. Gemeinsame Aufgaben organisieren

Besonders in der Projektarbeit kommt es häufig vor, dass mehrere Personen in Aufgaben involviert sind. Damit wichtige Informationen wie Zuständigkeiten, Bearbeitungsstand und Notizen für alle Projektmitarbeitenden stets einsehbar sind, bietet sich die Nutzung von sogenannten Kanban-Boards an. Online finden sich zahlreiche Anbieter, die diese Tools kostenpflichtig oder kostenlos anbieten.

In einem Kanban-Board werden Workflows abgebildet. Jede Spalte des Boards steht für einen bestimmten Bearbeitungsstand – zum Beispiel „To do“, „In Bearbeitung“, „In Review“ und „Done“. Diese Bearbeitungsstände können individuell festgelegt und an dein Projekt angepasst werden.

Für jede Aufgabe wird dann ein Ticket erstellt. Dort können wichtige Informationen zur Bearbeitung hinterlegt werden – beispielsweise Bearbeitungsanweisungen, Dateien, ein Fälligkeitsdatum, die zuständigen Mitarbeitenden und vieles mehr.

Auch die Kommunikation wird direkt in den Kommentaren im Ticket vorgenommen. Auf diese Weise sind alle Absprachen an einem Ort festgehalten und nicht in zahlreichen E-Mails in verschiedenen Postfächern. Es können zudem mehrere Tickets miteinander verknüpft werden, sodass der Zusammenhang verschiedener Tasks für alle Mitarbeitenden auf einen Blick ersichtlich wird.

5. Fazit: Aufgaben zu organisieren lohnt sich

Ob gemeinsam im Team oder alleine für die eigene Planung des Arbeitstages – es gibt zahlreiche Optionen, wie sich Aufgaben besser strukturieren lassen. Mit simplen Methoden zum Zeitmanagement und Tools zum kollaborativen Arbeiten verschaffst du dir einen genauen Überblick darüber, welche Tasks an einem Tag oder in einer Woche von dir oder deinem Team erledigt werden müssen. Auf diese Weise behältst du auch Deadlines stets im Blick und vermeidest es, wichtige Themen auf den letzten Drücker zu erledigen. Dadurch ersparst du dir unnötigen Stress.

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