Ob wir ein Team, eine Abteilung, einen Verein oder eine Familie führen, wir stehen ständig vor der Aufgabe zu delegieren und zu entscheiden, wie wir kontrollieren.

Delegation hat für den Führenden folgende Vorteile:

• Entlastung von Routineaufgaben
• Zeitersparnis, mehr Zeit für wesentliche Aufgaben
• Kompetentere Mitarbeiter, Mitglieder oder Familienmitglieder mit Verantwortungsbewusstsein

Zuerst sollten Sie sich einen Überblick über die täglich zu erledigenden Aufgaben verschaffen. Hierfür hilft eine Zeit- und Tätigkeitsanalyse, bei der Sie über mehrere Tage alle Tätigkeiten auflisten. Lassen Sie sich die Vorlage für die Analyse zusenden ( team@blueprints.de ).

Die entstandene Übersicht klärt folgende Fragen: 

• Was mache ich konkret den ganzen Tag über?
• Welche Aufgaben sind selbstbestimmt, welche fremdbestimmt?
• Verwende ich genügend Zeit für meine Haupttätigkeiten (A-Aufgaben s.u.)?
• Was sind typische Zeitfresser?
• Welche Störquellen gibt es in meinem Umfeld?
• Was könnte ich noch delegieren?

ABC-Analyse

Bei der ABC-Analyse gehen wir davon aus, dass nur 15 % aller Aufgaben einen hohen Anteil, nämlich 65 % am Gesamtwert aller Aufgaben hinsichtlich der Effektivität einnehmen.

Dies sind die sogenannten A-Aufgaben. Sie haben den höchsten Wert und können in der Regel nicht delegiert werden.

Als B-Aufgaben bezeichnen wir jene, die circa 20 % am Gesamtwert und Umfang einnehmen. Sie sind weniger bedeutsam und delegierbar.

Die am wenigsten wichtigen Aufgaben, die C-Aufgaben, nehmen im Allgemeinen 65 % vom Gesamtumfang ein, stellen aber einen geringen Gesamtwert von etwa 15 % dar. Dies sind delegierbare Routinetätigkeiten.

Planen Sie Ihren Tag wie folgt:

A-Aufgaben 65 % Arbeitszeit
B-Aufgaben 20 % Arbeitszeit
C-Aufgaben 15 % Arbeitszeit

Verplanen Sie nicht den ganzen Tag, sondern maximal 60 % des Tages. Die restliche Zeit brauchen Sie für Unvorhergesehenes.

Effektiv arbeiten: die richtigen Dinge tun!
Effizient arbeiten: die Dinge richtig tun! 

Delegieren Sie Aufgaben, die Ihre Mitarbeiter, Vereins- oder Familienmitglieder übernehmen könnten. Delegieren Sie nicht nur lästige Routine-Aufgaben. Die anderen möchten ebenso hochwertigere Aufgaben annehmen. Dies motiviert und führt zu mehr Verantwortungsbewusstsein! Beachten Sie das Pareto-Prinzip (80:20-Regel):

Pareto-Prinzip

Identifizieren Sie die Handlungen, bei denen Sie 80 % des Erfolges mit 20 % Aufwand erzielen. Konzentrieren Sie sich auf die Erfolgsarbeit und vernachlässigen Sie die "Pusselarbeit".

Bauen Sie den Anteil aus, der hochproduktiv ist und einen ungleich höheren Nutzen bringt. Fixieren Sie die Aufgabe möglichst schriftlich und bestimmen Sie einen klaren Termin. Auch die daraus resultierenden Maßnahmen sollten schriftlich fixiert werden. Außerdem ist es förderlich, der delegierten Aufgabe eine Priorität (ABC) zuzuordnen.

Sie denken, dass man im Verein oder in der Familie die Nase rümpfen wird und so ein Vorgehen für übertrieben hält?

Beispiele zum Delegieren

• Als Führungskraft
  Setzen Sie sich das Ziel, die täglichen Aufgaben Ihres Verantwortungsbereiches an qualifizierte Mitarbeiter abzugeben. Sie sind für Konzeption, Mitarbeiterführung und Zielerreichung verantwortlich.
• Als Coach/Berater
  Erwägen Sie zum Beleg Ihrer Fachkompetenz die Herausgabe eines Fachbuches? Ghostwriting lautet die Delegationsmöglichkeit. Professionelle Autoren können viel schneller und vermutlich besser aufgrund Ihrer inhaltlichen Vorgaben ein ansprechendes Buch erstellen. Im Internet finden sich mehrere Anbieter, zum Beispiel Ghostfactory.
• Als Familienengel
  Auch wenn die Kleinen am Anfang protestieren werden: Verteilen Sie altersgerecht kleinere Haushaltstätigkeiten. Wenn sich Ihr System erst einmal etabliert hat, werden Sie Tag für Tag dankbar sein, standhaft geblieben zu sein.

Unser Rat: Probieren Sie es aus und sprechen Sie es aktiv an. Sie werden erstaunt sein, wie dankbar viele für klare Absprachen, Regeln und das Übernehmen von Aufgaben sind.  

Erfolgsfaktoren der Delegation:

• Prüfen Sie den Entwicklungsstand des Mitarbeiters, der Vereinsmitglieder oder des Familienmitgliedes (Kenntnisse, Zutrauen, Motivation)
• Delegieren Sie rechtzeitig.
• Tolerieren Sie Anfangsfehler.
• Delegieren Sie evtl. schriftlich (alle Infos weitergeben).
• Lassen Sie keine Rückdelegation zu.
• Stellen Sie den Nutzen der Aufgabe motivbezogen dar.
• Stellen Sie die Aufgabe/das Projekt klar dar.
• Vereinbaren Sie die Art der Kontrolle.

Bei der Kontrolle gilt grundsätzlich:
So viel Kontrolle wie nötig, so wenig wie möglich!

Beachten Sie: zu viel Kontrolle kann ein Zeitfresser sein und dazu noch Selbstmotivierte demotivieren. Vereinbaren Sie die Kontrolle, denn sie verliert so den "Examenscharakter" und wird zum konfliktarmen Feedback.

Lernen Sie Ihren Mitarbeitern, Vereins- und Familienmitgliedern zu vertrauen!

Folgende Kontrollarten kann man unterscheiden:

Selbstkontrolle

• Hohe Motivationswirkung
• Fehler werden unter Umständen zu spät erkannt

Fremdkontrolle

• Hoher Sicherheitsgrad
• Kann motivationshemmend sein

Vollkontrolle

• Totale Sicherheit
• Abweichungen sofort korrigierbar
• Wirkt demotivierend
• Hoher zeitlicher Aufwand

Stichprobenkontrolle

• Abweichungen sofort korrigierbar
• Geringerer zeitlicher Aufwand
• Wirkt misstrauisch

Abgesprochene Zwischenkontrollen

• Laufende Einwirkungsmöglichkeiten
• Geringe Motivationsbeeinträchtigung
• Zeitaufwändig

Ergebniskontrolle

• Hohe Motivationswirkung
• Abweichungen können evtl. nicht mehr korrigiert werden
• Kein Hinweis, wie das Ergebnis erreicht wurde

Grundsätze bei der Kontrolle

Kontrolle ...

• dient dem Zweck, Fehler künftig zu vermeiden oder anderes Verhalten beim Ausführenden herbeizuführen.
• soll Spielregeln, Qualität, Quantität, Arbeitssicherheit und Wirtschaftlichkeit sichern.
• soll den Ausführenden vor "Gefahren" bewahren, seine Arbeitszufriedenheit und Leistungsbereitschaft fördern.
• sollte zugunsten der Selbstkontrolle bei Motivierten und Erfahrenen zurückgenommen werden.

Wenden Sie bei der Kontrolle klare, allen Beteiligten bekannte Maßstäbe an.

Wie sehen Sie dieses Thema? Delegation in der Familie oder im Verein? Das ist doch eher etwas für die Firma, für den Unternehmensbereich … oder? Diskutieren Sie das Thema mit.