blueprints-Vorlage für einen effizienteren Tag und weniger Stress
Um die Aufgaben und Termine in den Griff zu bekommen, empfiehlt sich ein Tagesplan. Mit diesem bewährten Instrument planen Sie die Aufgaben, Termine und sonstigen Vorhaben des nächsten Tages. Sie werden durch eine gute Übersicht entspannter und effizienter arbeiten und Ihre Freizeit besser genießen können. Lassen Sie uns aber noch einen Schritt weitergehen und eine gute Grundlage für den nächsten Tag legen ...
Der Tagesplan
Zunächst zur Planung des kommenden Tages:
- Bitte notieren Sie in die Vorlage alle Vorhaben, Termine und sonstigen anstehenden Aufgaben des folgenden Tages.
Wichtig: Tragen Sie jeden Tagespunkt ein, auch Ihre Freizeitaktivitäten. - Priorisieren Sie jedes Vorhaben:
A: Wichtig (auf lange Sicht hilfreich und/oder notwendig, Nachteile entstehen, wenn dieser Punkt nicht erfüllt wird) und dringend (müssen zeitnah erledigt werden)
B: Wichtig, aber nicht dringend
C: Dringend, aber nicht wichtig
D: Weder dringend noch wichtig - Schätzen Sie für jeden Punkt dessen Zeitdauer
- Überlegen Sie, ob Sie Aufgaben delegieren können
- Wenn möglich, streichen Sie einige oder gar alle D-Aufgaben.
- Achten Sie darauf, dass Sie nicht mehr als 50 - 60 % Ihrer Zeit verplanen.
Fertig!
Nun prüfen Sie, ob Sie noch etwas für den nächsten Tag vorbereiten oder veranlassen müssen, um Ihre Aufgaben reibungslos erledigen zu können. Am nächsten Tag arbeiten Sie (möglichst in Ihren Leistungshochs) die A-Aufgaben ab, dann die B und zuletzt die C-Aufgaben. Dies wird Ihre Effizienz phänomenal erhöhen.
Dies ist die Pflicht im Management Ihrer Zeit, kommen wir zur Kür.
Die Tagesoptimierung
Nehmen Sie sich am Abend noch einmal den Tagesplan vor und prüfen Sie. Gibt es an diesem Tag etwas, was Sie lieber anders gemacht hätten? Bei dem Sie gerne anders reagiert hätten? Zum Beispiel:
- Ich hätte beim Lästern über den Kollegen nicht mitmachen sollen
- Beim Auswärtstermin wäre ich gerne gelassener gewesen
- Ich hätte gerne entspannter auf das Geschrei meiner Kinder reagiert
- Beim Streit mit meinem Mann wäre ich gerne ruhiger geblieben
- Dem Kunden habe ich zwei entscheidende Argumente vorenthalten, weil sie mir in dem Moment nicht eingefallen sind
- Die Bitte um den Besuch am Sonntag hätte ich eher ablehnen sollen, das Wochenende ist schon so voll
- Noch mehr Anregungen finden Sie in unserem Tagescheck-Leitfaden
„Mögest du Ruhe finden, wenn der Tag sich neigt und deine Gedanken noch einmal die Orte aufsuchen, an denen du heute Gutes erfahren hast.“
(Irischer Segenswunsch)
Wenn es solche Punkte an diesem Tag gegeben hat, überlegen Sie bitte, wie Sie optimal reagiert hätten. Notieren Sie diese optimierte Vorgehensweise auf und spüren Sie dabei in sich hinein. Wie fühlt es sich an, anders mit der Situation umgegangen zu sein?
Lesen Sie sich diesen Abschnitt vor dem Schlafengehen noch einmal durch. Dies hilft, die neue Vorgehensweise zu verinnerlichen.
Sie werden feststellen, dass Sie in Zukunft immer besser in den fraglichen Situationen reagieren. Sie werden deutlich entspannter sein und deswegen Ihre Aufgaben und Termine erfolgreicher meistern.
