Im Laufe der letzten Jahre haben wir auf blueprints.de zahlreiche Hilfsmittel zur Selbstorganisation vorgestellt und dazu hilfreiche Downloads entwickelt. Von der Tagesplanung bis zur Ordnung im Rechner erstreckt sich das Themenspektrum der Helfer und Hilfsmittel für den Alltag. Wir möchten Ihnen an dieser Stelle den blueprints Werkzeugkasten "Selbstorganisation" für Beruf und Privatleben vorstellen, aus dem Sie sich sehr gerne bedienen dürfen. Der Beitrag schließt mit App-Empfehlungen zum Thema.
Einsatz mit Bedacht
Ein Hinweis vorab: Bitte fühlen Sie sich nicht gedrängt, sämtliche Techniken und Vorlagen zur Selbstorganisation anzuwenden. Persönlicher Perfektionismus oder optimale Handlungsabläufe anzustreben, endet meist in unkreativer Mechanik im Tun. Wenn Sie zu viel auf einmal anwenden wollen, scheitern Sie meist frühzeitig und behalten nur einen Dämpfer im Bereich Selbstwertgefühl als Lohn für Ihr allzu ehrgeiziges Handeln.
Entsprechend gilt für die Auswahl der Hilfsmittel zur Selbstorganisation:
- Wählen Sie die Werkzeuge, die Ihnen in Ihrer Situation am erfolgversprechendsten erscheinen.
- Wenn Sie Überforderung verspüren, reduzieren Sie die Anzahl der Hilfsmittel. Dafür können Sie die verbliebenen Techniken umso konsequenter anwenden. Manchmal zeigt sich erst im Laufe von Wochen die positive Auswirkung eines Hilfsmittels. Anwendung mit Maß, aber dafür ausdauernd.
Die Hilfsmittel
Zitate zum Thema
Gebraucht die Zeit, sie geht so schnell von hinnen, doch Ordnung lehrt euch Zeit gewinnen.
(Johann Wolfgang von Goethe, deutscher Dichter, 1749 - 1832)
Herder über sich selbst bezwingen
Tapfer ist der Löwenbesieger,
tapfer ist der Weltbezwinger
tapf´rer, wer sich selbst bezwang.
(Johann Gottfried von Herder, deutscher Philosoph und Dichter, 1744 - 1803)
Es ist besser, ein einziges kleines Licht anzuzünden, als die Dunkelheit zu verfluchen.
(Konfuzius chinesischer Philosoph 551 - 479 v. Chr.)
Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.
Kurt Tucholsky, deutscher Schriftsteller, 1890 - 1935
Die Menschen, die etwas von heute auf morgen verschieben, sind dieselben, die es von gestern auf heute verschoben haben.
(Sir Peter Ustinov, englischer Schauspieler, Regisseur und Schriftsteller, geb. 1921)
Tagesplanung
Um die Aufgaben und Termine des Tages in den Griff zu bekommen, empfiehlt sich ein Tagesplan. Mit diesem bewährten Instrument planen Sie die Aufgaben, Termine und sonstigen Vorhaben des nächsten Tages. Sie werden durch eine gute Übersicht entspannter und effizienter arbeiten und Ihre Freizeit besser genießen.
Zu den Hilfsmitteln:
- Download PDF Tagesplanung mit Tipps zu Priorisierung der einzelnen Tagesvorhaben nach der Alpen-Methode und ABC-Analyse
- Download PDF Wochenplanung
- Download PDF Monatsplanung
- Download PDF - Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip
Tagesoptimierung
Einen Schritt weiter gehen Sie, wenn Sie Ihre Tagesplanung am Abend noch einmal vornehmen und die einzelnen Ereignisse in Gedanken durchgehen. Hätten Sie gerne an der einen oder anderen Stelle anders reagiert? Wenn es solche Punkte an diesem Tag gegeben hat, überlegen Sie bitte, wie Sie optimal gehandelt hätten. Notieren Sie diese optimierte Vorgehensweise auf und spüren Sie dabei in sich hinein. Wie fühlt es sich an, anders mit der Situation umgegangen zu sein? Lesen Sie sich diesen Abschnitt vor dem Schlafengehen noch einmal durch. Dies hilft, die neue Vorgehensweise zu verinnerlichen. Sie werden feststellen, dass Sie in Zukunft immer besser in den fraglichen Situationen reagieren. Sie werden deutlich entspannter sein und deswegen Ihre Aufgaben und Termine erfolgreicher meistern.
- Download Tagesplanung - PDF mit "Das läuft Morgen besser!"
- Der Holzscheit des Tages - Anregungen für den Tagescheck
Balance zwischen den Lebensbereichen finden
Der bewusste Umgang mit uns selbst und die Beschäftigung mit den unterschiedlichen Rollen, die wir im Leben einnehmen, ist Grundvoraussetzung dafür, dass wir in Balance bleiben oder die Work-Life-Balance wiederherstellen. Mit Hilfe dieses Leitfadens analysieren Sie Ihre Work-Life-Balance und erhalten Anregungen für einen Weg zum Gleichgewicht.
- Download PDF Leitfaden: Gleichgewicht in der Work-Life-Balance
- Dazu passend: Download PDF "Mehr Zeit für Glück" - Zeit für Glücksmomente einplanen
Meine Zeitfresser aufdecken
Es gibt eine Menge von "Zeitfressern", die uns Energie und Zeit rauben. Zum Teil sind die jeweiligen Arbeitsumstände eine Erklärung, die Art und Weise, wie im Unternehmen die Arbeit organisiert ist, aber verantwortlich und betroffen sind letztendlich wir.
- Download PDF: Kampf den Zeitfressern
- Spezial E-Mail: Download Leitfaden PDF effizienter Umgang mit E-Mails
Hilfsmittel "Vereinfachen"
Diesem Thema der Selbstorganisation haben wir ein eigenes Kapitel gewidmet. Darin finden sich die folgenden Beiträge:
- Das Pareto-Prinzip - Mehr erreichen in weniger Zeit
- Antizyklisch handeln - Freiheit genießen
- Perfektionismus stoppen
- Ballast im Leben loslassen
Nein-Sagen lernen
Vielen Menschen fällt es schwer, eine Bitte abzulehnen oder einfach NEIN zu sagen (siehe auch Artikel "Nein sagen lernen"). Wir sind erzogen worden, hilfsbereit zu sein und irgendwann wird ja auch die Hilfe der anderen wertvoll sein. Das ist richtig. Wer aber so ständig auf die Wünsche seiner Umwelt reagiert, wird mitunter ausgenutzt und schnell sein Energie- und Zeitkonto überziehen. Die folgende kurze Übung samt Formular hilft, um das "NEIN sagen" zu üben.
- Download PDF "Nein sagen lernen"
- Zum Thema passend: Ratgeber Delegieren
Ordnung ist das halbe Leben
Machen Sie aus Ihrem Arbeitsplatz einen Ort, an dem Sie sich gerne aufhalten, der Ihnen hilft, Ihre Aufgaben zu meistern und hilfreich auf dem Weg zu Ihrem Erfolg ist. Eine geordnete Arbeitsumgebung gibt uns mehr Übersicht, Ruhe und Kreativität.
- Download PDF Leitfaden: Das große Aufräumen - zunächst Grund reinbringen
- Feintuning: Download PDF: Zum aufgeräumten Schreibtisch
- Download PDF Leitfaden: Der Platz der Arbeit - 6 Tipps für den gesamten Arbeitsbereich
- Download PDF Leitfaden: Ordnung im Rechner
Die eigene Leistungsfähigkeitskurve ermitteln
Die persönliche Leistungsfähigkeit schwankt im Laufe des Tages und kann von Person zu Person sehr unterschiedlich verlaufen. Deswegen ist es hilfreich, die eigene Leistungskurve zu zeichnen. Denn wenn Sie diese Kurve kennen, können Sie Ihre wichtigen, schwierigen Arbeiten (A-Aufgaben) in Ihre leistungsmäßig gute Zeit und Routine-, B- und C-Aufgaben in eher leistungsschwache Zeiten legen. Sie werden erkennen, dass das Ihre Produktivität wahrnehmbar steigert.
Schieberitis ade!
Sagen Sie Ihrer Schieberitis ade, denn Ihre Energie und Zeit können Sie besser nutzen, als sich über das eigene ständige Schieben zu ärgern. Wie erreicht man das gute Gefühl, das aus einer "endlich rechtzeitig" erledigten Aufgabe erwächst? Versuchen Sie die folgende Vorgehensweise und sagen Sie "Schieberitis ade!"
Schritt-für-Schritt zu mehr Selbstdisziplin
Wenn die obigen Hilfsmittel noch nicht zu Ihrer persönlichen Situation bzw. den dazugehörigen Erfordernissen gepasst haben, können wir Ihnen noch eine allgemeine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Förderung der Selbstdisziplin anbieten. Im Leitfaden finden Sie Punkt-für-Punkt erläutert, welche Schritte Sie zur Erreichung Ihres Vorhabens gehen sollten.
Kostenlose Apps zur Selbstorganisation
Die folgenden Apps sind in ihrer Grundversion kostenfrei und können bei der eigenen Selbstorganisation wertvolle Dienste leisten. Allerdings bedeutet jede App ein Tool mehr, das Zeit beansprucht. Nutzen Sie diese Apps daher nur, wenn Sie diese wirklich regelmäßig verwenden.
Wunderlist ist eine Aufgaben- und Notizverwaltungsapp, die sich problemlos bedienen lässt. ToDo-Listen können für andere Nutzer freigegeben werden.
Kostenlos herunterzuladen unter https://www.wunderlist.com/de/
ToDoIst ist eine projektorientierte Aufgaben-App in ansprechendem Design. Die ToDoListen-App lässt sich ebenfalls kostenlos nutzen: https://de.todoist.com/
Trello ist eine richtige Projektapp. Das Trello-Board wird mit Listen von Karten zum Projekt gefüllt und kann im Team genutzt werden. Durch Verschieben der Karten in den Listen wird der Fortschritt im Projekt dokumentiert. Download unter https://trello.com/
Zum Schluss der Klassiker "Evernote", der auch zur Selbstorganisation genutzt werden kann. Das App-Notizbuch schlechthin, auch für Sprachnotizen, Videos ... https://evernote.com/intl/de/
Fazit
Es gibt viele Hilfsmittel, die uns unsere Selbstorganisation erleichtern. Doch relevant ist nicht die Menge und Güte der Hilfsmittel, sondern deren konsequente Nutzung. Besser Sie beschränken sich auf ein Werkzeug, das Sie täglich auch wirklich anwenden, als auf 20, die ungenutzt in der "Ich müsste mal" - Schublade schlummern. Meine Empfehlung: Starten Sie noch heute mit dem Tool, der Vorlage oder der Selbstmanagement-Technik, die Sie vom Gefühl her am meisten angesprochen hat. Denn Sie wissen ja:
Carpe diem quam minimum credula postero.
(Nutze diesen Tag, vertraue möglichst wenig auf den folgenden.)
(Horaz eigentlich Quintus Horatius Flaccus, römischer Dichter, 65 - 8 v. Chr.)
Siehe auch:
- Rubrik Selbstmanagement
- Rubrik Kreativitätstechniken
- Checkliste Selbstmanagement - zum Abhaken der wichtigsten Hilfsmittel zur Selbstorganisation
- Arbeiten Sie wie Beppo der Straßenfeger - entspannteres Tun in der täglichen Hektik
