Vom Volltischler zum Leertischler – die sieben Schritte
Wer auf dem Weg zu einem besser organisierten und aufgeräumteren Schreibtisch ist, dem empfehlen wir, die folgenden Punkte zu berücksichtigen, um stressfreier, effizienter und kreativer zu arbeiten.
Natürlich wird es Phasen geben, in denen der Schreibtisch erneut etwas voller aussieht, das gehört dazu – aber eine alltagstaugliche Grundordnung kann sehr helfen, um effizienter und nervensparender zu arbeiten. Außerdem setzt du dich lieber an deinen Arbeitsplatz. Nutze die Tipps und Anregungen für deine Karriere als Leertischler. Und bedenke bitte auch: Dein Schreibtisch hat eine Außenwirkung.
In Untersuchungen zum Thema "Büroarbeit" wurde ermittelt, dass die Verschwendung in schlecht organisierten Büros nahezu ein Drittel der Jahresarbeitszeit beträgt. Auch wenn es anstatt der
33 % nur 20 % wären – die Zeit und Energie können wir anders sicher besser nutzen.
1. In sieben Schritten zum Leertischler
Die folgenden sieben Schritte werden dir helfen, nachhaltig eine neue Gewohnheit zu etablieren.
Du solltest dir jedoch bewusst sein, dass das ein wenig Energie und Zeit kosten könnte, denn deine jetzige Gewohnheit ist über einen längeren Zeitraum entstanden und hat für dich ja auch funktioniert und dir einen Nutzen gebracht.
1.1. Schritt 1: Schaffe eine alltagstaugliche Grundordnung
Starte damit, dass du eine Grundordnung auf und um deinen Schreibtisch herum schaffst. Übertreibe es bitte nicht, aber sei konsequent, um deine alltagstaugliche Ordnung herzustellen.
Nutze dazu die folgenden Tipps:
- Lege eine Lesemappe an. Hier gehören Teile aus Ordnern oder Zeitschriften hinein, die du unbedingt noch lesen möchtest.
- Lege einen Vorlagen- und Ideen-Ordner an. Hier gehören die Inhalte aus alten Ordnern hinein, die in neuen Projekten oder bei kommenden Aufgaben hilfreich sein können.
- Benutze den Papierkorb, wann immer es geht. Hier gehören zum Beispiel hinein:
- Eine Zeitschrift, die schon seit 1 Jahr ungelesen in oder an deinem Schreibtisch abgelegt war. Teile der Zeitschrift könntest du herausnehmen oder kopieren und in deine Lesemappe legen.
- Die Inhalte von Ordnern, die nicht mehr verwendet werden, einmal kurz durchgehen und sofort die wertvollen Inhalte in den Vorlagen- und Ideen-Ordner legen.
- Alles, was nicht mehr zu deinem Aufgabengebiet gehört. Überlege, für wen die Bücher, Zeitschriften, Ordner etc. wertvoll sein könnten. Dann dieses Material umgehend weiterleiten, verschenken oder entsorgen.
- Die Krimskramsecke: Eine Schublade ist meist der Sammelplatz für alles, was man selten braucht, aber in der sich dann die Dinge finden, die man schon lange sucht. Aufräumen, verschenken, wegwerfen etc. Das Problem ist nämlich: Ist diese Schublade voll ... dann kommt die nächste und so weiter. ;-)
- Relikte alter IT-Technik: Das alte Modem, die Stapel 3,5-Zoll-Disketten, die leeren Batterien, der kaputte USB-Stick etc. sollten nun endlich ihren Weg zum Elektroschrott finden. Achte bitte auf das Löschen von Daten auf den Datenträgern.
- Im Zweifel wegwerfen: "Das könnte ich eventuell noch einmal gebrauchen." Wer aufräumt, dem wird dieser Gedanken immer wieder begegnen. Spätestens beim nächsten Aufräumen wird sich herausstellen, dass das ein Trugschluss war. Habe den Mut auch einmal etwas wegzuwerfen, was man in 6 Monaten eventuell gut gebrauchen kann. 80 % dieser "Dinge", die nun weg sind, wirst du nie vermissen, sondern den Platz schätzen, den du gewonnen hast.
Schaffe eine Grundordnung und habe den Mut loszulassen. Denke an das Zitat von Kurt Tucholsky:
„Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.“
1.2. Schritt 2: Erarbeite ein wirksames Ablagesystem
Ein zentraler Aspekt ist die Ablage. Wie werden die Angebote, Projektunterlagen, Korrespondenz, kopierte Artikel und andere Unterlagen abgelegt? Macht es Freude die Ablage zu nutzen, suche ich weniger bzw. finde ich schnell, was ich brauche?
Es gibt viele hervorragende und kostengünstige Ordner- und Ablagesysteme, die hier eine wertvolle Hilfe sind. Manche werten den Arbeitsbereich auch optisch auf – wichtiger ist aber das Ablagesystem, das zu dir und deiner Arbeit passt.
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„Ordnung marschiert mit gewichtigen und gemessenen Schritten, Unordnung ist immer in Eile.“
Napoleon Bonaparte (1769 - 1821), französischer General, revolutionärer Diktator und Kaiser der Franzosen
1.3. Schritt 3: Schaffe Ablagerituale
Das beste Ablagesystem nutzt wenig, wenn man es nur sporadisch einsetzt. Gewöhne dir an, stets alles umgehend abzulegen und jeden Abend deine Unterlagen aufzuräumen.
Vorteilhaft kann ein Ablageritual sein. Eine mögliche Regel dazu könnte sein:
Zu jeder wirklich beendeten Aufgabe gehört auch die Ablage der Unterlagen dazu.
Dies hat mehrere Vorteile:
- Du erhältst jedes Mal einen positiven Energieimpuls, weil du die Arbeit bis zum Ende erledigt hast.
- Du hast einen aufgeräumten Schreibtisch mit einer positiven Außenwirkung.
- Du verankerst die Gewohnheit.
Tipp für Führungskräfte und Eltern: Bedenke bitte, du solltest ein Vorbild sein! ;-)
1.4. Schritt 4: Unterteile den Schreibtisch in Bereiche
- Griffbereich: Was wir mehrmals täglich benötigen, sollte sich hier befinden. Der Locher, die Stifte, der Block, Produktbroschüre, etc.
- Sichtbereich: Was wir nur einmal täglich benötigen, hat hier seinen Platz. Zum Beispiel der Ordner für Kundenanfragen, das Papier für den Drucker, der Duden zum Nachschlagen etc.
- Aufstehbereich: Hier findet alles andere seinen Platz.
- Papierkorb: Alle unwichtigen, doppelten, veralteten und nicht mehr benötigten Unterlagen, Papiere und Kopien finden hier ein neues Zuhause.
„In einem aufgeräumten Zimmer ist auch die Seele aufgeräumt.“
1.5. Schritt 5: Nur was du brauchst – Kleinvieh macht Mist
Normalerweise brauchen wir jeweils nur einen Schreiber, einen Block oder einen Kalender auf einmal. Trotzdem finden sich häufig Gegenstände doppelt und dreifach auf dem Schreibtisch.
Auch vielen Kleinigkeiten gelingt es, deinen Arbeitsplatz zu füllen. Mache es dir zur Angewohnheit und räume immer wieder auch "Kleinigkeiten" an seinen festen Platz.
Schaffe Platz für dein kreatives, konzentriertes und übersichtliches Wirken
1.6. Schritt 6: Kreiere deinen Ort des Wohlfühlens
Kreiere aus deinem Schreibtisch einen Ort, an dem du dich zurechtfindest und du gerne Zeit verbringst. Kreativität lässt sich besser durch Anregung und klare Gedanken fördern als auf Basis von Unordnung. Nutze zur Anregung deiner Kreativität eher Bilder oder Kunstgegenstände, Zeitschriften, Bücher etc.
„Ich bin von je der Ordnung Freund gewesen.“
1.7. Schritt 7: Halte 66 Tage durch, um die neue Gewohnheit zu festigen
Du wirst die Auswirkungen deines leeren Schreibtisches eventuell nicht sofort spüren. Gebe dir etwas Zeit, aber bleibe "am Ball".
Was in Monaten und Jahren an Gewohnheiten entstanden ist, lässt sich kaum "per Knopfdruck" ändern. Aber wenn es dann soweit ist, feiere den Erfolg und genieße die neue Gewohnheit und den aufgeräumten Platz.
2. Gewohnheiten ändern braucht Zeit
Philippa Lally und ihr Team vom University College London untersuchten, wie lange es braucht, um eine Gewohnheit zu ändern. Dazu wurden 96 Personen über 12 Wochen beobachtet. Am Ende der 12 Wochen untersuchten die Forscher, wie lange jede Person gebraucht hat, um eine entsprechende Tätigkeit oder Aufgabe zu automatisieren. Im Durchschnitt dauert es 66 Tage, bis eine Gewohnheit automatisch abläuft.
Die Studie ergab, dass die Dauer stark von der Gewohnheit der Testperson und den Umständen abhing. Einige Testpersonen automatisierten eine Gewohnheit nach 18, andere erst nach 254 Tagen. Im Durchschnitt dauert es 66 Tage, bis eine Gewohnheit automatisch abläuft (European Journal of Social Psychology).
