Die Arbeit am Rechner bzw. am PC nimmt bei vielen einen sehr großen Platz im privaten und beruflichen Umfeld ein. E-Mails werden versandt, Artikel verwaltet, Bilder archiviert, Datenbanken genutzt, im Internet recherchiert usw.
Er ist aus den meisten Haushalten und Unternehmen kaum noch wegzudenken. Es soll sogar vorkommen, dass Mitarbeiter im ersten Augenblick nicht mehr wissen, was sie arbeiten sollen, wenn der Server im Unternehmen für eine Stunde seinen Dienst verweigert.
Für den, der so viel Zeit und Energie in seine Arbeit am Rechner investiert, möchten wir einige Hinweise geben, die ihm Zeit und Nerven sparen, und die Arbeit am Rechner noch effizienter und kreativer zu gestalten hilft.
Desktop
- Nur Dokumente, die in Bearbeitung sind
- Nur Programmverknüpfungen, die oft benötigt werden
Ordner
- Maximal sieben Ordner auf einer Ebene
- Eindeutige und durchgängige Ordnerbezeichnungen
- Ordnungsstruktur einhalten
- Nicht: Ordner Bilder und Ordner Bilder-Kunde auf einer Ebene
- Dokumente in die Ordner einsortieren
- z.B. keine Dokumente direkt auf D:/
- Unterordner erstellen, wenn zu viele Dokumente in einem Ordner sind
Dateien
- Durchgängige Bezeichnung der Dokumente
- z.B. Jahr-Monat-Tag-Kunde-Was
- Kopien löschen bzw. Dokumente zusammenführen
- Alte Ordner und Dateien sichern (z.B. CD) und vom Rechner löschen
Hinweis zum Löschen von E-Mails (siehe auch Linkempfehlungen)
- Nicht löschen, wenn die E-Mail steuerrechtlich relevant ist
- Nicht löschen, wenn die E-Mails über einen Geschäftsaccount laufen. Dann sind diese aufzubewahrende Geschäftsdokumente
- Bearbeitete E-Mails nicht im Posteingang ablegen
- Ablegen in einem Ordner oder löschen
- Alte nicht mehr benötigte E-Mails und Spam löschen
- E-Mails im Postausgang löschen oder in Ordnern ablegen
Sicherung
- Regelmäßig alle Daten sichern
- Gesicherte Daten an einen „feuerfesten“ Ort
- Frage: Was wäre, wenn Sie alle Daten verlieren?
Tipp: Stellen Sie diesen Leitfaden bzw. Ihren eigenen in eine Terminserie ein und räumen Sie beispielsweise alle 14 Tage gründlich auf. Sie werden so die Zeit reduzieren, die Sie mit Suchen und Ablegen verbringen. Sie werden stressfreier arbeiten und mehr Zeit für kreatives Arbeiten haben.
Steuerrelevante Daten: Digitale Daten, die steuerrelevant sind, wie Schriftstücke etc. müssen aufbewahrt werden. Mit anderen Worten, Sie müssen diese archivieren und zehn Jahre speichern, um sie gegebenenfalls wieder abzurufen.
Weitere aktuelle Informationen zum Thema: http://www.steuertipps.de
