Gehen Sie effizienter und zeitsparender mit Ihren E-Mails um, denn jede E-Mail ist eine Aufgabe, die entweder hilft Ziele zu erreichen, in der Kommunikation erfolgreich zu sein und ihr Selbstmanagement zu verbessern.

Die E-Mail ist zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel unserer Zeit. Um sich selber besser zu organisieren, ist es sinnvoll den eigenen Umgang mit der elektronischen Post immer wieder zu überdenken.

Für diejenigen, die in Ihrem Posteingang stets mehr als 10 E-Mails haben, sollen die folgenden Anregungen bestimmt sein.

Wer gar seinen Posteingang nie oder kaum aufräumt, sollte ebenfalls das folgende Experiment wagen.

Vorgehensweise

1. Betrachten Sie jede E-Mail in Ihrem Posteingang als eine Aufgabe, die gemacht werden muss.

2. Legen Sie in Ihrem Mailprogramm eine Ordnerstruktur an.

3. Verfahren Sie mit jeder E-Mail in Ihrem Eingang folgendermaßen:

• Lesen und löschen
• Lesen und ablegen (legen Sie eine Ordnerstruktur an!)
• Lesen und der damit verbundenen Aufforderung/Aufgabe nachkommen (eventuell im Kalender terminieren)
• Lesen und die folgende Aktivität delegieren
• Lesen und eventuell auf Wiedervorlage legen
• etc.

Das liest sich vielleicht trivial, die Praxis zeigt mir aber immer wieder, dass der Eingang kaum oder selten aufgeräumt wird. Das führt dazu, dass häufig wichtige Aufgaben vergessen werden, Stress durch Suchen entsteht und es versäumt wird sich kleine "Motivationsschübe" durch eine gelöste Aufgabe zu holen.

Versuchen Sie diese Vorgehensweise einige Tage durchzuhalten, um für sich zu erkennen, ob sie eine mögliche Alternative zu Ihrer ist.

Links zum Thema E-Mails

• Leitfaden zum effizienteren Arbeiten mit E-Mails
• Die Mail-Flutwelle in den Griff bekommen

• Erfolgreicher via E-Mail kommunizieren